高效開會(huì)，靠這五招

在我們眼里，萬(wàn)達(dá)集團(tuán)（以下簡(jiǎn)稱萬(wàn)達(dá)）是軍事化的，制度多、規(guī)范多。事實(shí)上，這些所謂的制度是一套完整的行為規(guī)范和指南，看完就知道工作該怎么做。萬(wàn)達(dá)的執(zhí)行力是非常有名的，“萬(wàn)達(dá)開會(huì)，沒(méi)人敢睡”，不是說(shuō)誰(shuí)怕誰(shuí)，是怕漏了重要內(nèi)容，會(huì)耽誤你的前程。

精細(xì)的會(huì)務(wù)手冊(cè)

細(xì)節(jié)，是萬(wàn)達(dá)開會(huì)最關(guān)鍵的。除了必要的流程、人員、主題、每一個(gè)議程的時(shí)間……甚至每人每天每場(chǎng)在哪個(gè)桌子開會(huì)，需要穿什么服裝，在哪個(gè)餐廳、哪個(gè)位置就餐，當(dāng)天的天氣如何等，都有詳細(xì)的說(shuō)明。

萬(wàn)達(dá)年會(huì)的胸卡就是一個(gè)濃縮的會(huì)務(wù)流程，一個(gè)小卡片就是為與會(huì)者私人定制的數(shù)據(jù)庫(kù)。以2013年年會(huì)的胸卡為例，胸卡正面是與會(huì)者的照片、姓名、部門、職務(wù)等信息。背面是兩天會(huì)議的全部流程：第一天，晚宴地點(diǎn)、時(shí)間、每人就餐的桌號(hào);第二天，開大會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)、每人的座位號(hào)，分論壇的場(chǎng)次、時(shí)間、地點(diǎn)、每人的座位號(hào)。

沒(méi)人敢遲到

很多公司大大小小的會(huì)，慢悠悠來(lái)的人不在少數(shù)。在萬(wàn)達(dá)，如果你敢遲到，你一定會(huì)很難堪！這不是指要罰你多狠，指的是你的心理體驗(yàn)，會(huì)很難堪。曾經(jīng)有個(gè)總經(jīng)理級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)第一次開總裁會(huì)，通知的時(shí)間是9點(diǎn)，他“掐點(diǎn)”去的，一進(jìn)會(huì)場(chǎng)，大家用異樣的眼神看他。會(huì)后，有同事好心提醒：下次早點(diǎn)來(lái)吧，就你敢“掐點(diǎn)”來(lái)。第二次開會(huì)，他提前5分鐘進(jìn)會(huì)場(chǎng)，但還是被大家異樣的目光“矚目”。他不解，后來(lái)才知道，在萬(wàn)達(dá)開會(huì)有不成文的規(guī)定：下一級(jí)一定會(huì)比上一級(jí)提前早到5～10分鐘。

準(zhǔn)時(shí)開會(huì)可以，準(zhǔn)時(shí)散會(huì)你行嗎？

在萬(wàn)達(dá)，開會(huì)基本是會(huì)議手冊(cè)定的幾點(diǎn)就會(huì)幾點(diǎn)結(jié)束，極少拖延開會(huì)。這里，萬(wàn)達(dá)做到了三點(diǎn)：會(huì)議通知時(shí)，明確會(huì)議開始及結(jié)束時(shí)間;合理安排切實(shí)可行的會(huì)議議程，明確每件事項(xiàng)的討論時(shí)間;主持人必須調(diào)動(dòng)與會(huì)人員的積極性和控制好會(huì)議時(shí)間。

在萬(wàn)達(dá)，說(shuō)了你可能不信，對(duì)于一些重要的會(huì)議，有的與會(huì)發(fā)言者要提前預(yù)演，有時(shí)還不止一遍。在萬(wàn)達(dá)，幾乎所有人做到說(shuō)幾分鐘就幾分鐘，只會(huì)縮時(shí)。因此不管多長(zhǎng)的會(huì)議，由于每個(gè)人發(fā)言都很精準(zhǔn)，所以準(zhǔn)時(shí)散會(huì)就是很容易的事。除了有制度約束、規(guī)范，高層以及員工的時(shí)間觀念和責(zé)任意識(shí)至關(guān)重要。

開會(huì)發(fā)言只撈干貨

萬(wàn)達(dá)開會(huì)從來(lái)沒(méi)有空話、廢話，開會(huì)是要解決問(wèn)題的，不是來(lái)聽你嘮叨的。因此，經(jīng)常會(huì)有發(fā)言和匯報(bào)被打斷，因?yàn)槟闩茴}了，或者“這個(gè)根本用不著跟我匯報(bào)”。

萬(wàn)達(dá)開會(huì)也用PPT，但都是極簡(jiǎn)風(fēng)格，有規(guī)范模板，杜絕花里胡哨。一般開會(huì)PPT不許超過(guò)10張，向董事長(zhǎng)、總裁匯報(bào)不超過(guò)3張。當(dāng)然，這3張都是筋骨，筋骨后基本有超鏈接，如果領(lǐng)導(dǎo)問(wèn)細(xì)節(jié)，后面有更細(xì)的。

有些外面廣告公司煞費(fèi)苦心設(shè)計(jì)精美的PPT，有原因、有背景、有問(wèn)題，可是悲催的是，這些會(huì)統(tǒng)統(tǒng)被“殺掉”，直奔解決方案。

會(huì)后不落實(shí)等于會(huì)白開

萬(wàn)達(dá)每個(gè)部門每周至少有一次例會(huì)，有月度會(huì)，還有季度會(huì)、半年總結(jié)會(huì)和全年大會(huì)。最常見的是部門的周例會(huì)，為了跟蹤會(huì)議涉及的計(jì)劃，萬(wàn)達(dá)開發(fā)了任務(wù)追蹤系統(tǒng)。具體做法是：每次會(huì)議，你會(huì)看到在系統(tǒng)顯示任務(wù)要完成的日期、完成的進(jìn)度。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)照此，要匯報(bào)完成的工作，還需要做哪些工作，下次開會(huì)預(yù)計(jì)進(jìn)度，能否完成目標(biāo)等。記錄員會(huì)將這些數(shù)據(jù)一一錄入系統(tǒng)，下次開會(huì)一一核對(duì)，并再次建立新的任務(wù)進(jìn)度。另外，手機(jī)會(huì)在接近任務(wù)節(jié)點(diǎn)時(shí)提醒加快項(xiàng)目進(jìn)程。

（選自《萬(wàn)達(dá)工作法》，出版：中信出版社，定價(jià)：35.00元）