淺談武警檔案信息化的建設(shè)發(fā)展

吳拔亞

隨著武警部隊(duì)現(xiàn)代化建設(shè)的深入推進(jìn)和使命任務(wù)的不斷拓展，部隊(duì)多樣化任務(wù)更加頻繁，內(nèi)容豐富、形式多樣的軍事實(shí)踐活動(dòng)，既拓展了檔案工作的職能范圍，也提出新的更高要求。近年來(lái)，武警部隊(duì)檔案事業(yè)雖取得了長(zhǎng)足進(jìn)步和發(fā)展，較好地發(fā)揮了服務(wù)中心、保障中心的職能作用，但與部隊(duì)現(xiàn)代化建設(shè)和加強(qiáng)軍事能力建設(shè)的要求還有一定差距。

一、檔案信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)

隨著電子技術(shù)的發(fā)展，檔案信息管理電子化成為一個(gè)必然的選擇，辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、價(jià)值性，這樣用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來(lái)，檔案信息化建設(shè)是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

二、武警檔案事業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀

我們武警部隊(duì)組建時(shí)間短，檔案工作起步較晚，各級(jí)武警部隊(duì)機(jī)關(guān)檔案意識(shí)普遍不是很強(qiáng)，不注重文件資料的收集歸檔，造成檔案資源積累相對(duì)較少;二是基礎(chǔ)建設(shè)水平不高，庫(kù)室不達(dá)標(biāo)、保管條件差的問題還沒有根本解決，管理不規(guī)范、收集不齊全的現(xiàn)象還比較普遍;三是工作發(fā)展不夠平衡，單位之間、警種之間還存在較大差距;四是人才隊(duì)伍還有待進(jìn)一步加強(qiáng)，整體素質(zhì)能力不高、人員不懂不會(huì)問題還不同程度存在。隨著部隊(duì)的發(fā)展，遂行多樣化任務(wù)更加頻繁，形式多樣的軍事實(shí)踐活動(dòng)對(duì)檔案工作提出了更高的要求。一方面，建檔管檔的領(lǐng)域更加廣泛，由傳統(tǒng)的執(zhí)勤處突等中心工作，擴(kuò)大到了反恐維穩(wěn)、搶險(xiǎn)救援、海關(guān)執(zhí)勤等遂行多樣化任務(wù)，檔案主體由過去的首長(zhǎng)呈批件、紅頭文件等文書檔案，擴(kuò)展到了照片、聲像、實(shí)物、電子等多元化檔案;另一方面，服務(wù)利用的要求更加多樣，由傳統(tǒng)的編史修志、借鑒查考等服務(wù)保障，延伸到了為首長(zhǎng)決策、重大任務(wù)等提供信息支撐，為官兵維護(hù)合法權(quán)益提供咨詢服務(wù)。然而，我們有的學(xué)員并不能正確的理解檔案事業(yè)的重要性，反而覺得本專業(yè)沒什么作用，沒有個(gè)人發(fā)展前景，想的更多的是個(gè)人以后的前途，常常抱怨所學(xué)的知識(shí)退伍后就沒用了，認(rèn)為檔案在現(xiàn)實(shí)生活中實(shí)際意義不大，干不成什么大事，因此，在學(xué)習(xí)上就沒了興趣和激情，甚至是放棄不學(xué)。

三、武警檔案信息化的建設(shè)發(fā)展

信息化已成為當(dāng)今社會(huì)發(fā)展和軍事變革的大趨勢(shì)，信息技術(shù)的不斷發(fā)展和廣泛應(yīng)用，對(duì)部隊(duì)檔案工作產(chǎn)生了深刻影響。一是管理對(duì)象由單一的紙質(zhì)文件，發(fā)展為紙質(zhì)與光盤、磁介質(zhì)、電子文件并重，載體形態(tài)多元，對(duì)文件的真實(shí)性、完整性、可靠性、安全性、保密性要求更高;二是管理手段由單一的手工方式，發(fā)展為手工與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化管理成為重要形式，對(duì)工作的技術(shù)性、專業(yè)性、精確性要求更高;三是開發(fā)利用形式由單一的實(shí)體查閱和面對(duì)面服務(wù)，發(fā)展為信息資源的深度整合和遠(yuǎn)程傳遞，智能化檢索、網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)勢(shì)在必行，對(duì)資源開發(fā)的針對(duì)性、及時(shí)性、有效性要求更高。這些變化既為我們帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇，也提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。推進(jìn)武警檔案信息化建設(shè)，應(yīng)著力把握以下四個(gè)方面的問題。

（一）更新觀念，充分認(rèn)清檔案工作信息化的重要意義。

“信息化要先化人后化物?！睓n案管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理信息化的靈魂。沒有檔案管理觀念現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護(hù)和管理措施，還是不能解決現(xiàn)有檔案管理觀念滯后性與檔案管理發(fā)展的先進(jìn)性之間的矛盾，更不可能在根深蒂固的傳統(tǒng)檔案管理觀念的基礎(chǔ)上構(gòu)筑檔案管理信息化的大廈。

（二）提高質(zhì)量，積極做好檔案信息數(shù)據(jù)的經(jīng)常性管理

加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，要著眼于檔案管理“存儲(chǔ)數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、管理自動(dòng)化、服務(wù)利用遠(yuǎn)程化”的目標(biāo)，提高檔案管理信息化水平，更好地服務(wù)于各項(xiàng)工作、服務(wù)于部隊(duì)建設(shè)。存儲(chǔ)數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，也是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)平臺(tái)。要保證信息化建設(shè)的質(zhì)量，存儲(chǔ)的信息必須做到準(zhǔn)確、完整。沒有豐富翔實(shí)的檔案信息作支撐，沒有經(jīng)常、細(xì)致、認(rèn)真的維護(hù)管理，再完美的系統(tǒng)也沒有實(shí)際意義，再先進(jìn)的設(shè)備也不能發(fā)揮其效能。

（三）加強(qiáng)培養(yǎng)，不斷提高檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)。

部隊(duì)建設(shè)，人才為本。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，人才同樣是基礎(chǔ)，是關(guān)鍵。當(dāng)前部隊(duì)從事檔案管理人員大多成分較新，流動(dòng)較快，師、團(tuán)級(jí)單位尤其明顯，檔案業(yè)務(wù)方面的專門培訓(xùn)較少，業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平得不到提高，精通檔案工作業(yè)務(wù)、懂計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作、熟悉檔案工作的復(fù)合型檔案管理人才匱乏，已經(jīng)成為制約檔案工作發(fā)展的瓶頸，必須下大力加以解決。

（四）健全制度，確保檔案信息數(shù)據(jù)安全保密。

加強(qiáng)安全保密是做好檔案信息化管理工作的前提條件。檔案在手工管理時(shí)期，各級(jí)對(duì)保密安全有明確的要求，但在檔案信息化管理中，情況發(fā)生了變化，保密安全形勢(shì)顯得更加嚴(yán)峻，只靠鐵門、鐵窗、鐵柜已經(jīng)不能完全保證檔案信息的保密安全了，如果管理措施不嚴(yán)密，就容易發(fā)生泄密、黑客攻擊等信息安全方面的問題。

海爾集團(tuán)總裁張瑞敏有這樣一句話非常值得我們深思：“把每一件簡(jiǎn)單的事情都做好就是不簡(jiǎn)單;把每一件平凡的事情都做好就是不平凡?！睓n案事業(yè)的建設(shè)發(fā)展非朝夕之功，也非個(gè)人之能，檔案事業(yè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，我們必須著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，立足現(xiàn)實(shí)，行潛移默化之功，行水滴石穿之效。

（作者單位：武警石家莊士官學(xué)校學(xué)員十八隊(duì) ）