建平臺 強管理 構(gòu)建可持續(xù)發(fā)展的數(shù)字檔案館

張陌華 劉紅春

檔案是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低等問題不斷凸顯。隨著時代發(fā)展和社會進步，計算機技術(shù)被廣泛地應(yīng)用于檔案管理工作當中，解決了存儲難、運輸難、查找難等難題。遷西縣檔案館從搭建平臺、強化管理入手，實現(xiàn)了檔案管理數(shù)字化，檔案管理工作事半功倍、順暢高效。筆者認為有幾點經(jīng)驗值得借鑒。

首先是完善硬件，搭建數(shù)字化存儲平臺。檔案是一種能被傳輸、傳達的信息，它是以文件、圖像等載體體現(xiàn)出來的信息。如今，我國的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平不斷提高，檔案管理的數(shù)字化必然要依靠科學技術(shù)的發(fā)展來實現(xiàn)。遷西縣檔案館從實際出發(fā)，本著檔案信息系統(tǒng)運行穩(wěn)定、功能完善、使用方便、館室共建、資源共享的工作思路，于2007年投資181萬元啟動檔案數(shù)字化工程，購置了3臺服務(wù)器，磁盤陣列1套，交換機、路由器各2臺，UPS電源1套、攝像機、照相機、刻錄機各1臺、掃描儀6臺、打印、復印機各2臺，投影儀1臺，所有設(shè)備都是知名品牌，高標配置。組建了 “三網(wǎng)、四庫、三個平臺”，“三網(wǎng)”是檔案（局）館局域網(wǎng)，黨政網(wǎng)、因特網(wǎng)，“三網(wǎng)”均采用物理隔離，保證了檔案信息的絕對安全?！八膸臁笔丘^藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案數(shù)字全文數(shù)據(jù)庫、照片檔案數(shù)據(jù)庫和多媒體文件數(shù)據(jù)庫。“三個平臺”是檔案數(shù)據(jù)綜合管理平臺、檔案在線接收指導平臺、檔案信息檢索服務(wù)平臺。實現(xiàn)了縣檔案局（館）與縣直單位、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室之間檔案數(shù)據(jù)的“網(wǎng)上傳輸、網(wǎng)上檢查、網(wǎng)上指導、網(wǎng)上查詢利用”，做到了館藏檔案數(shù)字化、檔案管理在線化、檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。

其次是建立數(shù)字信息檔案館，館藏檔案實現(xiàn)數(shù)字化。為確保數(shù)字檔案館質(zhì)量和服務(wù)能力，遷西縣檔案局經(jīng)過調(diào)研，制定了嚴謹?shù)摹稒n案數(shù)字化建設(shè)實施方案》和科學的檔案數(shù)字化加工處理工序，主要流程包括檔案出庫、檔案整理、目錄校對、掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、總質(zhì)檢、數(shù)據(jù)備份、檔案裝訂等，制定了嚴格的檔案保密制度、檔案數(shù)字化工程工作制度，采取了員工持牌上崗，安裝監(jiān)控設(shè)備，詳細辦理出入庫手續(xù)等措施，保證了實體檔案在數(shù)字化加工過程中的安全、完整，同時專門派5人對數(shù)字化過程中的目錄校對、圖像質(zhì)量、數(shù)據(jù)掛接等逐條逐頁進行質(zhì)檢，從而保證了檔案目錄數(shù)據(jù)的正確性、圖像與目錄掛接的準確性、數(shù)據(jù)存放的安全性，確保了數(shù)字化檔案館質(zhì)量。共掃描檔案500萬頁，校對、增錄、修改目錄53萬條，館藏各門類檔案、圖書資料等全部實現(xiàn)了檔案目錄、檔案全文檢索，機檢率100%，2007年12月，河北省檔案數(shù)字化現(xiàn)場會在遷西召開。為確保數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)安全，對掃描數(shù)據(jù)進行了多形式，多介質(zhì)備份，從形式上，對原始掃描數(shù)據(jù)、編輯數(shù)據(jù)、單層PDF數(shù)據(jù)、雙層PDF數(shù)據(jù)進行了備份。從介質(zhì)上，采用了磁盤陣列、移動硬盤、光盤三種形式備份，另外還對這些數(shù)據(jù)特別安裝了加密系統(tǒng)的移動硬盤進行了異地雙套備份。與此同時，由于信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的，建設(shè)復合型的管理隊伍、提高檔案管理人員的信息化意識就顯得極為重要，這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。

第三，可持續(xù)發(fā)展是檔案數(shù)字化的必需特征。數(shù)字檔案館建設(shè)是一項社會化的系統(tǒng)工程，必須協(xié)調(diào)聯(lián)動、持續(xù)發(fā)展。在館藏檔案數(shù)字化基礎(chǔ)上，為確保檔案數(shù)字化實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，遷西縣又下大力量抓了縣直單位和鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室的檔案數(shù)字化工作，因為檔案室檔案數(shù)字化是檔案館數(shù)字化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，必須從電子文件歸檔抓起，從接收數(shù)字檔案入手。加強電子檔案管理，由于電子檔案是數(shù)字檔案的重要來源，結(jié)合年度文件歸檔檢查和檔案執(zhí)法檢查，對各立檔單位電子檔案管理工作進行嚴格督導檢查，保證電子檔案隨時歸檔;再從數(shù)字檔案接收入手， 2011年開始，在每年接收檔案進館工作中，文書檔案、民生檔案等全面實現(xiàn)了“雙軌制”接收，即紙質(zhì)檔案、數(shù)字檔案、電子檔案一并接收。檔案數(shù)字化的實現(xiàn)和網(wǎng)絡(luò)平臺的搭建，使遷西檔案服務(wù)方式、服務(wù)手段、服務(wù)效能發(fā)生了歷史性轉(zhuǎn)折，實現(xiàn)了質(zhì)的飛躍，服務(wù)效能全面提升。在服務(wù)方式上實現(xiàn)了由傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式的轉(zhuǎn)變，即由原來的手工檢索轉(zhuǎn)變?yōu)槲C檢索，既可以目錄檢索又可全文檢索;在利用方式上由單一化轉(zhuǎn)向多元化。既可以查閱服務(wù)又可專題服務(wù)、信息服務(wù)、展覽服務(wù)、網(wǎng)上服務(wù)，既可以域內(nèi)服務(wù)又可互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)。

綜上所述，正是由于遷西縣檔案館在搭建數(shù)字信息平臺上一步到位，在強化內(nèi)部管理上一絲不茍，在促進檔案管理數(shù)字化、信息化上一招不讓，才使得整個檔案管理系統(tǒng)和操作流程呈現(xiàn)出科學、高效、順暢的良好局面。

（作者單位：遷西縣檔案局）