法院檔案信息化中應(yīng)重視的幾個(gè)問題

解冰 李瑩

隨著司法公開大力推進(jìn)，法院信息化建設(shè)得到前所未有的重視，審判流程公開、裁判文書公開、執(zhí)行信息公開三大平臺建設(shè)迅速發(fā)展。檔案信息化作為法院信息化建設(shè)的重要部分，被提上了議事日程。去年，省高院兩次發(fā)文，要求兩級法院盡快完成庫藏檔案數(shù)字化掃描工作，以便更好地提供利用服務(wù)。筆者結(jié)合訴訟檔案信息化工作實(shí)際，淺談幾點(diǎn)認(rèn)識，希望對同仁有所幫助。

一、數(shù)字化掃描方式

訴訟檔案是人民法院的專業(yè)檔案，也是法院檔案中量最多的一類，約占庫藏量的90%。訴訟檔案數(shù)字化，主要有外包和自行掃描兩種方式。

外包掃描的特點(diǎn)：一是管理嚴(yán)、效率高。專業(yè)掃描公司對數(shù)字化人員有著一套嚴(yán)格的管理制度，如保密制度、安全措施、質(zhì)量控制制度等，根據(jù)任務(wù)量和工序的安排合理配置人力資源，工作效率得到了最大發(fā)揮;二是圖像質(zhì)量高。掃描人員熟悉各項(xiàng)數(shù)字化質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，能夠迅速地通過去污、去雜質(zhì)、糾偏等方式處理掃描圖像，使之更符合標(biāo)準(zhǔn);三是員工水平高。專業(yè)掃描人員經(jīng)過保密知識、檔案知識的培訓(xùn)，在工作中磨練了技能，操作水平較高;四是成本高。外包掃描按頁數(shù)和著錄數(shù)量計(jì)費(fèi)，以本市為例，案件最少的基層法院全部掃描下來也得需要近兩百萬的經(jīng)費(fèi)，如此大的支出，一般單位難以承受。

自行掃描的特點(diǎn)：一是經(jīng)費(fèi)投入少。僅需支出人工工資和購置掃描設(shè)備經(jīng)費(fèi)，比較容易實(shí)現(xiàn)。二是安全性、保密性高。由于是本單位員工，對檔案的安全和保密有較好的覺悟，無需過多擔(dān)心檔案泄秘問題。三是質(zhì)量不高。本單位員工沒有受過專業(yè)的檔案數(shù)字化培訓(xùn)和訓(xùn)練，掃描的圖像不清晰、傾斜，著錄的數(shù)據(jù)丟三落四、錯(cuò)誤百出。四是效率較低。本單位員工實(shí)行固定工資制，沒有工作積極性，干多干少一個(gè)樣，干好干壞一個(gè)樣，工作效率自然不高。

綜上，鑒于訴訟檔案基數(shù)大、增幅快、專業(yè)要求高，加之法院活多人少、工作量大，筆者建議采用數(shù)字化外包的形式，由有資質(zhì)、懂業(yè)務(wù)、高效率的專業(yè)公司進(jìn)行數(shù)字化加工，更有利于訴訟檔案數(shù)字化工作迅速高效完成。

二、檔案部門角色定位

現(xiàn)實(shí)工作中，由于檔案部門級別低、人員少、影響力小，檔案信息化工作往往本末倒置，由其他部門插手、指揮，甚至全權(quán)負(fù)責(zé)，檔案部門的力量微乎其微，不能起到對檔案信息化的規(guī)范作用。

2012年最高人民法院和國家檔案局聯(lián)合印發(fā)《人民法院檔案工作規(guī)定》，其中第十條規(guī)定，人民法院檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本院檔案信息化工作，開展檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。這就給法院檔案部門做了角色定位，它總體負(fù)責(zé)檔案信息化工作，負(fù)責(zé)全程管理電子訴訟檔案，負(fù)責(zé)歷史檔案數(shù)字化處理，技術(shù)部門提供技術(shù)支持。明確了檔案部門在檔案信息化中的主導(dǎo)作用，其他部門輔助配合，有利于檔案信息化工作正確開展。

2014年國家檔案局印發(fā)《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》，第二部分對檔案部門的管理職責(zé)和內(nèi)容做了詳細(xì)規(guī)定，進(jìn)一步細(xì)化了檔案部門的角色定位，進(jìn)一步將檔案部門在數(shù)字化外包中的關(guān)鍵作用明確出來。其中2.2-2.4中規(guī)定，檔案部門在檔案數(shù)字化招標(biāo)中要提出有關(guān)安全管理要求和技術(shù)指標(biāo)，協(xié)助制定招標(biāo)文件，審定合同，對檔案數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行資質(zhì)、業(yè)績、人員、軟件等方面考察。明確檔案部門在數(shù)字化招標(biāo)中要起到配合，監(jiān)督作用，從源頭上保證了訴訟檔案數(shù)字化的質(zhì)量。

三、數(shù)字化質(zhì)量的把控

確定數(shù)字化外包掃描公司后，檔案部門要進(jìn)行掃描加工場地的準(zhǔn)備，配備必要的設(shè)施設(shè)備，進(jìn)行入場前的登記備案。同時(shí)要制定各項(xiàng)規(guī)章制度，如安全保密制度、人員管理制度、掃描加工設(shè)備管理制度等，對數(shù)字化全過程進(jìn)行制度管理。掃描過程中還要派專人負(fù)責(zé)現(xiàn)場檢查和指導(dǎo)，監(jiān)督檢查掃描場所安全、工作紀(jì)律情況，指導(dǎo)訴訟檔案在掃描、著錄、掛接、裝訂中出現(xiàn)的各種問題。

檔案部門在整個(gè)數(shù)字化過程中要嚴(yán)把質(zhì)量，緊盯加工方的各道工序，確保檔案數(shù)字化成果符合標(biāo)準(zhǔn)要求。筆者認(rèn)為在質(zhì)量的把控方面有如下幾點(diǎn)需要格外注意：

（一）圖像質(zhì)量

大部分?jǐn)?shù)字化外包掃描公司對掃描的圖像僅進(jìn)行簡單的糾偏、裁邊處理，改變了圖像大小，打印出來十分不美觀。按國家檔案局的要求，技術(shù)人員需要對掃描影像進(jìn)行去底色、去雜質(zhì)、去污、去黑邊、糾偏、居中等操作，才符合相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。去黑邊、去黑點(diǎn)不是對圖像進(jìn)行簡單的裁邊，而是在不改變圖像大小的前提下，將這些雜質(zhì)去除。去底色是將掃描圖像的灰底去掉，變?yōu)榧儼?。糾偏處理，同樣是在不改變圖像大小的前提下，對歪斜、反向、位置偏移的圖像要進(jìn)行糾偏、正向、居中處理，使每張圖像的歪斜度不得超過1度。對掃描出來顏色較淺或較深、不易看清的圖像，要進(jìn)行調(diào)深或調(diào)淺處理，使之達(dá)到比原件更易辨識的效果，保證圖像清晰美觀，打印出來能夠正常利用。

（二）著錄質(zhì)量

訴訟檔案著錄項(xiàng)目較多，主要有當(dāng)事人信息、案件受理信息、結(jié)案信息和歸檔信息等。數(shù)字化外包公司員工在信息著錄時(shí)，經(jīng)常因不了解訴訟程序而錄錯(cuò)相關(guān)內(nèi)容。如將當(dāng)事人名稱錄錯(cuò)為同音、同義字，將訴訟主體稱謂錄錯(cuò)，將案號和檔號弄錯(cuò)。此時(shí)，經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理員要緊盯現(xiàn)場，進(jìn)行詳細(xì)指導(dǎo)。一般來說，對于當(dāng)事人信息，如果出現(xiàn)前后不一致的情況，以最后出具的正式裁判文書為準(zhǔn)，判決書會載明訴訟主體稱謂和名稱。承辦法官應(yīng)以副卷裁判文書簽發(fā)稿上的擬稿人為準(zhǔn)。案卷號、檔號除了要看裁判文書之外，還要看案卷封面的手寫登記信息。

信息著錄是開展訴訟檔案利用的關(guān)鍵，其中的每一項(xiàng)信息都很重要，如若出現(xiàn)錯(cuò)誤，就可能找不到相關(guān)檔案，或者給查找訴訟檔案帶來很大麻煩。對于案卷信息，一定要堅(jiān)持雙著錄，即兩人同時(shí)著錄，一致才可以通過核準(zhǔn)并保存，不一致則重新著錄。

（三）裝訂質(zhì)量

訴訟檔案在整理裝訂過程中會出現(xiàn)如下問題：數(shù)字化外包公司員工在拆卷、組卷時(shí)，沒有認(rèn)真核實(shí)材料，造成順序錯(cuò)誤或出現(xiàn)張冠李戴的情況;因案卷材料大小不一，沒有加襯，在裝訂后出現(xiàn)調(diào)頁的現(xiàn)象;因沒有對較大的圖紙進(jìn)行正確的折疊，造成無法翻閱利用等。

在檔案整理方面，必須確保案卷材料的一致性，必須確保順序正確、折疊合規(guī)。在檔案裝訂時(shí)，要采用三孔一線的方式進(jìn)行，卷內(nèi)材料右齊下齊，長度以180mm為宜，盡量在原孔上進(jìn)行，盡量用線裝（尤其是2000年以前的檔案），線要緊，結(jié)要結(jié)實(shí)。加工方要對訂卷質(zhì)量負(fù)責(zé)，不得出現(xiàn)掉頁、錯(cuò)訂等問題，檔案部門要進(jìn)行抽查，如若發(fā)現(xiàn)有裝訂問題概不接收，加工方要進(jìn)行全面自查，直到?jīng)]有裝訂錯(cuò)誤為止。

（四）掛接質(zhì)量

數(shù)據(jù)的掛接主要是數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)和數(shù)據(jù)入庫。由于掃描的圖像過多，在掛接中很容易出現(xiàn)錯(cuò)掛、漏掛的現(xiàn)象，導(dǎo)致無法在利用電子檔案時(shí)迅速查找相關(guān)內(nèi)容，從而降低工作效率及電子檔案利用率。主要錯(cuò)誤體現(xiàn)在兩方面：一是案卷圖像與內(nèi)容掛接錯(cuò)誤，即把1號檔案數(shù)字圖像掛接到了2號檔案里，圖像內(nèi)容與案卷信息不符;二是一個(gè)案卷內(nèi)數(shù)字圖像與卷內(nèi)目錄不符，如裁判文書掛接到了送達(dá)證項(xiàng)內(nèi)。

必須認(rèn)真將圖片與目錄一一對應(yīng)，將卷內(nèi)目錄內(nèi)容和掃描圖像對應(yīng)，實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的連接，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)與原有系統(tǒng)的無縫鏈接，數(shù)據(jù)掛接合格率要達(dá)到100%。

四、訴訟檔案網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用

在訴訟檔案全部掃描完成后，如何更好地開展電子檔案利用，也是新時(shí)期檔案管理工作的重中之重。訴訟檔案利用主要包括三類，即法院內(nèi)部因?qū)徟泄ぷ餍枰谏舷录?、同級法院之間調(diào)閱，檢察院、紀(jì)檢、監(jiān)獄、公安等部門因工作需要查閱，案件當(dāng)事人因自身需要查閱。訴訟檔案由于其自身特殊屬性，調(diào)閱、查閱、借閱量非常大，以本院為例，每年需接待近1000人次的利用，工作量很大。訴訟檔案全部數(shù)字化以后，這項(xiàng)工作就變得簡單且易于操作，只需輕點(diǎn)鼠標(biāo)，就能完成大部分借閱利用工作，不用頻繁去庫房找卷，不用擔(dān)心訴訟檔案借出總不歸還，不用天天在復(fù)印機(jī)旁勞累、受污染。具體有以下方面：

（一）內(nèi)部調(diào)閱卷

訴訟檔案全部數(shù)字化后，三級法院便可以開展系統(tǒng)網(wǎng)內(nèi)調(diào)卷，不再郵寄紙質(zhì)卷宗。這節(jié)省了法院大量的人力、物力，降低了案卷因調(diào)閱不退、丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

本院內(nèi)部調(diào)卷，主要包括主審法官本人、本業(yè)務(wù)庭、其他業(yè)務(wù)庭等的審判、審查業(yè)務(wù)工作需要調(diào)閱。全部數(shù)字化后，法官只要在局域網(wǎng)內(nèi)提交調(diào)卷需求（法官自己辦理的案件可直接查閱，無需審批），經(jīng)所在庭、室、處領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門同意后，就可以直接在計(jì)算機(jī)上瀏覽查閱，極為方便、快捷。

（二）對外查閱

對外查閱需設(shè)立電子閱檔室，根據(jù)實(shí)際情況配備適當(dāng)數(shù)量的計(jì)算機(jī)和打印機(jī)，安裝適合當(dāng)事人查詢訴訟檔案信息的軟件，方便當(dāng)事人利用。訴訟檔案管理軟件當(dāng)事人客戶端，建議只掛接訴訟檔案正卷庫，對于正副卷合一的需經(jīng)檔案管理員特別授權(quán)才能查閱，刑事卷的公安卷、檢察卷不建議對外查閱。訴訟卷正卷利用時(shí)只能瀏覽，不得隨意進(jìn)行下載和打印，確有需要的要進(jìn)行申請，由檔案管理員來完成。同時(shí)還要注意計(jì)算機(jī)的安全管理，不得插U盤，要設(shè)置重啟恢復(fù)程序，不得進(jìn)行查詢?yōu)g覽外的其他操作等等，確保設(shè)備和數(shù)據(jù)安全。

（作者單位：唐山市中級人民法院 ）