論“綜合電子檔案管理平臺建設”的實用性

于麗娜

企業(yè)檔案信息化管理是目前企業(yè)檔案工作目標管理的重要組成部分，也是檔案管理的創(chuàng)新點和突破點。尤其《河北省企業(yè)檔案工作目標管理認定辦法》實施后，對企業(yè)檔案信息化管理的要求更加系統(tǒng)、更加完善。然而，要實現(xiàn)檔案信息化管理就必須建設“綜合電子檔案管理平臺”，開灤集團作為煤炭行業(yè)的龍頭企業(yè)，自2007年開始采用河北科怡科技公司研制的檔案管理系統(tǒng)C/S、B/S結(jié)合體系架構(gòu)，以光纖信息主干網(wǎng)為依托，緊密與OA系統(tǒng)相銜接，實現(xiàn)了檔案分級管理體制下的數(shù)據(jù)集中、扁平管理、文檔一體、資源共享、高效運行。并利用五年時間，先后兩批組織24個基層單位建成了綜合檔案信息管理平臺，為大量接收和儲存電子檔案提供了保障，為實現(xiàn)全集團公司檔案信息資源共享奠定了基礎。作為基層單位的一名專職檔案員，通過幾年來綜合平臺的使用，切實感受到在檔案管理中所起的作用?，F(xiàn)從以下三個方面論述“綜合電子檔案管理平臺”建設的實用性。

一、利用OA辦公自動化系統(tǒng)，

實現(xiàn)檔案自動化歸檔

一是，檔案綜合管理平臺可以實現(xiàn)文檔信息管理與辦公自動化的無縫銜接。軟件中接口程序可與本單位OA辦公系統(tǒng)相聯(lián)，自動將OA中形成的文件目錄和電子原文（包括電子印章）歸入檔案中，并且完成歸檔文件自動排序，自動生成檔號章，自動填充檔號章內(nèi)容等自動化歸檔操作;二是，實現(xiàn)了檔案保管期限自動劃分，軟件中設立保管期限項，可根據(jù)公司實際情況選擇相應項，可自動記憶劃分，提高工作效率，并且更加規(guī)范;三是，電子原文導入、紙質(zhì)原文掃描，公司各類檔案的歸檔，要求紙質(zhì)檔案和電子檔案同時移交，軟件本身具備導入功能，這樣電子檔案可直接導入軟件，加快了檔案數(shù)字化建設。并具有掃描接口，對無電子版的檔案直接批量掃描。速度快，效率高。另外，還有各類報表的打印、數(shù)據(jù)的質(zhì)檢、數(shù)據(jù)的導入導出等等，實現(xiàn)了檔案自動化歸檔。

二、通過數(shù)字化加工，建設檔案信息庫

數(shù)字化加工是檔案信息化建設的基礎，由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫存空間，而且利用仍需到庫房，管理成本高，檔案易受損，如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。而實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過權限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對庫存檔案的調(diào)閱次數(shù)和復印次數(shù)，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對庫存檔案進行有效的保管和保護，確保檔案實體安全。

將大量的紙質(zhì)檔案數(shù)字化就必須借助檔案綜合管理系統(tǒng)，它本身所具有的功能可以解決相應的問題，例如，數(shù)據(jù)著錄：根據(jù)不同檔案的組卷方式，按照規(guī)范的數(shù)據(jù)著錄標準將檔案數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)中;檔案掃描：按照檔案原件紙質(zhì)、清晰度選擇使用不同的掃描儀和掃描方式（黑白、彩色）掃描;圖像優(yōu)化：掃描后的圖像通過圖像處理系統(tǒng)批量處理或逐張?zhí)幚恚ㄈノ?、糾偏、局部特殊處理等），檢查文件順序，對于掃描文件達不到質(zhì)量要求的重掃，漏掃部分補掃;圖像質(zhì)檢：檢查經(jīng)過圖像優(yōu)化后掃描文件的可讀性、完整性、頁面去污等技術處理是否達到要求;批量掛接：將符合質(zhì)量要求的目錄數(shù)據(jù)與掃描文件存儲到檔案管理系統(tǒng)中;報表打?。焊鶕?jù)用戶需求打印更換各種檔案目錄，如案卷目錄、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、歸檔文件目錄等報表;交付使用：將數(shù)字化完成后的目錄數(shù)據(jù)與掃描文件存入檔案信息管理系統(tǒng)，并將系統(tǒng)數(shù)據(jù)安裝到用戶指定的機器或服務器上提供查詢利用。只有按照分類將所有的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字的檔案數(shù)據(jù)庫才能真正實現(xiàn)檔案信息化，實現(xiàn)網(wǎng)上檢索查閱等。

三、利用檔案在線查閱系統(tǒng)，實現(xiàn)資源共享

檔案的價值最終體現(xiàn)在利用上，檔案工作始終是“服務先行”，檔案在線利用是檔案提供服務的新型渠道。檔案在線利用系統(tǒng)是通過IE瀏覽器直接對檔案庫里的信息進行檢索，系統(tǒng)依托單位內(nèi)網(wǎng)，按照檔案管理系統(tǒng)權限設置范圍進行檢索，目錄下可直接查看原文，方便各類人群的查閱利用。另外還可以進行管理員在線登記檔案借出、檔案歸還、檔案續(xù)借和檔案利用結(jié)果查詢等等，綜合檔案信息管理平臺的建成使用，使企業(yè)實現(xiàn)了OA自動辦公系統(tǒng)與檔案管理軟件的無縫鏈接，有效解決了電子文件不能直接歸檔和進行網(wǎng)上查詢的問題，滿足了公司現(xiàn)存各類檔案（包括現(xiàn)行文件、資料檔案、文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、專題檔案等）的機讀管理、電子文件歸檔需要和前期檔案數(shù)字化加工需要，提高了工作效率，實現(xiàn)了資源共享。

四、開展統(tǒng)計，掌握各類館藏信息

“綜合電子檔案管理平臺”中作業(yè)量的統(tǒng)計用于對檔案的目錄及原文作業(yè)量統(tǒng)計，包括各類檔案的總數(shù)目、原文的數(shù)目及頁數(shù)的統(tǒng)計，另外還可以進行檔案檢索利用記錄查詢統(tǒng)計、年報統(tǒng)計等，并可以形成報表輸出，使檔案管理人員直觀準確地掌握各類檔案信息。

綜上所述，“綜合電子檔案管理平臺”集功能全面、智能、便捷、高效等優(yōu)點于一身，是疏通信息化建設管理的脈絡，是提高檔案工作質(zhì)量和效率的關鍵環(huán)節(jié)，實用性強，在很大程度上決定著檔案信息化建設的成敗。

（作者單位：開灤林南倉礦業(yè)分公司）