燃?xì)夤緳n案的信息化建設(shè)

倪志強

現(xiàn)代企業(yè)要實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、制度化、體系化管理，必須建立科學(xué)的檔案管理制度體系。制定適應(yīng)現(xiàn)代燃?xì)馄髽I(yè)發(fā)展的檔案管理制度體系，是保證檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展和管理水平提高的必然選擇。今年以來，筆者所在市燃?xì)饧瘓F(tuán)應(yīng)市檔案局要求認(rèn)真貫徹《河北省企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定辦法》，努力提高企業(yè)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化水平，并在檔案的信息化建設(shè)方面進(jìn)行了探索和實踐。本文結(jié)合燃?xì)饧瘓F(tuán)檔案信息化建設(shè)的實踐對燃?xì)鈾n案信息化建設(shè)提出一些探索性研究。

一、燃?xì)夤镜臋n案信息化管理概述

1978年成立至今，燃?xì)饧瘓F(tuán)已經(jīng)發(fā)展建立起現(xiàn)代企業(yè)管理制度平臺?；仡櫲?xì)馐聵I(yè)發(fā)展史，檔案記錄已成為歷史的見證。如何科學(xué)有效的管理這些珍貴的資料，成為燃?xì)饧瘓F(tuán)檔案管理者一直探索和追求的事業(yè)。集團(tuán)公司先后制定《燃?xì)饧瘓F(tuán)檔案管理制度》及《技術(shù)檔案管理制度》等相關(guān)制度確保燃?xì)饧瘓F(tuán)檔案工作的開展。今年以來，為貫徹落實市檔案局3A級認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)，集團(tuán)公司購置檔案密集架、計算機、服務(wù)器等設(shè)施、設(shè)備，投資建立地理信息系統(tǒng)，為達(dá)到要求標(biāo)準(zhǔn)而努力?，F(xiàn)今燃?xì)饧瘓F(tuán)科學(xué)的檔案管理制度將更好地為適應(yīng)未來燃?xì)馐聵I(yè)的發(fā)展提供有力的支持。

二、日常檔案管理的信息化建設(shè)

檔案工作信息化是當(dāng)今發(fā)展的大趨勢，傳統(tǒng)的檔案管理模式存在很多弊端和不足。例如，因年代久遠(yuǎn)，一些檔案在利用時因為檢索工具不全，或者其他方面的原因，需要大量的人力和時間去尋找文件。使用計算機檔案管理后，由于計算機的運算速度快，儲存空間大，計算精度高，可以及時給檔案管理人員準(zhǔn)確、全面、快速的查找相關(guān)文件和有關(guān)數(shù)據(jù)。同時計算機管理檔案有利于材料的完整保存，延長了檔案的壽命，節(jié)省了資源。當(dāng)然檔案管理工作的信息化也存在一些問題，需要我們探討。

建立高標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理系統(tǒng)，必須要選擇科學(xué)、合理的信息軟件系統(tǒng)。

目前圍繞檔案信息化管理的信息軟件系統(tǒng)繁多，技術(shù)水平參差不齊，選擇一套可靠的軟件系統(tǒng)成為檔案信息化系統(tǒng)的關(guān)鍵。檔案管理人員應(yīng)該認(rèn)真考察，實際操作，選擇符合本企業(yè)檔案信息化管理適應(yīng)的軟件系統(tǒng)。

（2）強化檔案管理人員的檔案信息化管理意識及管理水平。

檔案管理人員應(yīng)具備科學(xué)化和現(xiàn)代化管理的意識，全面實現(xiàn)檔案信息化管理必須要有高素質(zhì)檔案管理人員。加強檔案管理人員的政治素質(zhì)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)尤為重要。只有在政治素質(zhì)過硬的前提下，檔案管理工作才能做到保密性，只有在業(yè)務(wù)素質(zhì)提高的情況下，才能實現(xiàn)檔案管理工作的真實性和完整性。只有做到檔案管理的三個特性，保密性、真實性、和完整性才能真正建設(shè)起檔案信息化管理。所以現(xiàn)代檔案管理需要學(xué)習(xí)《檔案法》和檔案管理知識，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，懂得計算機管理技術(shù)的具有雙重知識結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才。

（3）檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)。

檔案信息系統(tǒng)是一個動態(tài)的系統(tǒng)，需要檔案人員不斷進(jìn)行更新和維護(hù)，要使檔案信息系統(tǒng)發(fā)揮最大作用，信息錄入要完整，只有數(shù)據(jù)完整，后期維護(hù)才能順利進(jìn)行。信息錄入要準(zhǔn)確，只有準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)庫的后期維護(hù)才會有意義。培養(yǎng)時時更新意識，要派專門管檔人員及時對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行更新和核準(zhǔn)。只有做到這些，保證了人員信息的真實性和準(zhǔn)確性，同時為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，對電子檔案的存儲設(shè)備及軟件應(yīng)進(jìn)行專人的定期維護(hù)和升級。

三、具有燃?xì)馓厣臋n案管理工作

去年年底燃?xì)饧瘓F(tuán)為提升管網(wǎng)安全及檔案管理水平投資建設(shè)了地理信息系統(tǒng)，用于日常管線的管理工作。地理信息系統(tǒng)（簡稱GIS系統(tǒng)）是一種近30年才慢慢發(fā)展起來的一種新型的計算機軟件系統(tǒng)。它主要是將地理或空間數(shù)據(jù)信息與其屬性信息結(jié)合起來，實現(xiàn)圖與文字?jǐn)?shù)據(jù)共同處理的一個軟件系統(tǒng)，在計算機硬件與軟件的支持下，結(jié)合實際信息與科學(xué)的理論，提供對規(guī)劃、管理、決策和研究所需的重要的信息。通過地理信息系統(tǒng)，我公司可以直觀的查看管線的屬性信息，了解管線的所在道路、管線類型、管徑壁厚、修建年代等。簡化了以往管網(wǎng)檔案信息查詢的流程，為燃?xì)饧瘓F(tuán)管網(wǎng)的安全運行起到保障作用。

地理信息的檔案管理的優(yōu)點在與能夠方便靈活的查詢圖形與屬性數(shù)據(jù)信息，并能快捷的檢索設(shè)備、燃?xì)夤芫€資料的空間信息以及運行狀態(tài);能夠根據(jù)圖形查詢并定位任何一個位置的管網(wǎng)設(shè)施;具有完善的管網(wǎng)維護(hù)功能，充分滿足管網(wǎng)數(shù)據(jù)的動態(tài)維護(hù)的需要;為燃?xì)夤芫W(wǎng)檔案管理的現(xiàn)代化以及燃?xì)夤芫W(wǎng)生命周期管理奠定了堅實的基礎(chǔ)。

四、總結(jié)

隨著科技的進(jìn)步，信息化已不可避免地進(jìn)入了檔案管理的領(lǐng)域。因此充分利用計算機功能，不僅能提高檔案管理效率，還能節(jié)省大量的人力、物力。然而檔案信息化建設(shè)依然是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要長期細(xì)致的工作。檔案工作從傳統(tǒng)向現(xiàn)代信息化的重大轉(zhuǎn)變，如何加速實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案的利用水平，成為需要檔案工作者不斷探討和研究的問題。在開發(fā)過程中檔案工作者應(yīng)該堅持量力而行、循序漸進(jìn)、實用有效的原則，用信息化建設(shè)思想統(tǒng)攬全局，實現(xiàn)檔案管理歷史性的跨越。

（作者單位：唐山市燃?xì)饧瘓F(tuán)有限公司）