談檔案信息化建設“三原則”與“三堅持”

程相臣

一、深刻理解檔案信息化及

檔案信息化建設的內涵

檔案信息化是信息化在檔案工作中的具體體現，也是檔案工作的時代要求。檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。在這樣的轉變過程中要實現檔案信息的數字化和網絡化;要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化;要實現檔案信息高度共享，而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。檔案信息化建設是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結構的檔案信息庫，節(jié)約檔案管理的成本，提高檔案管理和利用的效率。正確把握和理解檔案信息化及檔案信息化建設的內涵，對于樹立信息化意識、增強信息化建設的緊迫感，推進檔案信息化建設的進程具有重要的現實意義和深遠的影響。

二、正確把握檔案信息化建設的原則

確立和堅持檔案信息化的正確原則，為檔案信息化建設提供清晰的思路，這是實現檔案信息化的前提。

一是要堅持規(guī)范性原則。實現檔案信息化，一方面可將所存的檔案通過掃描等技術手段轉化成計算機可識別處理的數字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進室，但不管是通過檔案數字化還是接收電子文件，都應該堅持規(guī)范性原則，制定相應的標準、規(guī)范和法規(guī)，如字符內部編碼標準、數據處理格式標準、信息輸出標準（包括信息的顯示、打印、傳遞等直接面向網絡用戶的服務格式）及數據交換標準。只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質檔案數字化，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現有序化、標準化、規(guī)范化，避免出現各自為政，互不兼容，重復建設等現象發(fā)生。

二是要堅持安全性原則。隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現出來。因此，我們必須加強網絡安全技術的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面，可以采取如下措施：物理安全策略;訪問控制策略（如入網訪問控制、網絡的權限控制、目錄級安全控制、屬性安全控制、網絡服務器安全控制、網絡監(jiān)測和鎖定控制、網絡端口和節(jié)點的安全控制、防火墻控制等）。信息加密策略;網絡安全管理策略等。

三是要堅持效益性原則。由于檔案信息數字化建設是一項巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當的人力、物力、財力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益，要根據自身的能力，根據所存檔案基礎，分析用戶需求，研究檔案收藏體系，還要考慮檔案的利用率。選擇數字化的內容要“經典”，主題要與社會利用“熱點”相結合，把重要的、利用率較高的檔案進行數字化，把那些利用率較高且利用后能產生較大經濟效益和社會效益的檔案數字化，可以帶來巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無需數字化，否則浪費大量的人力、物力和財力。還可以根據所存檔案的特色選擇這些檔案進行數字化，提供獨具優(yōu)勢的服務。因為從某種意義上說，特色就是優(yōu)勢，特色檔案信息和特色服務往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價值的關鍵所在。在進行數字化建設時，要以用戶的需求為導向，做到按“需”數字化。

三、立足實際加強檔案信息化建設

加強檔案信息化建設，要立足崗位實際，把握建設重點，確保建設質量的實效。

（一）堅持打牢基礎，搞好基本建設

檔案信息化建設包括基礎設施、管理規(guī)范、數據庫等方面的建設，在資金、技術、設備、人才等方面都有很高的要求。重點要突出建立數字化檔案館，將檔案資源和檔案各項管理通過信息系統(tǒng)加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案信息的合理配置與開發(fā)利用，最大限度地實現信息資源的社會共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進行，是—項耗資巨大、復雜的系統(tǒng)工程。建設所需的各類硬件及網絡設施、軟件開發(fā)以及進行數字化的投入，都需要高昂的費用。因此，在信息化實施過程中，作為軍隊內部的檔案館（室）在極其有限的財力前提下，一定要審時度勢，深入調查，科學論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發(fā)標準和網絡結構等在各實施階段的一致性，將有限的財力用在信息化建設的關鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應當前信息業(yè)的特點和要求，還能符合今后發(fā)展和應用的趨勢，盡可能避免資源的浪費。

（二）堅持質量建設，在提高層次上下功夫

檔案信息化建設不僅在量，更在于質，在檔案信息化建設中，檔案館應堅持實用的原則。不僅要對館藏檔案目錄進行數字化處理，更應有選擇性地對館藏檔案進行全文數字化，在信息服務的特色內容和獨特形式上做文章。用自己的特色信息服務滿足社會需求，使自己的信息具備“唯一性”從而讓利用者面對龐大的信息體系，而選擇點擊你的網址。根據利用者的需求，將館藏信息資源加工成系統(tǒng)的、專題的、有序的信息，有機地將它們連接成一個整體，為利用者提供優(yōu)質、高效的服務。

要加強文檔一體化。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步進行。同時，也要求檔案人員積極介入此項工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求。

要落實歸檔雙軌制，是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。據專家預計，在較長的時期內，紙質文件和電子文件還會繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔。檔案信息化建設是檔案工作在網絡時代的必由之路，是深化檔案社會化服務的必然要求。它是一項耗資大、技術含量高的業(yè)務建設。作為軍隊內部的檔案館（室）要想在信息化建設中有所建樹，使檔案工作適應社會和時代發(fā)展的需要，并能將檔案信息化建設落到實處，還應該堅持前瞻、協作、實用、人才儲備四項原則。

（三）堅持長遠發(fā)展，加強人才隊伍建設

由于電子檔案信息內容的數字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術化，開發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就對管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設符合正確方向，才能滿足社會發(fā)展對檔案工作的需求。

檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現不是檔案館（室）某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的，它需要所有檔案人員的積極參與和配合，檔案隊伍素質對檔案工作信息化建設的質量起著關鍵的作用。因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。信息化是當今世界和社會發(fā)展的大趨勢，檔案館（室）只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應社會和時代發(fā)展的需要，更好地服務社會。

（作者單位：武警石家莊士官學校 保密檔案與文化影視系）