檔案管理的信息化建設(shè)研究

文/山東省醫(yī)學(xué)影像學(xué)研究所 閆霞

從當(dāng)前社會(huì)發(fā)展形勢(shì)來看，醫(yī)療領(lǐng)域當(dāng)中信息化管理的主要對(duì)象以及核心內(nèi)容就是醫(yī)院檔案的科學(xué)有效管理，但是要想對(duì)醫(yī)療領(lǐng)域的檔案實(shí)現(xiàn)最理想化的管理模式，傳統(tǒng)的人工手動(dòng)操作管理已經(jīng)遠(yuǎn)不能滿足新時(shí)代下醫(yī)療領(lǐng)域?qū)n案的管理需求。檔案的管理工作包含了檔案資料的收集、整理、保存、評(píng)定、統(tǒng)計(jì)以及運(yùn)用等方面，從其實(shí)際的操作形式來看，檔案的管理工作主要是由檔案的收集、檔案的搜索、檔案的統(tǒng)計(jì)、檔案的編制以及檔案的運(yùn)用和研究這幾個(gè)方面。

一、檔案信息化管理和建設(shè)

當(dāng)前醫(yī)療領(lǐng)域中的信息化管理的主要內(nèi)容包含了：實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理、實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化以及檔案信息管理和運(yùn)用的一體化。

（一）檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。數(shù)字化信息的變革是當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)的基本環(huán)節(jié)，從表面上來看，數(shù)字化的檔案信息就是指完全脫離已有的文件、圖像以及圖標(biāo)等紙質(zhì)的實(shí)物資料資源，取而代之的是通過掃描等現(xiàn)代化信息技術(shù)的轉(zhuǎn)換方式來完成檔案的有效管理，將傳統(tǒng)的實(shí)物以及信息資料轉(zhuǎn)變成電子信息的資料庫。這種方式可以有效避免了傳統(tǒng)檔案在管理方式和操作方法上出現(xiàn)的效率較低、操作較為復(fù)雜和繁瑣的狀況，信息數(shù)據(jù)庫的建立可以大幅度提升檔案信息的查詢速度和運(yùn)用效率。

（二）檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，對(duì)檔案的管理工作很難可以達(dá)到每個(gè)檔案相互間的信息溝通。而檔案的信息化管理就很好的解決了這種問題。檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化其實(shí)就是指將所有的檔案的信息存到相應(yīng)的局域網(wǎng)當(dāng)中，進(jìn)而形成一種整體性的文檔管理體系，這不僅有效的減少了人力、物力以及財(cái)力方面的占用率，同時(shí)還可以形成較為完整的信息管理系統(tǒng)。

（三）檔案管理和運(yùn)用一體化。如上所述，檔案的信息化管理，通過其用途可以分成兩大方面，即信息資料的有效整合與信息資料的運(yùn)用和開發(fā)。其中后者是檔案管理的主要價(jià)值的表現(xiàn)，檔案管理信息對(duì)一體化方式的應(yīng)用，有效的節(jié)省了檔案信息的開發(fā)和運(yùn)用的效率，同時(shí)還省略了很多不必要的操作環(huán)節(jié)，從實(shí)現(xiàn)了資源的高度共享，在檔案的信息開發(fā)以及使用者的使用方面都提供了很大的便捷性。

二、醫(yī)院信息化檔案管理工作中出現(xiàn)的問題

（一）檔案編輯以及管理的過程。當(dāng)前，醫(yī)療領(lǐng)域中對(duì)檔案的編制的范圍較小同時(shí)難度也較大，檔案的主要價(jià)值就是對(duì)其進(jìn)行科學(xué)有效的運(yùn)用。醫(yī)院在發(fā)展過程中需要對(duì)技術(shù)檔案進(jìn)行科學(xué)的編制，從而得到醫(yī)院所需要的發(fā)展策略、投標(biāo)運(yùn)營的相關(guān)信息以及醫(yī)院內(nèi)部檔案資料的編寫。但是從目前來看，醫(yī)院在實(shí)際的檔案管理的形式以及在對(duì)檔案管理的思想發(fā)面上還不足以達(dá)到醫(yī)院對(duì)檔案資源運(yùn)用的需求。

（二）紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)。當(dāng)前醫(yī)院對(duì)檔案實(shí)施信息化管理的過程中，利用電子檔案實(shí)現(xiàn)接收和分層重要涉及到兩種方式：第一就是對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案實(shí)施掃描，這就要求相應(yīng)的部門在提供出紙質(zhì)檔案的同時(shí)還要做出一分掃描文件，這種方式所具備的好處為：1.有較好的兼容性，只要是紙質(zhì)的檔案都可以進(jìn)行掃描，做成電子文件；2.檔案管理成本很低，通常都是采用統(tǒng)一的形式；3.運(yùn)用比較方面，醫(yī)院可以利用免費(fèi)的軟件對(duì)檔案資料進(jìn)行查看。盡管紙質(zhì)檔案具備很多的優(yōu)點(diǎn)，但是它也有不少的局限性，比如：對(duì)紙質(zhì)文檔進(jìn)行掃描過后的資料檔案大多都是圖像格式。致使一部分的電子文件原有的信息丟失；文件相對(duì)較大，進(jìn)而占據(jù)了很大的儲(chǔ)存空間，并且要具備現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案，并沒有對(duì)檔案編制的單位成本起到減少的作用，這樣就會(huì)影響到檔案編制機(jī)構(gòu)的工作積極性。

三、醫(yī)療信息化管理模式的思路和方向研究

（一）電子檔案管理格式。醫(yī)院中檔案的格式必須要到達(dá)統(tǒng)一性，對(duì)檔案文件格式實(shí)施統(tǒng)一，首先要考慮以下幾點(diǎn)問題：1.對(duì)多種格式的電子檔案兼容。在每一個(gè)方面上都需要對(duì)各種不同的管理軟件進(jìn)行使用。2.電子檔案的有效性、初始性以及不可變更性提供充分的保障。3.檔案的內(nèi)容簡(jiǎn)潔明了、真實(shí)可信，而且可以實(shí)施全文搜索。4.對(duì)電子檔案的編制成本進(jìn)行有效降低。5.文件自身和錄入的信息、數(shù)據(jù)信息要形成一體化。6.要方便管理、存儲(chǔ)以及分享使用。7.具備相應(yīng)的標(biāo)注以及全文批注等功能。

（二）對(duì)電子檔案的相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)和方向。醫(yī)院在對(duì)某一項(xiàng)工程進(jìn)行承包的時(shí)候，首先要依據(jù)檔案管理部門、醫(yī)療檔案管理機(jī)構(gòu)以及醫(yī)療檔案管理機(jī)構(gòu)的實(shí)際要求，對(duì)醫(yī)療項(xiàng)目的具體文件進(jìn)行錄入、編制、以及對(duì)最后的醫(yī)療檔案進(jìn)行具體的編制。

從當(dāng)前來看，社會(huì)中大部分的醫(yī)療行業(yè)都具備自己的一套醫(yī)療資料檔案的管理系統(tǒng)，可以對(duì)醫(yī)院的日常的運(yùn)營管理以及過程當(dāng)中的重要技術(shù)資料進(jìn)行保存，并且已經(jīng)儲(chǔ)存了較多的信息內(nèi)容。醫(yī)院因?yàn)槠渥鞣秶^為寬泛、專業(yè)性較強(qiáng)且繁多等特性，對(duì)醫(yī)院的相關(guān)管理和規(guī)范還無法形成一個(gè)非常統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)，而且在具體的實(shí)施過程中存在問題也相對(duì)較多。特別是針對(duì)已經(jīng)完成醫(yī)療工作的資料檔案進(jìn)行整合和管理時(shí)，具有管理的普遍適用性卻沒有標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范性，從整體上來看是不能滿足醫(yī)院的規(guī)范化檔案管理的要求。

四、結(jié)束語

本文主要對(duì)檔案的管理信息化建設(shè)進(jìn)行了分析，對(duì)檔案信息化管理和建設(shè)、信息化檔案管理工作中出現(xiàn)的問題以及信息化管理模式的思路和方向進(jìn)行了闡述，讓我們了解到信息化模式的檔案管理和傳統(tǒng)的檔案管理方式相比具有較大的優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)醫(yī)院的健康發(fā)展起到了保障性的作用。

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