高職院校檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策

胡少霞

【摘要】 高職院校檔案管理不但是行政管理的一部分，還具有自然性和社會(huì)服務(wù)性。在高職院校檔案管理工作中，不僅要隨時(shí)更新檔案信息，也要對(duì)那些失去價(jià)值的檔案認(rèn)真銷毀，還要消滅檔案管理的盲點(diǎn)，確保每一份檔案都是齊全、準(zhǔn)備和規(guī)范的；院校領(lǐng)導(dǎo)要從思想上重視檔案管理工作，加大檔案管理工作的投入，才能輕松釋放檔案收集、保存、查閱等工作壓力，促進(jìn)我國(guó)高職院校檔案管理的規(guī)范而有序。

【關(guān)鍵詞】 高職院校 檔案管理 問(wèn)題與對(duì)策

高職院校的檔案管理工作涉及眾多方面，在各種工作中都會(huì)形成一定的資料進(jìn)行保存，為高職院校的發(fā)展提供了詳細(xì)的檔案記錄。由此可見(jiàn)，檔案管理工作是高職院校的重點(diǎn)，隨著檔案管理工作的成熟與完善，高職院校檔案管理工作的服務(wù)性功能越來(lái)越明顯，只有發(fā)現(xiàn)我國(guó)高職院校檔案管理工作的不足，通過(guò)改革與創(chuàng)新來(lái)提高檔案管理化水準(zhǔn)，才能突出高職院校檔案管理工作的價(jià)值與意義。

一、高職院校檔案管理工作的職能

目前，人們對(duì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)越來(lái)越明確。從檔案的功能方面來(lái)看，檔案管理不僅是高職院校的行政管理的一部分，它的職能主要表現(xiàn)為檔案所具有的自然和社會(huì)服務(wù)性，具體的講：一是對(duì)高職院校檔案收集、保存等基礎(chǔ)性功能，也被稱為自然功能，主要是客觀地反映高職院校在招生就業(yè)、科研、社會(huì)實(shí)踐等方面的真實(shí)狀況；二是新時(shí)期的高職檔案管理，還應(yīng)該提供一定的社會(huì)服務(wù)延伸功能，比如檔案的宣傳教育功能，對(duì)推進(jìn)我國(guó)文化繁榮有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

二、高職院校檔案管理的問(wèn)題

從整體來(lái)看，較之以前，我國(guó)高職院校檔案管理工作已經(jīng)有了較大的變化，檔案管理正向著規(guī)范化、系統(tǒng)化方面邁進(jìn)。但在實(shí)際工作中，依然存在著一些問(wèn)題限制了高職院校管理工作的開(kāi)展。

一是與普通高校相比，高職院校的檔案管理工作難度較大。高職院校檔案工作受到生源、學(xué)生變動(dòng)、體制等客觀因素的影響，不能對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)或同步更新，這種檔案管理工作的滯后性，也大大降低了檔案的可信度。

二是檔案內(nèi)容自身的缺失。我國(guó)很多高職院校是通過(guò)合并或升級(jí)等方式而組建，現(xiàn)行的一些檔案管理標(biāo)準(zhǔn)還有所欠缺，導(dǎo)致了很多檔案信息不完整，比如學(xué)籍檔案中有關(guān)入學(xué)前的信息被中斷，檔案中只是由在校成績(jī)或鑒定表構(gòu)成，為學(xué)生未來(lái)畢業(yè)或就業(yè)造成了一定的困難。

三是信息化建設(shè)水平有待提高。信息技術(shù)為檔案管理帶來(lái)了新的活力，但要完成檔案管理信息化建設(shè)，需要大量的人力、資金的投入，高職院校為了更好地生存與發(fā)展，更多的將大量?jī)?yōu)質(zhì)資源投入到教學(xué)或科研工作中，對(duì)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)還有一定的距離。

三、優(yōu)化高職院校檔案管理的措施

正因?yàn)闄n案管理工作在高職院校中的作用如此顯著，通過(guò)檔案管理來(lái)促進(jìn)高職院校的發(fā)展，讓檔案成為宣傳高職院校教育理念和成果的窗口，具體應(yīng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：

首先，高職院校檔案種類繁多，可以是文書(shū)檔案、教學(xué)檔案，也可以是教育檔案、財(cái)務(wù)檔案，面對(duì)如此復(fù)雜的檔案管理工作，首先做好的是檔案的鑒定與銷毀，不僅要隨時(shí)更新檔案信息，也要對(duì)那些失去價(jià)值的檔案認(rèn)真銷毀，保證檔案管理做到有的放矢。

其次，高職院校要積極借鑒國(guó)內(nèi)外有關(guān)檔案管理的先進(jìn)做法，消滅檔案管理的盲點(diǎn)，以細(xì)致入微的管理標(biāo)準(zhǔn)來(lái)查補(bǔ)缺漏，確保每一份檔案都是齊全、準(zhǔn)備和規(guī)范的。以學(xué)生學(xué)籍檔案為例進(jìn)行分析，由于高職就業(yè)十分強(qiáng)調(diào)學(xué)生的職業(yè)能力，那些素質(zhì)全面的學(xué)生更容易受到就業(yè)單位的青睞，因此，可以在學(xué)生的個(gè)人檔案中增加企業(yè)感興趣的內(nèi)容，比如要認(rèn)真填寫(xiě)學(xué)生在不同階段的實(shí)習(xí)考評(píng)情況，既可以為學(xué)生日后就業(yè)提供詳細(xì)記錄，又打破了學(xué)生檔案千篇一律的情形，體現(xiàn)了檔案管理的差異化服務(wù)。

最后，要全面對(duì)高職院校檔案管理工作進(jìn)行改變，這是落實(shí)檔案管理成果的保證。所謂改變主要從思想和客觀條件兩方面入手，盡管高職院校是近些年來(lái)剛剛起步的新事物，但這不能成為忽視檔案管理工作的理由。一是要從思想上重視檔案管理工作，讓其能夠真正為招生、教學(xué)、科研等工作提供更加翔實(shí)的第一手資料；二是要加大檔案管理的硬件設(shè)施投入，建設(shè)用于檔案管理的專業(yè)場(chǎng)館，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)，不僅滿足院校內(nèi)部人員的使用要求，還可以開(kāi)放一定的權(quán)限供社會(huì)人員瀏覽查閱，提高檔案資源的利用效率。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，檔案管理是高職院校的一大重點(diǎn)，往往也是被高職院校所忽略的管理環(huán)節(jié)。在檔案管理快速發(fā)展的今天，盡管高職院校的檔案管理工作還有很多不足， 比如檔案信息的不全、管理手段的落后和內(nèi)容填寫(xiě)的不認(rèn)真等，隨著時(shí)間的推移， 這些問(wèn)題都將在深化檔案管理的改革中逐一被解決。所以，立足于高職院校檔案管理的實(shí)際，引進(jìn)更多的科學(xué)管理手段和方法，才能輕松釋放檔案收集、保存、查閱等工作壓力，促進(jìn)我國(guó)高職院校檔案管理的規(guī)范而有序。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]黃夢(mèng)華.如何提升高職院校檔案管理工作的服務(wù)能力和水平[J].漯河職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào).2013（03）

[2]郭芙蓉.高職院校改善人事檔案管理的心理學(xué)路徑研究[J].辦公室業(yè)務(wù).2013（15）