務(wù)實(shí)檔案精彩在途

張雪威

科技融入生活，帶給我們智慧生活的無限可能。從清晨起床的那一刻起，智慧生活便已經(jīng)開啟。梳妝打扮時(shí)，站在“智能鏡子”面前，不僅可以查看搭配效果，還可以隨手點(diǎn)擊天氣、新聞等新鮮資訊；休閑購物時(shí)，只需佩戴防偷窺眼鏡，便能安全地輸入密碼體驗(yàn)購物的美妙；準(zhǔn)備餐宴時(shí)，輕輕點(diǎn)擊透明的冰箱門，便能獲知食品的保鮮期，再次點(diǎn)擊還能欣賞電影大片。從智能鏡子、智能眼鏡到智能冰箱、智能電視等等，檔案作為一個(gè)時(shí)代、一段歷史的見證者，真實(shí)地記錄著這些重要變化。如果說，科技是北京市經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)（以下簡稱亦莊開發(fā)區(qū)）發(fā)展的強(qiáng)大引擎，那么，檔案則是其發(fā)展過程中不可或缺的底色，它見證著駐區(qū)機(jī)構(gòu)和企業(yè)的每一步成長，更記錄著開發(fā)區(qū)伴隨時(shí)代發(fā)展闊步前行的跫音。

夯實(shí)基礎(chǔ)，穩(wěn)中求進(jìn)

亦莊開發(fā)區(qū)成立于1992年，作為國家級經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)，它主要由市委市政府派出機(jī)構(gòu)管委會進(jìn)行管理，這在一定上決定了亦莊開發(fā)區(qū)檔案室工作的特定職責(zé)，即對管委會形成的檔案及工委和40余個(gè)管委部門的檔案（駐區(qū)內(nèi)其他機(jī)構(gòu)的檔案主要由其垂直機(jī)構(gòu)管理）進(jìn)行收集管理并提供利用服務(wù)，同時(shí)對駐區(qū)企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

“檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，涉及眾多環(huán)節(jié)，梳理業(yè)務(wù)工作主線很關(guān)鍵。而這條業(yè)務(wù)工作主線就是檔案收集工作。一方面收集工作是檔案工作的源頭，制約著其他工作的開展；另一方面豐富的館（室）藏資源需要收集工作的有力保證。”管委會辦公室副主任郭福明深有感觸地說。確保收集工作的順利開展，面臨的重要挑戰(zhàn)就是如何保障檔案的應(yīng)收盡收。對此，開發(fā)區(qū)檔案室給出的答案是按制度運(yùn)行、按規(guī)范操作。具體而言，檔案室專門制定了檔案收集工作制度，明確指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，規(guī)定其負(fù)責(zé)管委會檔案收集工作的同時(shí)，詳細(xì)指出其需要接收工委和40余個(gè)管委檔案部門并負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)指導(dǎo)?！皩τ诠芪瘯纬傻臋n案，除了做好日常收集工作以外，檔案室還摸索出‘兩條腿走路的收集方法?！睓n案室主任孫建偉介紹道。簡單地說，“兩條腿”的收集方法是指對占比較多的檔案門類和重大活動檔案進(jìn)行重點(diǎn)收集。截至目前，開發(fā)區(qū)檔案室形成檔案數(shù)量共計(jì)418362卷（件），十二個(gè)檔案門類，即文書檔案、工程檔案、企業(yè)檔案、合同檔案、審批檔案、拆遷檔案、竣工檔案、執(zhí)法檔案、會計(jì)檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案、電子檔案。在這十二個(gè)檔案門類中，開發(fā)區(qū)檔案室對近年來各檔案門類占比情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，發(fā)現(xiàn)審批檔案占比最大，每年形成的檔案中六成左右為審批檔案。審批檔案數(shù)量大、收集任務(wù)重，若按照固有方法收集，很容易因遺漏檔案而導(dǎo)致收集質(zhì)量不高。面對這種情況，開發(fā)區(qū)檔案室提前介入，每月向管委會內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)投資促進(jìn)局的兼職檔案員了解已經(jīng)駐區(qū)和即將駐區(qū)的企業(yè)情況、辦理進(jìn)程等，根據(jù)詳情列出文件產(chǎn)生的類型，整理出需要接收和歸檔的文件條目，切實(shí)保證了檔案的齊全性和完整性。與審批檔案收集工作相比，收集重要活動檔案更要全盤考慮。檔案室通過管委會內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)外事辦了解活動議程及參會單位等情況，還派專人列席管委會會議，及時(shí)了解年度重大活動，并針對這些重大活動第一時(shí)間把需要收集的檔案類型列出詳細(xì)目錄，以通知的形式發(fā)給相關(guān)單位，以電話的形式通知兼職檔案員，并在會議上告知部門領(lǐng)導(dǎo)以督辦文件積累與歸檔工作。此外，檔案室的工作人員還主動承擔(dān)起對重大活動的全程拍攝工作，形成了連續(xù)性的聲像檔案，不僅完整齊全地保存了開發(fā)區(qū)重大活動的紙質(zhì)檔案，更保存了錄音、錄像、照片檔案，真正做到了重大活動檔案的有備可查。

談及工委和40余個(gè)管委部門的歸檔工作時(shí)，開發(fā)區(qū)檔案室認(rèn)為規(guī)范移交流程和建立獎(jiǎng)懲機(jī)制是做好這項(xiàng)工作的兩大法寶。為進(jìn)一步提高移交檔案質(zhì)量，在流程上，相關(guān)部門的兼職檔案員完成檔案收集、整理、形成條目后才能簽字，并報(bào)請領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。這些檔案移交檔案室后，需要檔案員和檔案室主任同時(shí)簽字確認(rèn)。同時(shí)，為了便于了解移交單位的情況，檔案室的工作人員仔細(xì)地對移交單位的情況進(jìn)行匯總及備注，對移交及時(shí)且質(zhì)量較好的單位，給予必要的獎(jiǎng)勵(lì)；對移交不及時(shí)的單位，提前規(guī)定其移交時(shí)間；對催交無效的移交單位，特別是在《檔案移交電話催辦記錄單》上超過五次的單位，通過督查室下發(fā)《檔案移交督查單》告知，若再不移交，則建議督查室在年終考核時(shí)給予懲戒。規(guī)范有序、獎(jiǎng)罰分明的措施，提高了移交單位的積極性，移交檔案的質(zhì)量不斷提升，室藏檔案資源得到了極大豐富。

開發(fā)區(qū)聚集了6000余家企業(yè)（2013年上半年統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)），按照“一體化、高端化、國際化”的發(fā)展目標(biāo)，形成了“四三三”的產(chǎn)業(yè)發(fā)展格局，隨著駐區(qū)世界500強(qiáng)企業(yè)投資項(xiàng)目的增多，對規(guī)范化管理要求的提高，它們對專業(yè)化的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)需求愈發(fā)強(qiáng)烈。對此，檔案室和企業(yè)協(xié)會共同發(fā)放調(diào)查問卷，摸清了開發(fā)區(qū)企業(yè)檔案的總體情況，按照企業(yè)的發(fā)展情況提供具有針對性的專業(yè)化指導(dǎo)。例如，對駐區(qū)時(shí)間不長的企業(yè)，指導(dǎo)企業(yè)進(jìn)行庫房選址和設(shè)計(jì)；指導(dǎo)企業(yè)建立檔案管理制度；指導(dǎo)企業(yè)配備檔案員。對駐區(qū)時(shí)間較長的企業(yè)，定期舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)，深化企業(yè)檔案員對檔案工作的認(rèn)識；主動到企業(yè)傳達(dá)上級檔案部門的新政策、新要求，發(fā)放檔案法律法規(guī)等文件材料，提供檔案工作思路和方案，切實(shí)解決了企業(yè)在工作中遇到的難題。同時(shí)，在不同駐區(qū)企業(yè)之間搭建交流平臺，多次組織它們互相參觀學(xué)習(xí)。目前駐區(qū)內(nèi)大部分企業(yè)建立了規(guī)范化的檔案管理制度，部分企業(yè)成為檔案工作先進(jìn)企業(yè)，作為企業(yè)代表參加2014年度全國開發(fā)區(qū)檔案工作會議并發(fā)言。

比鄰而居，協(xié)同發(fā)展

2010年，大興區(qū)和亦莊開發(fā)區(qū)進(jìn)行了行政資源整合。整合后，大興區(qū)和亦莊開發(fā)區(qū)擁有同一套領(lǐng)導(dǎo)班子，兩區(qū)的行政機(jī)構(gòu)也都存在，重要的是二者間整合統(tǒng)一的步伐正在加快?！皟蓞^(qū)行政資源整合帶給檔案工作的重大變化就是兩支隊(duì)伍的協(xié)同發(fā)展，換句話說，就是在思想、感情、資源和工作上的深度融合?！惫Ｃ鹘榻B道。要協(xié)同發(fā)展，思想上必須“先行融合”，而這首先要找到兩區(qū)之間的共同之處，即具有共同的地緣戰(zhàn)略利益上。兩區(qū)比鄰而居，同處于城市發(fā)展新區(qū)的區(qū)域功能定位下，這些因素促使兩區(qū)的合作不斷加強(qiáng)，而協(xié)同發(fā)展就是兩區(qū)戰(zhàn)略思考的出發(fā)點(diǎn)。帶著這樣的思路，開發(fā)區(qū)檔案室和大興區(qū)檔案局多次共同組織黨日活動，通過參觀溝通，班子成員和其他檔案工作者都直觀地感受到兩區(qū)的發(fā)展歷程，在文化的認(rèn)同中增進(jìn)了感情，也為下一步工作達(dá)成共識打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

無論是大興區(qū)檔案局還是開發(fā)區(qū)檔案室，其基礎(chǔ)工作都是比較扎實(shí)的。行政資源整合后，大興區(qū)和開發(fā)區(qū)檔案工作中的一些好的經(jīng)驗(yàn)和做法要兼收并蓄。事實(shí)上，開發(fā)區(qū)檔案室對大興區(qū)檔案工作中值得借鑒的模式更是“來者不拒”。就拿社區(qū)檔案工作來說，社區(qū)檔案工作是大興區(qū)檔案局常抓不懈的一項(xiàng)重要工作，多年來他們把這項(xiàng)工作做得有聲有色。開發(fā)區(qū)檔案室為了填補(bǔ)其在社區(qū)檔案工作中的空白，對社區(qū)檔案建設(shè)的基本情況、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、建設(shè)要求等進(jìn)行了梳理，多次利用座談會和相互走訪等方式主動與大興區(qū)檔案局溝通，吸取了大興區(qū)檔案局在社區(qū)檔案工作中指定專人負(fù)責(zé)社區(qū)檔案工作、舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)及現(xiàn)場指導(dǎo)、按照“八防”要求配備物品器材、定期檢查和不定期走訪相結(jié)合檢查督促等經(jīng)驗(yàn)，制定了嚴(yán)格的社區(qū)檔案工作制度，并按照要求配備了社區(qū)檔案工作所需的軟件和硬件，使得開發(fā)區(qū)社區(qū)檔案工作有序開展。同樣，開發(fā)區(qū)檔案室利用開發(fā)區(qū)在品牌、政策、產(chǎn)業(yè)發(fā)展、科技創(chuàng)新等優(yōu)勢，結(jié)合其在“一區(qū)六園”產(chǎn)業(yè)發(fā)展格局中的主體平臺作用，通過與投資促進(jìn)局兼職檔案員建立協(xié)調(diào)機(jī)制，及時(shí)了解企業(yè)動態(tài)，向企業(yè)提供招商政策、入?yún)^(qū)標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目布局等檔案材料，為部分入駐大興區(qū)六大園區(qū)的企業(yè)鋪平了道路。這樣，二者通過優(yōu)勢互補(bǔ)、強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合，在檔案工作中不僅實(shí)現(xiàn)了對口工作的銜接，達(dá)到了隊(duì)伍不散、工作不亂，工作和改革“兩不誤，兩促進(jìn)”的預(yù)期目標(biāo)，更重要的是以服務(wù)企業(yè)為抓手，在攜手共建城市發(fā)展新區(qū)、提升區(qū)域經(jīng)濟(jì)中發(fā)揮著重要作用。

行政資源整合至今的五年間，開發(fā)區(qū)檔案室和大興區(qū)檔案局的協(xié)同發(fā)展日趨成熟。在新的起點(diǎn)上，開發(fā)區(qū)檔案室和大興區(qū)檔案局將編制檔案工作“十三五”規(guī)劃提上日程。編制前夕，開發(fā)區(qū)檔案室工作人員多次到大興區(qū)檔案局，就檔案服務(wù)園區(qū)建設(shè)、檔案服務(wù)企業(yè)發(fā)展等，和大興區(qū)檔案局進(jìn)行深入探討。大興區(qū)檔案局也多次到開發(fā)區(qū)檔案室調(diào)研，了解未來五年開發(fā)區(qū)檔案工作發(fā)展需求，共同探討開發(fā)區(qū)檔案事業(yè)發(fā)展模式，特別是為開發(fā)區(qū)檔案室建成地區(qū)級開發(fā)區(qū)檔案館指出了方向。同時(shí)，開發(fā)區(qū)檔案室和大興區(qū)檔案局還就共同整合館藏?cái)?shù)字檔案資源，建成區(qū)域性數(shù)字檔案館形成初步意見。

創(chuàng)新服務(wù)，嶄露頭角

如果說“夯實(shí)基礎(chǔ)”是立身之本，“協(xié)同發(fā)展”是成長之路，那么“創(chuàng)新服務(wù)”就是開發(fā)區(qū)檔案工作的騰飛之翼。二十余年來，開發(fā)區(qū)堅(jiān)持走創(chuàng)新驅(qū)動產(chǎn)業(yè)發(fā)展的道路，特別是2011年成為北京市首家綜合類國家生態(tài)工業(yè)示范園區(qū)后，檔案室創(chuàng)新服務(wù)的想法更是呼之欲出。在他們看來，所謂檔案創(chuàng)新服務(wù)工作，一則要求檔案工作服務(wù)政府及職能部門，二則及時(shí)追蹤社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展動態(tài)，為企業(yè)服務(wù)，努力在政府和公眾、企業(yè)和市場之間架起一座溝通的橋梁，使之成為服務(wù)的重要交流平臺。

為領(lǐng)導(dǎo)決策提供必要的檔案依據(jù)，是檔案工作服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的重要體現(xiàn)。在這項(xiàng)工作上，開發(fā)區(qū)檔案室重視思想創(chuàng)新和資源創(chuàng)新，在綜合檔案憑證價(jià)值和參考價(jià)值的基礎(chǔ)上，深度整合并挖掘現(xiàn)有檔案資源，使檔案服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策具有更強(qiáng)的說服力。據(jù)介紹，在推進(jìn)京津冀協(xié)同發(fā)展、有序疏解首都非核心功能的新形勢下，管委會領(lǐng)導(dǎo)多次召開主任辦公會對此進(jìn)行商討。檔案室主動查找管委會成立以來的主任辦公會、專題辦公會紀(jì)要等重要檔案材料，其中主任辦公會紀(jì)要檔案材料共計(jì)194件，專題會紀(jì)要共計(jì)783件，在翔實(shí)的檔案材料中，檔案室理清了涉及的重大決策、審批結(jié)果、土地規(guī)劃等內(nèi)容，并結(jié)合開發(fā)區(qū)的產(chǎn)業(yè)發(fā)展格局現(xiàn)狀，提出了可行性建議，這種從檔案價(jià)值出發(fā)，結(jié)合社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供檔案依據(jù)的做法得到了管委會領(lǐng)導(dǎo)的一致好評。

立足科技創(chuàng)新，拓展檔案服務(wù)功能，為開發(fā)區(qū)特色產(chǎn)業(yè)園區(qū)提供專業(yè)化的檔案服務(wù)。檔案室一是對16個(gè)特色產(chǎn)業(yè)園區(qū)提供常規(guī)化的檔案服務(wù)。指定專人負(fù)責(zé)和園區(qū)的定期溝通，記錄園區(qū)出現(xiàn)的檔案工作問題，對相關(guān)問題進(jìn)行分類并及時(shí)解答；二是在了解特色產(chǎn)業(yè)園區(qū)業(yè)態(tài)構(gòu)成的基礎(chǔ)上，根據(jù)園區(qū)企業(yè)的特點(diǎn)，有的放矢地提供特色服務(wù)。例如，針對特色產(chǎn)業(yè)園區(qū)的檔案需求，在其與駐區(qū)檔案服務(wù)企業(yè)之間搭建合作平臺。通過對特色產(chǎn)業(yè)園區(qū)聯(lián)盟章程、聯(lián)盟公約、聯(lián)盟制度的解讀，檔案室發(fā)現(xiàn)特色產(chǎn)業(yè)園區(qū)有一定的檔案服務(wù)需求。同時(shí)，開發(fā)區(qū)也有許多優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)企業(yè)，它們有能力為特色產(chǎn)業(yè)園區(qū)提供專業(yè)化的檔案服務(wù)。對此，檔案室多次到特色產(chǎn)業(yè)園區(qū)調(diào)研，對園區(qū)內(nèi)不同企業(yè)的檔案服務(wù)需求進(jìn)行摸底，并邀請檔案界專家對駐區(qū)企業(yè)中能夠提供檔案服務(wù)的企業(yè)進(jìn)行服務(wù)資質(zhì)鑒定、服務(wù)質(zhì)量評估、服務(wù)效率評判，以便為二者的對接工作奠定基礎(chǔ)。

2015年6月，中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的實(shí)施意見》當(dāng)中，特別提出創(chuàng)新服務(wù)形式，強(qiáng)化服務(wù)功能等，服務(wù)這一個(gè)概念被反復(fù)強(qiáng)調(diào)。開發(fā)區(qū)檔案室據(jù)此規(guī)劃了檔案服務(wù)的新藍(lán)圖。他們認(rèn)為，檔案服務(wù)要名副其實(shí)，就需要將服務(wù)工作延伸至社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的方方面面。據(jù)介紹，建立檔案科技創(chuàng)新園區(qū)、開展檔案社會化服務(wù)，是開發(fā)區(qū)檔案室2016年的重點(diǎn)工作之一。對建立檔案科技創(chuàng)新園區(qū)而言，檔案室就如何吸納集聚檔案服務(wù)企業(yè)、研究機(jī)構(gòu)、數(shù)據(jù)中心等機(jī)構(gòu)，已經(jīng)與投資促進(jìn)局和中國檔案學(xué)會進(jìn)行商討。對檔案社會化服務(wù)而言，開發(fā)區(qū)檔案室在進(jìn)行可行性分析的基礎(chǔ)上，開始了全面調(diào)研工作，咨詢了國家檔案局、北京市檔案局，并與大興區(qū)檔案局、天津開發(fā)區(qū)檔案館和蘇州工業(yè)園檔案館進(jìn)行電話交流，最終將《關(guān)于在開發(fā)區(qū)開展檔案社會化服務(wù)的可行性報(bào)告》上報(bào)給管委會領(lǐng)導(dǎo)，得到了管委會領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，現(xiàn)已對駐區(qū)檔案服務(wù)企業(yè)展開試點(diǎn)工作。此外，與之配套的檔案服務(wù)工作也在跟進(jìn)中。例如，為配合京津翼協(xié)同發(fā)展工作，檔案室積極促成河北永清檔案園區(qū)的建立，目前永清檔案園區(qū)占地約50畝，建筑規(guī)劃面積10萬平方米，可存儲標(biāo)準(zhǔn)檔案約500萬箱，為今后開發(fā)區(qū)和永清園區(qū)之間搭建信息通道提供了必要保障。

一路采擷，一路收獲，一路精彩！新的一年，提振精神的開發(fā)區(qū)檔案人已經(jīng)整裝待發(fā)，愿他們辛勤哺育的創(chuàng)新之花美麗綻放！