審計(jì)機(jī)關(guān)檔案管理優(yōu)化策略

馮麗

在審計(jì)機(jī)關(guān)日常工作中檔案管理工作占據(jù)重要地位。由于審計(jì)檔案的信息來(lái)源呈現(xiàn)多元化、信息內(nèi)容呈繁雜化及專業(yè)化特征，這些都成為審計(jì)機(jī)關(guān)檔案管理的難點(diǎn)。筆者在文中將自身實(shí)踐而得出的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行了總結(jié)，以求為新形勢(shì)下審計(jì)機(jī)關(guān)的檔案管理提出一點(diǎn)思考，以供同行探討。

辦公室工作在單位中起著承上啟下的作用。其主要參與管理事物、政務(wù)及協(xié)調(diào)服務(wù)等工作，處在單位工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。文件檔案管理是一個(gè)單位辦公室工作不可或缺部分，尤其是審計(jì)單位的檔案管理。新時(shí)期，隨著電子檔案管理系統(tǒng)的全面進(jìn)駐，大量繁瑣的文件檔案與電子信息沖擊著檔案管理工作的具體運(yùn)行，這就對(duì)審計(jì)機(jī)構(gòu)的文件檔案管理有了更高的要求。筆者通過(guò)歷年來(lái)工作實(shí)踐總結(jié)出了以下關(guān)于審計(jì)機(jī)構(gòu)檔案管理優(yōu)化的幾點(diǎn)策略，以供同行探討。

一、紙質(zhì)檔案管理方面

雖然信息技術(shù)的發(fā)展使得電子政務(wù)和辦公自動(dòng)化成為了必然趨勢(shì)，但是紙質(zhì)文件依然是現(xiàn)行承載檔案信息的重要載體。當(dāng)前紙質(zhì)檔案有其必然存在的優(yōu)勢(shì)，審計(jì)機(jī)關(guān)想要做好紙質(zhì)文件檔案的管理工作，需要注意以下兩個(gè)方面。

注重對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)。審計(jì)機(jī)構(gòu)的檔案管理工作細(xì)致而繁瑣的，因此必須要給予管理人員充足的時(shí)間和經(jīng)歷，配備專門的檔案管理工作人員，明確其工作職責(zé)是必須具備的條件。以此來(lái)保障檔案文件管理的完整性、連貫性及責(zé)任的明確性；其次是注重檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)。大量的紙質(zhì)檔案需要進(jìn)行分門別類的保存，對(duì)審計(jì)機(jī)關(guān)而言，因資料的種類繁多且專業(yè)性較強(qiáng)，為使檔案在后續(xù)工作中方便尋找，因此需要檔案管理人員具備一定的專業(yè)素質(zhì)。單位可對(duì)這些人員進(jìn)行一些學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，以便其掌握先進(jìn)的工作方法；最后是需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的責(zé)任心培養(yǎng)。就審計(jì)機(jī)關(guān)而言，檔案的保密要求較之一般機(jī)構(gòu)更加注重，因此在日常工作中需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密知識(shí)教育和警示教育，促使其對(duì)各類檔案文件及時(shí)歸檔并確保檔案文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性與完整性。同時(shí)，還要通過(guò)內(nèi)部通告等形式取得各科室對(duì)檔案規(guī)范管理的支持。

建立健全檔案管理制度。建立健全檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，是做好檔案管理工作的關(guān)鍵，也是開(kāi)展檔案管理工作的行為準(zhǔn)則，有制度才有對(duì)制度的執(zhí)行。在審計(jì)機(jī)構(gòu)檔案管理制度方面，筆者以為有幾個(gè)重要的方面。

一是檔案的流程流轉(zhuǎn)制度。檔案的流程流轉(zhuǎn)應(yīng)等同辦公室收文、發(fā)文、文件傳遞工作程序，并明確處理紀(jì)律。所有檔案需由檔案管理人員統(tǒng)一接收、拆封、記載明細(xì)并建立統(tǒng)一的收發(fā)等級(jí)薄，并標(biāo)注收發(fā)檔案的時(shí)間及傳遞情況，以方便查詢檔案現(xiàn)存狀態(tài)。對(duì)于處理需時(shí)較長(zhǎng)的文件，主辦科室需使用復(fù)印件，將原件及時(shí)返回檔案管理處；二是檔案的限時(shí)辦結(jié)制度。需根據(jù)檔案類別制定出限時(shí)要求，辦公室須在限定時(shí)間內(nèi)將文件交回檔案管理處，以避免檔案文件在某科室過(guò)長(zhǎng)時(shí)間逗留，影響其它科室閱知。對(duì)于加密的檔案必須要限時(shí)和嚴(yán)格限定穿越方位，以避免意外或認(rèn)為的泄密事件；三是檔案保管制度。完善檔案的保管制度，對(duì)檔案的安全及完整性有著重要作用。對(duì)辦理、傳閱完成之后的檔案文件，需及時(shí)清點(diǎn)核對(duì)，并進(jìn)行分門別類的存放保管。對(duì)于檔案的借閱要制定出范圍與權(quán)限，并在借閱時(shí)辦理等級(jí)手續(xù)，規(guī)定歸還時(shí)間。若有特殊情況需將文件帶出單位，必須要有單位主管領(lǐng)導(dǎo)的簽字批準(zhǔn)、做出登記并采取相關(guān)保密措施。尤其是審計(jì)機(jī)關(guān)的內(nèi)部重要文件和涉密文件[1]，必須加強(qiáng)保密措施；四是檔案的清退、銷毀制度。對(duì)于檔案的清退與銷毀也應(yīng)有嚴(yán)格的等級(jí)手續(xù)，并定期對(duì)其進(jìn)行此項(xiàng)工作。對(duì)于無(wú)保存價(jià)值的檔案文件，要按照規(guī)定限時(shí)進(jìn)行銷毀，避免出現(xiàn)檔案大量積壓現(xiàn)象，減輕檔案管理工作量。

二、電子檔案信息的管理

信息技術(shù)的發(fā)展讓“無(wú)紙化辦公”成為了可能，電子文件資料的方便、快捷使其日漸占據(jù)了辦公文件的重要地位。隨著電子信息資料的日益增多，其中也凸顯出了一些問(wèn)題。電子文件資料對(duì)系統(tǒng)的依賴信、非人工識(shí)讀性及與特定記錄載體之間的可分離、可變性、存儲(chǔ)的高密度性等特殊屬性，讓電子資料較紙質(zhì)資料而言有更高的效率，但相較而言也存在了諸多不安全因素。因此對(duì)于電子檔案文件的管理，應(yīng)以確保其安全為前提。

增強(qiáng)檔案管理人員的安全防護(hù)意識(shí)。安全保障方面，人始終是占主體地位。對(duì)于審計(jì)機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)及電子檔案信息的安全的維護(hù)，不單是檔案管理人員或系統(tǒng)管理人員的職責(zé)，更應(yīng)是單位所有工作人員都要遵循的規(guī)定。因?yàn)樵谛畔⒉僮鬟^(guò)程中，每個(gè)人都有可能出現(xiàn)意外或疏忽，從而導(dǎo)致電子檔案資料的外泄甚至損壞。因此筆者建議審計(jì)機(jī)關(guān)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)所有工作人員的安全教育，使其均具備基本的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)并在日常工作中養(yǎng)成習(xí)慣。如：定期清理計(jì)算機(jī)、設(shè)置防火墻并靈活運(yùn)用殺毒軟件、對(duì)秘密信息實(shí)施加密保護(hù)、注意對(duì)電子檔案文件的存儲(chǔ)載體進(jìn)行安全防護(hù)、養(yǎng)成良好上網(wǎng)習(xí)慣等[2]。

加強(qiáng)對(duì)載體的管理。對(duì)網(wǎng)絡(luò)電子信息的安全進(jìn)行管理同時(shí)，還需保證承載檔案信息的存儲(chǔ)載體安全。雖然諸如光盤等存儲(chǔ)載體均號(hào)稱可使用幾十年，但實(shí)際上其根本沒(méi)有那么長(zhǎng)的使用壽命，有的甚至幾年就出現(xiàn)了問(wèn)題。筆者以為在存儲(chǔ)載體或用來(lái)轉(zhuǎn)換的存儲(chǔ)介質(zhì)的選取方面，應(yīng)盡量選取品牌和質(zhì)量都過(guò)硬的產(chǎn)品。并且對(duì)存儲(chǔ)有重要檔案信息資料的載體在一定時(shí)間內(nèi)要重新進(jìn)行轉(zhuǎn)換、拷貝，以防止內(nèi)容的丟失，或避免因產(chǎn)品更新而導(dǎo)致的信息無(wú)法讀取。

加強(qiáng)安全性技術(shù)手段應(yīng)用。電子檔案的出現(xiàn)源自于信息技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展，因此對(duì)其的管理也應(yīng)隨著信息技術(shù)的發(fā)展而隨時(shí)更新。尤其是安全性技術(shù)手段要注意及時(shí)更新，從而確保電子檔案信息的存儲(chǔ)、傳輸?shù)冗^(guò)程的安全，同時(shí)有效避免計(jì)算機(jī)遭遇病毒或木馬的惡意攻擊，保障電子檔案的準(zhǔn)確性與完整性。

隨著辦公現(xiàn)代化的日漸實(shí)施，檔案管理工作也受到了廣泛的重視。審計(jì)機(jī)關(guān)檔案信息繁多，工作繁瑣且保密要求較高，因此想要做好檔案管理工作既需要檔案管理人員自身的認(rèn)真細(xì)心，更需要單位及其它部門工作人員的重視與支持。做好檔案管理工作才能奠定審計(jì)事業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展的牢固基石。

（作者單位：吉林省洮南市審計(jì)局）