淺議工程檔案信息化管理的基礎工作

陳廷靜

借助現(xiàn)代微機、信息技術，實現(xiàn)檔案管理信息化、數(shù)字化，是檔案管理方式從傳統(tǒng)走向現(xiàn)代的歷史性跨越。而實現(xiàn)這一歷史性跨越，必須從基礎工作做起。自2009年3月起，兩河指揮部組織實施了陡河青龍河防洪排澇綜合整治工程及環(huán)城水系公園廣場建設工程。 該項工程投資額度大、參建單位多、建設周期長。涉及到水利、園林景觀綠化、橋梁、道路、供電、水工建筑物、雕塑、房建等多個專業(yè)，簽訂合同總計900余份。竣工驗收項目已接收資料總計9200多卷。大量的工程檔案資料，沿用原始的檔案管理辦法已難以管理。兩河指揮部本著“對歷史負責，為現(xiàn)實服務，替未來著想”的宗旨，采取先進的管理方式，充分利用現(xiàn)代信息管理技術，加強檔案信息化管理的基礎工作，加快工程檔案的信息化管理進程，逐步提高存檔質(zhì)量和利用效率。這些資料為工程后續(xù)養(yǎng)護管理等工作提供重要的依據(jù)，為唐山市地方歷史提供重要的史實資料，對兩河及沿河區(qū)域的建設和發(fā)展具有重要的意義。

一、健全機構、配齊人員

兩河指揮部根據(jù)國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布的《重大建設項目檔案驗收辦法》規(guī)定，充分認識工程檔案在建設項目竣工驗收中的重要性以及對項目建成后的管理、使用、維護、改建、擴建、技改、審計等方面的重要作用，從項目立項開始，就成立檔案小組，配備專門工作人員，負責文件、圖紙、合同等資料的收集、管理工作。對項目檔案工作實行統(tǒng)一管理，對本單位各部門和設計、施工、監(jiān)理等參建單位進行有效的監(jiān)督、指導，確保項目檔案工作與項目建設同步進行。定期召集有關參建單位及檔案管理人員參加項目檔案工作會議，匯報項目檔案工作進度，安排部署下步工作。

二、加強對檔案管理人員的培訓

檔案管理信息化是新事物，有別于傳統(tǒng)的檔案管理模式。因此要通過各種形式，組織檔案管理人員的培訓，使他們學會新知識，掌握新技能，提高對檔案信息化管理的重視程度，加大對法律法規(guī)的宣傳力度，提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)。一是積極參加各級檔案管理部門組織的培訓學習。二是在工作中實行一對一的幫扶方法，由業(yè)務工作水平較高的檔案管理人員對業(yè)務能力較差的管理人員進行幫帶培訓工作，在檔案資源、文書等方面的工作能力進行科學有效的培訓。

三、建立健全檔案管理規(guī)章制度

一是檔案收集工作。陡河青龍河防洪排澇綜合整治工程在與設計、勘察、施工、監(jiān)理等參建單位簽署各類合同、協(xié)議時，明確規(guī)定工程檔案應具備的質(zhì)量和數(shù)量要求、移交時間等，把項目文件資料的收集、整理和歸檔納入合同管理，明確圖紙資料移交的具體要求和處罰條款。指揮部制定了《唐山市環(huán)城水系工程建設項目檔案資料歸檔范圍及保管期限表》、《唐山市環(huán)城水系工程建設項目檔案資料歸檔目錄》，按照前期資料、施工資料、監(jiān)理資料等八項內(nèi)容將檔案整理的收集歸檔范圍進行了分類，明確了建設單位資料接收范圍及向城建檔案館移交資料范圍。《施工監(jiān)理階段資料立卷整理標準》對施工監(jiān)理單位提出了詳細的立卷整理方法及數(shù)量等要求。

二是建立合同臺帳。合同管理是項目建設中的一項重要內(nèi)容。項目建設初期應該成立專門的部門對項目建設簽訂的合同內(nèi)容進行審核、把關。制定合同審批單，對合同簽訂日期、內(nèi)容摘要、審核領導、經(jīng)辦人、份數(shù)、保管出處等內(nèi)容進行詳細登記，并分類匯總，建立臺帳。圍繞合同，由經(jīng)辦人負責收集相關資料，整理裝盒后定期移交檔案室。并為日常管理工作和審計工作提前做好充分準備。

三是檔案移交、鑒定工作。依據(jù)《重大建設項目檔案驗收辦法》，為保證項目檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性，指揮部結合實際，分別制定了適用于指揮部內(nèi)部資料及施工監(jiān)理單位移交程序及表格：指揮部相關各處室、所屬各單位均按照《歸檔目錄》要求及移交流程移交資料，遵循“誰形成誰負責”的原則。在掌握審核標準上，堅持高標準、嚴要求、不馬虎遷就，以確保項目檔案的質(zhì)量。

四是檔案分類編號。為了系統(tǒng)、科學的管理檔案，充分發(fā)揮工程檔案的作用，安全有序的對檔案進行保管，檔案室首先對工程總體情況進行了摸底、調(diào)研工作。按照六個單獨立項子項目將檔案分類大項依次分類。結合工程實際特點，編制了檔案號、檔案類目設置、檔案分類形式、排序等具體方案。

五是檔案數(shù)字化建設方案。隨著信息社會的到來，信息與信息技術應用在檔案基礎業(yè)務建設中日漸增多，檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設，成為了檔案工作發(fā)展的必然趨勢。兩河指揮部將工程檔案及文書檔案列入檔案數(shù)字化范圍，按照檔案部門規(guī)定，制定檔案數(shù)字化掃描加工方案。

四、加強檔案信息化管理軟、硬件建設

檔案網(wǎng)絡系統(tǒng)的建設以及數(shù)字化設備的建設都屬于基礎設施的建設。檔案資源共享以及信息交換的前提便是網(wǎng)絡系統(tǒng)，通過構建信息數(shù)據(jù)庫，使檔案能實現(xiàn)信息的共享。各種數(shù)碼相機、掃描儀、打印機等共同構成了檔案的數(shù)字化設備，對這些設備加以利用，可以使檔案的一體化管理得以實現(xiàn)。同時專門購置了數(shù)碼相機、掃描儀、打印機等數(shù)字化設備，配備了檔案管理軟件，結合兩河工程檔案資料量大的實際，聘請專業(yè)的檔案數(shù)字化加工公司掃描，為推進檔案信息化管理奠定了基礎。

（作者單位：唐山市陡河青龍河開發(fā)建設指揮部 ）