對(duì)區(qū)縣檔案館接收工作的思考

于華

摘要：本文對(duì)區(qū)縣檔案館接收工作中出現(xiàn)的問題，提出明晰職責(zé)，引用項(xiàng)目管理方法；加大檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)力度，加強(qiáng)檔案質(zhì)量前端控制；明確標(biāo)準(zhǔn)及對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的理解與把握；按需培訓(xùn)，有效提高檔案工作質(zhì)量等對(duì)策建議，以進(jìn)一步提高進(jìn)館檔案質(zhì)量及檔案館接收工作效率。

關(guān)鍵詞：檔案館 接收工作 檔案質(zhì)量

檔案館是黨和國家保存檔案的重要基地。檔案館接收本館保管范圍內(nèi)的檔案，是檔案館的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，也是推進(jìn)館藏檔案資源建設(shè)，積累檔案財(cái)富的重要途徑。盡管近年來區(qū)縣檔案館在接收工作中取得了一定的成績(jī)，但是也應(yīng)該看到區(qū)縣檔案館接收工作中出現(xiàn)的新情況和新問題。鑒于此，本文對(duì)區(qū)縣檔案館接收工作中出現(xiàn)的突出問題及其產(chǎn)生原因進(jìn)行分析，并提出解決對(duì)策，以進(jìn)一步提高進(jìn)館檔案質(zhì)量及檔案館接收工作效率。

一、當(dāng)前區(qū)縣檔案館接收工作中的突出問題

近年來，區(qū)縣檔案館及立檔單位越來越重視檔案進(jìn)館工作，部分立檔單位主動(dòng)提出將以往向檔案館移交但因某種原因尚未完成移交的檔案一并納入當(dāng)前批次進(jìn)館計(jì)劃中。然而，為了保證進(jìn)館檔案的質(zhì)量，部分移交單位在正式向檔案館移交檔案前，需要集中人力并投入較多時(shí)間，對(duì)照檔案進(jìn)館要求全面核查需進(jìn)館檔案的收集、鑒定、整理、編目等方面的質(zhì)量情況，以整改其檔案工作中的問題。部分移交單位還需要調(diào)整檔案類別，重新進(jìn)行編頁等一系列檔案整理工作。相應(yīng)地，區(qū)縣檔案館也需要投入較多精力對(duì)移交單位檔案質(zhì)量情況及相關(guān)整改工作進(jìn)行檢查與指導(dǎo)。檔案進(jìn)館前的這些準(zhǔn)備工作在一定程度上加重了移交單位檔案工作負(fù)擔(dān)，影響了檔案館接收工作效率。

上述現(xiàn)象無論從理論層面來看，還是從實(shí)踐層面來看都是不利于檔案工作開展的。從理論層面來看，根據(jù)文件生命周期理論，檔案館接收立檔單位檔案及立檔單位向檔案館移交檔案，其意義在于使檔案從檔案室管理階段過渡到檔案館管理階段，實(shí)現(xiàn)檔案第一價(jià)值向第二價(jià)值轉(zhuǎn)變。從實(shí)踐層面來看，基于文件運(yùn)動(dòng)過程前后銜接及尊重和利用原有整理結(jié)果的檔案整理原則，在檔案館對(duì)接收檔案的質(zhì)量要求未偏離有關(guān)檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的前提下，以檔案進(jìn)館前集中整改的方式來提高檔案整理編目等工作質(zhì)量，雖然短期內(nèi)能夠完成檔案進(jìn)館任務(wù)，但是這段時(shí)間內(nèi)的整改工作量急劇增加，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，不利于促進(jìn)區(qū)縣檔案館接收工作及相關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作的科學(xué)發(fā)展。

二、原因分析

（一）區(qū)縣檔案館對(duì)接收檔案的要求相對(duì)提高

一方面，隨著檔案工作的開展，區(qū)縣檔案館越來越注重提高進(jìn)館檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化程度。如要求進(jìn)館檔案質(zhì)量執(zhí)行文書檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、歸檔文件整理辦法、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等規(guī)定。再如，近年來要求移交單位不僅要移交符合檔案館著錄項(xiàng)目與格式要求的電子目錄，而且要移交傳統(tǒng)照片檔案數(shù)字化副本，這使得移交單位的工作量相對(duì)增加。另一方面，區(qū)縣檔案館對(duì)接收進(jìn)館檔案質(zhì)量的把關(guān)更加嚴(yán)格。在“十二五”期間，區(qū)縣檔案館已接收立檔單位在2003年后形成的大量以件為單位進(jìn)行整理的不立卷文書檔案。在檔案進(jìn)館交接中，檔案館接收及清點(diǎn)人員不僅要清點(diǎn)進(jìn)館檔案數(shù)量，而且要對(duì)每件檔案整理與編目情況等進(jìn)行核查。

（二）室藏檔案質(zhì)量未達(dá)到進(jìn)館要求

室藏檔案質(zhì)量在很大程度上直接影響著檔案進(jìn)館工作。雖然立檔單位檔案質(zhì)量是檔案執(zhí)法檢查的內(nèi)容之一，但是其所占分值有限，削弱了對(duì)立檔單位檔案質(zhì)量的約束力。在這種情況下，如果日常檔案工作不及時(shí)、不到位，很有可能導(dǎo)致立檔單位把歷年檔案執(zhí)法檢查中發(fā)現(xiàn)的如檔案收集整理鑒定編目等方面的問題，與現(xiàn)在存在的問題積壓至檔案進(jìn)館前一并解決，這樣勢(shì)必會(huì)影響進(jìn)館檔案質(zhì)量，加大檔案進(jìn)館前的準(zhǔn)備工作量。近年來，部分室藏檔案整理編目質(zhì)量達(dá)不到進(jìn)館要求的普遍情況有：財(cái)務(wù)預(yù)算歸類不正確，檔案編頁或頁數(shù)統(tǒng)計(jì)有誤，卷內(nèi)文件目錄著錄項(xiàng)目、歸檔文件目錄著錄項(xiàng)目?jī)?nèi)容填寫不全面、不確切，尤其是題名項(xiàng)不能全面概括對(duì)應(yīng)文件的主要內(nèi)容，未填寫或不會(huì)使用卷內(nèi)、盒內(nèi)備考表，檢索工具編制不符合要求等。此外，部分移交單位會(huì)把專業(yè)檔案按照文書檔案整理，組卷、組件不合理，部分檔案未編頁，檔案裝訂不規(guī)范等情況。

（三）對(duì)檔案質(zhì)量具體標(biāo)準(zhǔn)的理解存有差異

從理論上說，檔案室整理檔案、檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)與檔案館接收檔案所依據(jù)的檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是一致的。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》，立檔單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員對(duì)檔案的管理及將屬于縣級(jí)國家檔案館接收范圍的檔案向有關(guān)的縣級(jí)國家檔案館移交，縣級(jí)國家檔案館收集和接收本館保管范圍內(nèi)對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案，都在縣級(jí)檔案行政管理部門對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)的范圍之內(nèi)。但是在實(shí)踐過程中，立檔單位或撤銷單位檔案被納入?yún)^(qū)縣檔案館接收計(jì)劃后，即進(jìn)入檔案接收進(jìn)館環(huán)節(jié)。為確保進(jìn)館檔案質(zhì)量，一般情況下主要由接收人員對(duì)移交單位需進(jìn)館檔案的有關(guān)情況進(jìn)行實(shí)地檢查驗(yàn)收，并接替檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員按照有關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其整改工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。檔案接收人員與檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員難免對(duì)部分具體標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容的理解有所不同，這樣不僅很容易導(dǎo)致立檔單位檔案部門或檔案工作人員對(duì)進(jìn)館檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及其日常檔案整理工作所依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的一致性提出質(zhì)疑；而且容易導(dǎo)致檔案館接收人員與檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員對(duì)所謂“是依檔案接收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，還是依檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)接收檔案進(jìn)館”在認(rèn)識(shí)上產(chǎn)生分歧。

（四）立檔單位檔案員大多為兼職，或更換相對(duì)頻繁

檔案員對(duì)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)要求的理解與掌握，從事檔案工作的時(shí)間保證，與檔案局（館）的溝通情況等，一定程度上對(duì)立檔單位的檔案質(zhì)量及檔案進(jìn)館工作產(chǎn)生影響。然而，目前區(qū)屬立檔單位檔案員大多為兼職，部分移交單位在納入檔案館接收計(jì)劃后還會(huì)更換檔案員，這些都將制約進(jìn)館檔案質(zhì)量及檔案進(jìn)館工作效率。

三、對(duì)策建議

（一）明晰職責(zé)，引用項(xiàng)目管理方法

由于相關(guān)檔案在業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)上需要前后關(guān)聯(lián)，檔案由立檔單位檔案室向檔案館的順利過渡，至少需要有立檔單位檔案室、檔案局（館）等方面有關(guān)人員的共同參與及努力。這就要求明確職責(zé)，強(qiáng)調(diào)各司其職、有效溝通、密切配合，理順相關(guān)檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中的各種關(guān)系，減少對(duì)具體檔案業(yè)務(wù)內(nèi)容的認(rèn)識(shí)分歧，實(shí)現(xiàn)相關(guān)檔案業(yè)務(wù)的相互監(jiān)督、相互促進(jìn)，進(jìn)而提高檔案及檔案工作的質(zhì)量。此外，將檔案在相應(yīng)階段的運(yùn)動(dòng)過程及對(duì)檔案的管理作為一個(gè)相對(duì)系統(tǒng)的項(xiàng)目，在強(qiáng)調(diào)全程管理、前端控制的同時(shí)，引用項(xiàng)目管理方法，制訂合理的計(jì)劃，優(yōu)化檔案館接收工作流程，除去不必要的重復(fù)指導(dǎo)與整理。借用有關(guān)項(xiàng)目管理工具把控進(jìn)度，將當(dāng)前區(qū)縣檔案館接收環(huán)節(jié)中需要指導(dǎo)解決的，尤其是提高檔案質(zhì)量的工作，盡可能地在檔案室管理活動(dòng)的前端或中端解決，以實(shí)現(xiàn)檔案從檔案室到檔案館的順利銜接與過渡。

（二）加大檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)力度，加強(qiáng)檔案質(zhì)量前端控制

結(jié)合檔案執(zhí)法檢查，加大檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)力度，加強(qiáng)檔案質(zhì)量前端控制，從源頭抓起，及時(shí)指導(dǎo)解決立檔單位檔案工作中遇到的問題，避免或減少檔案館（室）銜接過程中的重復(fù)勞動(dòng)，為文件從現(xiàn)行到半現(xiàn)行再到非現(xiàn)行階段的全過程科學(xué)管理提供保障。加大檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)力度，加強(qiáng)檔案質(zhì)量前端控制，或結(jié)合有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，做好后續(xù)的跟蹤指導(dǎo)服務(wù)，加強(qiáng)對(duì)立檔單位檔案工作問題整改及解決情況的監(jiān)督檢查，以進(jìn)一步提高檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的質(zhì)量與效率。

（三）明確標(biāo)準(zhǔn)及對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的理解與把握

由于文件運(yùn)動(dòng)前后各階段相互影響，為避免或減少移交單位在檔案進(jìn)館前對(duì)其檔案整理編目等質(zhì)量的集中整改，首先，需明確并統(tǒng)一檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。區(qū)縣檔案館可研究制定檔案館接收標(biāo)準(zhǔn)，在明確本館接收范圍、接收要求的同時(shí)，明確進(jìn)館檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)所依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的一致性，以便于區(qū)屬立檔單位、區(qū)縣檔案局（館）等就檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成共識(shí)。其次，要統(tǒng)一對(duì)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的理解及執(zhí)行尺度。一是區(qū)縣檔案局（館）指導(dǎo)及接收人員整體上對(duì)檔案質(zhì)量具體標(biāo)準(zhǔn)的理解與把握要一致，面向立檔單位避免有多種標(biāo)準(zhǔn)。二是檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員指導(dǎo)立檔單位執(zhí)行有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的尺度要一致。立檔單位需要使用與區(qū)縣檔案館相對(duì)一致的標(biāo)準(zhǔn)及方法對(duì)其檔案進(jìn)行分類整理編目等。三是檔案館檔案接收及清點(diǎn)人員要按照接收標(biāo)準(zhǔn)，用統(tǒng)一的尺度核查進(jìn)館檔案質(zhì)量，不能有寬有細(xì)，也不能過寬或過細(xì)。

（四）按需培訓(xùn)，有效提高檔案工作質(zhì)量

根據(jù)檔案工作需要，開展靈活、高效、有針對(duì)性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有助于參訓(xùn)人員掌握及運(yùn)用有關(guān)檔案理論、檔案標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案工作質(zhì)量。以實(shí)踐應(yīng)用為目的的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容越貼近檔案工作人員需要、越有助于解決檔案工作實(shí)際問題，就越能吸引檔案工作人員，越有助于取得事半功倍的效果。培訓(xùn)的關(guān)鍵不僅是講授，更要注重對(duì)檔案業(yè)務(wù)實(shí)踐的實(shí)際指導(dǎo)作用。就當(dāng)前區(qū)縣檔案館接收工作中所反映出來的突出問題，其培訓(xùn)對(duì)象不僅包括立檔單位專職或兼職檔案員，還應(yīng)包括區(qū)縣檔案局（館）的相關(guān)人員。例如，針對(duì)檔案收集整理鑒定編目等具體業(yè)務(wù)，可面向不同對(duì)象，多角度、多方式展開培訓(xùn)，以取得統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。這樣在檔案人員出現(xiàn)變動(dòng)的情況下，也能保證檔案工作的質(zhì)量。