檔案信息化管理中存在的幾個(gè)問(wèn)題

方國(guó)玲

隨著檔案規(guī)模的擴(kuò)大，檔案信息量劇增，傳統(tǒng)的手工管理己不能適應(yīng)和滿足檔案發(fā)展的需要。建立檔案信息網(wǎng)，將檔案的實(shí)體管理上升為檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，對(duì)檔案信息的使用真正做到方便、準(zhǔn)確、快捷，提高工作效率，滿足工作需求。在今天，信息化已成為當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一個(gè)標(biāo)志，隨著信息社會(huì)的到來(lái)，信息技術(shù)在社會(huì)發(fā)展中扮演了越來(lái)越重要的角色。檔案建設(shè)的重心也隨著向信息化轉(zhuǎn)移，檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)，是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。何為檔案信息化，首先了解什么是檔案信息化及其優(yōu)缺點(diǎn)，才能了解其現(xiàn)在面臨的問(wèn)題，進(jìn)而找到解決的對(duì)策和方法。

什么是檔案信息化。所謂檔案信息化，就是檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過(guò)程。在這一過(guò)程中，要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用現(xiàn)代化水平。

檔案信息化的優(yōu)勢(shì)。傳統(tǒng)的手工管理，檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。如果實(shí)行信息化后，檔案管理只需一次錄入可以多次利用;數(shù)據(jù)無(wú)論從文書管理錄入、還是從檔案管理錄入，只需錄入一次，即可在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。數(shù)據(jù)錄入后，可以方便的打印出相關(guān)的收發(fā)文單據(jù)、匯總表;可以方便的打印出檔案的背脊、封面，案卷目錄、文件目錄、背考表等。

傳統(tǒng)的檢索方式是檔案管理人員從一本一本的目錄中，找出所需的檔案來(lái)，然后根據(jù)上面的記錄到庫(kù)房中查找，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。檔案管理信息化后，檔案的檢索與查詢只需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)就可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)的查詢，無(wú)論在時(shí)間還是空間上都顯得更為方便簡(jiǎn)潔。

傳統(tǒng)的檔案查借閱多為手工為主，費(fèi)時(shí)費(fèi)力、容易出錯(cuò)，檔案的查借閱采用計(jì)算機(jī)管理，操作方便，同時(shí)可以自動(dòng)產(chǎn)生催還記錄，對(duì)過(guò)期不還的借閱者進(jìn)行有效的催還。

雖然檔案信息有這樣多的優(yōu)點(diǎn)，但也存在很多問(wèn)題。對(duì)檔案管理整體工作而言，檔案進(jìn)行信息化管理屬于一種新的管理方式，在管理的過(guò)程中難免會(huì)走彎路。本文針對(duì)當(dāng)前檔案信息化管理中存在的若干問(wèn)題，提出自己的幾點(diǎn)看法。

1.增強(qiáng)檔案信息化利大于弊的思想意識(shí)。一些檔案管理工作者由于自身工作經(jīng)歷、年齡層次和文化程度的差異，在一定程度上存在墨守成規(guī)、因循守舊的思想。具體表現(xiàn)為一些人認(rèn)為信息化屬于高投入、低產(chǎn)出的事物;紙質(zhì)檔案在數(shù)字化傳輸過(guò)程中容易受到破壞;檔案信息化管理中進(jìn)行網(wǎng)上信息傳輸時(shí)，機(jī)器設(shè)備容易出現(xiàn)故障，檔案的安全得不到保障等。

檔案信息化在信息量和信息傳輸速度等方面的優(yōu)勢(shì)是紙質(zhì)檔案無(wú)法企及的，但檔案信息化的缺點(diǎn)是受人員和設(shè)備的影響比較大。在目前現(xiàn)有的信息技術(shù)和經(jīng)濟(jì)條件下，電子檔案還不能完全取代紙質(zhì)檔案，這兩種方式必須在一段很長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)并存并且相互支持，以實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的“雙套制”。

2.檔案信息化應(yīng)該區(qū)別于數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。很多人將檔案信息化和檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的概念相互混淆，這是很不對(duì)的，這也是沒(méi)有弄清檔案信息化建設(shè)的實(shí)質(zhì)，沒(méi)有理解檔案信息化是一項(xiàng)系統(tǒng)的、有規(guī)劃的建設(shè)。檔案信息化的建設(shè)目標(biāo)應(yīng)該將信息資源建設(shè)作為核心，將電子信息管理作為重點(diǎn)內(nèi)容，保障電子文件信息的真實(shí)性、完整性和安全性。同時(shí)以互聯(lián)網(wǎng)作為信息基礎(chǔ)，加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)步伐，對(duì)檔案電子文件進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的有效管理和實(shí)時(shí)利用，并且實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)化。

3.檔案信息化應(yīng)該注重適用性和有效性。檔案信息化建設(shè)應(yīng)該注重適用性和有效性的原則，建設(shè)過(guò)程中突出重點(diǎn)，并且以點(diǎn)帶面地進(jìn)行各項(xiàng)信息建設(shè)工作。從實(shí)際出發(fā)注重建設(shè)的時(shí)效性，在追求投資效益的同時(shí)也不能搞形式主義。加強(qiáng)對(duì)各項(xiàng)建設(shè)工作的統(tǒng)籌兼顧，做到重點(diǎn)突出、循序漸進(jìn)。檔案信息化建設(shè)的總體目標(biāo)應(yīng)該具有一定的高度，但在實(shí)際建設(shè)過(guò)程中應(yīng)該分階段實(shí)施，按照適用性和有效性的原則有步驟的進(jìn)行建設(shè)。檔案信息建設(shè)過(guò)程中不能盲目追求系統(tǒng)的完整性，或者是缺乏對(duì)檔案信息化建設(shè)復(fù)雜性的估計(jì)，導(dǎo)致預(yù)期目標(biāo)不符合實(shí)際，可能出現(xiàn)后期投入經(jīng)費(fèi)不足、建設(shè)時(shí)間無(wú)法保障等問(wèn)題，甚至讓已有的投入付之東流，帶來(lái)巨大的人力、財(cái)力損失。檔案信息化建設(shè)應(yīng)該以基礎(chǔ)業(yè)務(wù)為依托，并且和基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)相互協(xié)調(diào)、相互兼顧，兩者之間取長(zhǎng)補(bǔ)短，以保障信息化建設(shè)能夠發(fā)揮最大的功能和效益。

如何實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。筆者認(rèn)為：

一是加快硬件設(shè)施建設(shè)。實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化， 要及時(shí)配備檔案管理現(xiàn)代化所需要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。

二是要統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒(méi)有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源就無(wú)法建立;如果各單位檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無(wú)法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。

三是要建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍，提高管理人員工作技能。檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質(zhì)量。提高檔案管理人員的信息化意識(shí)。信息時(shí)代文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性、安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要長(zhǎng)期細(xì)致的工作，有待于在實(shí)踐中不斷發(fā)展和完善，在開發(fā)過(guò)程中應(yīng)該堅(jiān)持量力而行、循序漸進(jìn)、實(shí)用有效的原則，用信息化建設(shè)思想統(tǒng)攬全局，實(shí)現(xiàn)檔案管理歷史性的跨越，從而保證檔案信息化建設(shè)與全社會(huì)信息化同步發(fā)展，為促進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，維護(hù)社會(huì)政治穩(wěn)定提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。

（作者單位：住建局釣魚臺(tái)房管所）