煤炭企業(yè)檔案信息化管理之我見

董紹娟

煤礦檔案管理作為礦山企業(yè)的基礎(chǔ)工作和智能決策支持系統(tǒng)，必須為煤礦的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)，堅(jiān)持管理創(chuàng)新以適應(yīng)煤礦的其他各項(xiàng)工作。近年來(lái)，隨著煤炭市場(chǎng)的平穩(wěn)發(fā)展，煤炭企業(yè)在安全生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理、科技創(chuàng)新、設(shè)備投入等方面不斷完善提升，大大促進(jìn)了企業(yè)的快速發(fā)展。伴隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)和遠(yuǎn)程傳輸?shù)鹊默F(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，煤炭企業(yè)辦公自動(dòng)化、信息資源利用網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程加快，電子環(huán)境日益普遍。作為煤炭企業(yè)核心信息的接收者、持有者、提供利用者的檔案機(jī)構(gòu)，要利用現(xiàn)有資源，將檔案管理與數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、遠(yuǎn)程通信技術(shù)等現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)有機(jī)整合，實(shí)現(xiàn)煤炭企業(yè)檔案信息化管理，更好的為企業(yè)服務(wù)。

一、強(qiáng)化各級(jí)管理者對(duì)檔案信息化的重視

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化的重視

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，其目的在于提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理水平，并且應(yīng)認(rèn)識(shí)到建設(shè)一支檔案信息化人才隊(duì)伍是企業(yè)檔案自動(dòng)化的客觀要求，同時(shí)，加大力度推廣檔案信息化建設(shè)，要求全體員工積極配合。

（二）強(qiáng)化法制意識(shí)

樹立法制意識(shí)，是做好企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)。搞好企業(yè)檔案工作要從“提高認(rèn)識(shí)、強(qiáng)化制度”上下功夫，使依法治檔深入人心。首先是提高執(zhí)法認(rèn)識(shí)，要大力宣傳《檔案法》等國(guó)家法律法規(guī)，做到知法、懂法，明確執(zhí)法的嚴(yán)肅性，提高工作的自覺性，從而解決和杜絕檔案工作可有可無(wú)等錯(cuò)誤思想。其次要提高重要性的認(rèn)識(shí)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員對(duì)檔案工作重要性的正確認(rèn)識(shí)是推進(jìn)和搞好檔案工作的重要基礎(chǔ)。第三要加強(qiáng)檔案工作的制度建設(shè)和管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，把檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃，保證檔案工作專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，落實(shí)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檔案工作責(zé)任制，使依法治檔工作落到實(shí)處。

二、做好信息化建設(shè)管理布局

（一）依托企業(yè)單位局域網(wǎng)，構(gòu)建本單位信息管理平臺(tái)

在局域網(wǎng)上，檔案管理信息系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)信息應(yīng)用系統(tǒng)（OA、PDM、ERP等）互相聯(lián)通，資源共享。通過系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)接口，可以解決電子文件及元數(shù)據(jù)的采集、加工、鑒定、歸檔、管理和維護(hù)問題，對(duì)各系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件實(shí)施前端控制和全程管理，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，可以保障檔案信息資源類別的豐富和總量的增加，并保證數(shù)據(jù)真實(shí)、完整、有效;同時(shí)，整合各類檔案信息資源，建設(shè)一批專題數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)其實(shí)施統(tǒng)一管理，既可避免出現(xiàn)信息孤島，又方便信息管理和利用。

（二）以檔案綜合資源管理系統(tǒng)為平臺(tái)，管理館藏傳統(tǒng)和各門類檔案信息

檔案綜合資源管理平臺(tái)建設(shè)以檔案信息資源共享為目的，以現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)資料控制為重點(diǎn)。其基本構(gòu)成檔案信息發(fā)布網(wǎng)頁(yè)，檔案管理系統(tǒng)、文檔一體化系統(tǒng)，網(wǎng)上遠(yuǎn)程檢索系統(tǒng)、電子文件和檔案全過程管理系統(tǒng)。其上流轉(zhuǎn)的文件資料信息以電子文件形式存在，設(shè)計(jì)、試驗(yàn)、制造各個(gè)環(huán)節(jié)的電子文件實(shí)現(xiàn)了有效傳遞交換和共享，突破了信息管理孤島，形成了集成化的檔案管理業(yè)務(wù)環(huán)境。在該平臺(tái)上，可對(duì)檔案數(shù)據(jù)實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，包括動(dòng)態(tài)采集、動(dòng)態(tài)更改、動(dòng)態(tài)跟蹤、動(dòng)態(tài)發(fā)布。

（三）以綜合辦公系統(tǒng)（OA）為管理平臺(tái)，對(duì)煤炭企業(yè)事務(wù)信息實(shí)施全電子化管理

綜合辦公系統(tǒng)對(duì)企業(yè)單位公文實(shí)施收發(fā)管理的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)了全面、系統(tǒng)地記錄企業(yè)單位各項(xiàng)事務(wù)活動(dòng)。充分發(fā)揮綜合辦公系統(tǒng)效率高、權(quán)限分明、自動(dòng)歸檔、檢索準(zhǔn)確、使用方便的優(yōu)勢(shì)，按照文檔一體化原則，對(duì)政務(wù)工作中的電子文件實(shí)施全過程管理，即在文件形成、收集、鑒定、歸檔、保存和利用的全過程發(fā)揮作用，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作的記錄和電子文檔緊密相連和對(duì)文件實(shí)施全程閉環(huán)管理，確保信息渠道暢通。

（四）以檔案網(wǎng)站為核心，建立各類檔案信息資源發(fā)布平臺(tái)

建立企業(yè)單位檔案網(wǎng)站的首要目的是向單位內(nèi)部提供檔案信息的查詢服務(wù)，可使用戶借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)方便的檔案信息查詢、分類查詢和專題查詢等多種方式查詢檔案目錄信息，也可以實(shí)時(shí)了解文件資料借閱的更改狀況，進(jìn)行電子文件歸檔，查看照片檔案，瀏覽檔案全文等。

三、做好檔案信息化管理的數(shù)據(jù)管理

（一）要積極推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)化歸檔工作

利用煤炭企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)化辦公平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化歸檔。各立卷部門的檔案管理者在檔案管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃和在專職檔案人員的指導(dǎo)下，根據(jù)自己的權(quán)限范圍將所在部門產(chǎn)生的需要?dú)w檔的文件備注處理意見，通過自動(dòng)化辦公平臺(tái)傳輸?shù)綑n案館數(shù)據(jù)庫(kù)，年終時(shí)只要向檔案科移交一份組卷清單即可，從而減少了檔案管理部門的計(jì)算機(jī)輸入工作。檔案科只需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行一些深層次的處理開發(fā)，便可完成檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔。

（二）建立重要檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，保證重要數(shù)據(jù)的安全

建立煤炭企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是檔案數(shù)字化管理的核心。要將檔案全部轉(zhuǎn)化為信息資源要投入巨大的資金和人力，還有部分檔案屬于企業(yè)機(jī)密，檔案數(shù)字化應(yīng)抓住幾方面的重點(diǎn)。一是建立收藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。主要是根據(jù)單位各類檔案基本情況，通過著錄標(biāo)引，把單位收藏的文書類、科技類、會(huì)計(jì)類和影音類檔案的檔號(hào)、題名、責(zé)任人、形成的時(shí)間、數(shù)量、主題詞、提要以及文件級(jí)的原文等基本情況錄入計(jì)算機(jī)，建立基本數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣可以通過計(jì)算機(jī)檢索提供檔案原件的利用。二是建立基層報(bào)表數(shù)據(jù)庫(kù)。在煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中，建立狀態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)和基層報(bào)表，將各部門要報(bào)送的數(shù)據(jù)、反饋的信息通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)直接填入所建立的數(shù)據(jù)庫(kù)中，再按要求進(jìn)行調(diào)整。并根據(jù)上級(jí)要求和使用情況，及時(shí)、迅速、準(zhǔn)確地做好基層報(bào)表的填報(bào)工作。檔案部門可以依托自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，積極開發(fā)各種數(shù)據(jù)歸檔平臺(tái)，建設(shè)收藏基本目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、單位基層報(bào)表和單位動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)及各項(xiàng)專題數(shù)據(jù)庫(kù)的查詢?nèi)肟?，?shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上接收、管理和傳輸，方便用戶訪問系統(tǒng)允許的公開、非保密的檔案信息，從而提高檔案信息的處理、查詢、傳遞速度，縮短利用者的查閱時(shí)間，力爭(zhēng)為利用者提供更多的信息，更便捷的服務(wù)。

（作者單位：開灤（集團(tuán)）蔚州礦業(yè)有限責(zé)任公司）