關(guān)于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的一些認(rèn)識

何亞靜

近年來，隨著企業(yè)信息化建設(shè)的發(fā)展和OA辦公自動化系統(tǒng)在企業(yè)中的普遍應(yīng)用，檔案管理工作也發(fā)生了翻天覆地的變化。傳統(tǒng)的手工目錄檢索越來越不能滿足人們的需求，許多企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)計算機(jī)目錄檢索甚至檔案在線借閱和全文檢索。檔案信息化使查找變得簡單，利用更加高效，檔案信息化建設(shè)也成了新時期企業(yè)檔案管理工作的必然選擇和提高檔案服務(wù)水平的必由之路，必要性不言而喻。筆者根據(jù)多年從事集團(tuán)檔案管理工作的實踐經(jīng)驗，談一談對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的一點認(rèn)識。

一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)

檔案工作的最終目的是檔案的提供利用。不論是傳統(tǒng)的檔案管理還是現(xiàn)在的檔案信息化建設(shè)，最終目的都是更好的為人們服務(wù)。檔案新信息化建設(shè)不單單止步于實現(xiàn)計算機(jī)檢索檔案目錄，更重要的是完成紙質(zhì)文件的全文掃描，通過檔案管理平臺實現(xiàn)檔案在線利用和全文檢索，采用現(xiàn)代化設(shè)備和科學(xué)的管理方法，為企業(yè)提供一個高效率、現(xiàn)代化的檔案信息共享平臺。

1.實現(xiàn)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。由過去檔案實體管理為主向檔案信息管理為重心的轉(zhuǎn)變。隨著OA辦公自動化系統(tǒng)的普及應(yīng)用，檔案的來源不單單只是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，電子文件的數(shù)量急速增加。電子文件在辦公自動化系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)完畢，由檔案管理人員統(tǒng)一收集、在線鑒定、分類、著錄，實現(xiàn)檔案的接收、存儲、利用一體化管理。

2.實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。利用數(shù)字圖像技術(shù)將紙質(zhì)文件中的文字、圖表、圖片等通過掃描儀、照相機(jī)等輸入設(shè)備以數(shù)字格式存儲。再通過現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將各種數(shù)字化檔案信息融為一體，實現(xiàn)檔案信息的在線管理、傳輸和利用。

3.實現(xiàn)檔案信息的高度共享。檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，使檔案信息不再是一盤散沙點，實現(xiàn)了分散信息的集中控制，大大的改變了傳統(tǒng)管理模式下檔案部門各自為政的狀態(tài)，打破了時空的局限，可以異地歸檔、隨時查閱，真正實現(xiàn)檔案信息的高度共享。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1.檔案信息化建設(shè)程度不高。很多企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了計算機(jī)管理，但大多只是應(yīng)用于目錄檢索，文件也仍然以紙質(zhì)形式存在，文件的接收、保管、查閱仍然依靠傳統(tǒng)方法，沒有開展檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。

2.軟硬件設(shè)施設(shè)備不足。近年來雖然檔案管理部門逐步配備了一些計算機(jī)設(shè)備，但是普遍存在機(jī)器老化，打印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等硬件設(shè)備和計算機(jī)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、檔案管理等軟件設(shè)施配備不齊，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足檔案信息化建設(shè)的需求。

3.電子文件管理薄弱。OA辦公自動化系統(tǒng)的使用，產(chǎn)生了大量的電子文件。文件的形成、傳遞、歸檔都在辦公自動化系統(tǒng)中完成。很多企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)只能單機(jī)操作，沒有實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)。而實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)的企業(yè)，往往由于系統(tǒng)兼容的問題，造成檔案管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)不能對接，文件流轉(zhuǎn)結(jié)束后不能歸口檔案管理系統(tǒng)中，致使電子文件沒能納入檔案管理系統(tǒng)。

4.相關(guān)的制度規(guī)范不夠完善。檔案信息化建設(shè)必須遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，制定一套嚴(yán)格的制度體系，保證工作有章可循。而目前相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范并不完善，各部門職責(zé)、任務(wù)也不明確。

5.檔案信息化建設(shè)人員素質(zhì)參差不齊。目前大多數(shù)企業(yè)檔案管理人員很少是檔案專業(yè)畢業(yè)的，檔案意識、計算機(jī)技能和基礎(chǔ)知識等嚴(yán)重缺乏。有些檔案人員對新形勢的發(fā)展缺乏清醒的認(rèn)識，思想觀念仍然停留在“重管輕用”上，仍然把把管好檔案作為檔案工作的重點，缺乏開展信息化建設(shè)的主動意識。

三、推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的途徑

1.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。企業(yè)要根據(jù)自身實際，配備計算機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等基本設(shè)備，安裝檔案管理系統(tǒng)并實現(xiàn)與辦公自動化系統(tǒng)的互聯(lián)互通。建立一個以計算機(jī)系統(tǒng)為中心，以通訊系統(tǒng)為支柱，配備以計算機(jī)為基礎(chǔ)的自動化管理設(shè)施，包括各種輸入輸出設(shè)備、海量存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備以及數(shù)據(jù)庫軟件、信息處理軟件的良好的檔案信息處理環(huán)境。

2.檔案數(shù)字化建設(shè)。即實現(xiàn)檔案信息存儲的數(shù)字化，這也是檔案信息化的核心，主要包含以下三方面內(nèi)容：

（1）檔案數(shù)字化輸入。一是將現(xiàn)有室藏檔案的目錄進(jìn)行輸入并按需分期建立專題數(shù)據(jù)庫。建立一個層析清晰、結(jié)構(gòu)合理、范圍廣泛的檔案目錄檢索體系。二是建立全文數(shù)據(jù)庫。按照國家檔案局提出的重點的、利用頻繁的檔案首先實現(xiàn)全文數(shù)字化的要求，堅持需求導(dǎo)向，急用先上，剔除無用，避免浪費的策略，實現(xiàn)原文件信息的全文數(shù)字化，并與目錄數(shù)據(jù)庫一一對應(yīng)。

（2）數(shù)字化檔案接收。未來電子文件將成為室藏檔案的主要來源，因此做好現(xiàn)行電子文件的接收與歸檔管理。利用計算機(jī)技術(shù)實現(xiàn)電子文件在線接收、鑒定、分類、保管、傳輸、利用。制定電子文件歸檔細(xì)則和管理規(guī)范，實現(xiàn)不同平臺和數(shù)據(jù)庫的對接，保證電子文件及時歸檔，檔案室則按照統(tǒng)一的格式轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)，與室藏檔案數(shù)字加工融為一體。

（3）檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案利用圖像技術(shù)，將文件信息通過掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、音視頻等設(shè)備完成采集，轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息。并對掃描的圖像進(jìn)行加工處理，進(jìn)行圖像糾偏、裁切、去污、色度和亮度調(diào)整、多幅圖像拼接處理、藍(lán)圖消藍(lán)處理，滿足視覺要求和閱讀習(xí)慣。檔案的數(shù)字化不僅能保護(hù)檔案原件，而且方便快捷的在線查閱，更好地滿足員工需求。

3.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。這是檔案實體管理向信息管理轉(zhuǎn)換必須依賴的業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，是檔案信息化的前提。企業(yè)應(yīng)該建立檔案信息化建設(shè)的管理體制，明確各單位和檔案管理部門在信息化過程的職責(zé);制定和完善相關(guān)的規(guī)章制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，為檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化奠定良好基礎(chǔ)。

4.信息安全建設(shè)。一方面是信息存儲的安全性。企業(yè)要加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫管理，建立全方位、多層次的備份系統(tǒng)。系統(tǒng)管理員利用集中式管理工具對全網(wǎng)的備份策略進(jìn)行統(tǒng)一管理，所有的數(shù)據(jù)可以被備份到與應(yīng)用服務(wù)器和備份服務(wù)器相連的任一數(shù)據(jù)庫內(nèi)，保證數(shù)據(jù)存儲的安全可靠。另一方面是檔案利用的安全性。為了確保檔案信息的安全，涉密文件一律不上網(wǎng)。檔案管理員要對檔案在線利用平臺的用戶進(jìn)行授權(quán)，并設(shè)置訪問日志，監(jiān)測異常訪問情況，設(shè)置限時限制以防止合法用戶登陸了后因忘記關(guān)閉網(wǎng)頁而泄密，制定完善的信息安全制度和信息安全的應(yīng)急預(yù)案，全面保證檔案信息的安全。

5.人才隊伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)需要一批既精通檔案業(yè)務(wù)又熟練掌握計算機(jī)技術(shù)的高素質(zhì)檔案人員，為此企業(yè)要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)的高層次信息人員，加強(qiáng)對在職人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，使其更新知識結(jié)構(gòu)，拓寬知識層面，提高業(yè)務(wù)技能，盡快掌握計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、微縮技術(shù)等新知識、新方法，為企業(yè)檔案信息化建設(shè)提供人才支撐和技術(shù)保障。

綜上所述，檔案信息化實際是檔案信息的數(shù)字化、檔案傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化、檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、檔案系統(tǒng)的集成化。推進(jìn)檔案信息化是時代發(fā)展的大方向，企業(yè)應(yīng)在這項工作中舍得投入人力、財力、物力，主動推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。只有實現(xiàn)企業(yè)檔案工作的信息化，才能和企業(yè)的發(fā)展相協(xié)調(diào)，才能適應(yīng)外部環(huán)境的需要，為企業(yè)提高市場競爭力，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

（作者單位：新天綠色能源股份有限公司）