淺談信息技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必要性

何樹(shù)梅

一、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的發(fā)展及應(yīng)用

計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息的管理，具有手工管理所無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)，如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性強(qiáng)等，這些優(yōu)點(diǎn)能極大地提高檔案管理的效率及利用工作的水平，也是檔案部門(mén)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、正規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要條件。但是由于檔案人員專(zhuān)業(yè)水平不等，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用技術(shù)水平也參差不齊。為此，加快提高專(zhuān)兼職檔案人員綜合素質(zhì)，成為一項(xiàng)重要的任務(wù)擺在檔案工作面前。

從20世紀(jì)90年代開(kāi)始，世界范圍內(nèi)以計(jì)算機(jī)為核心的現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，給檔案管理帶來(lái)前所未有的沖擊和革命。首先是計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛引入到日常的檔案管理工作中。其中最為突出的表現(xiàn)在檔案檢索工作上，即利用計(jì)算機(jī)的超大容量和運(yùn)算快捷的特點(diǎn)，將檔案檢索系統(tǒng)輸入計(jì)算機(jī)之中，把文書(shū)檔案、技術(shù)檔案卷內(nèi)目錄、案卷目錄等錄入計(jì)算機(jī)，以提高檔案檢索的質(zhì)量和速度。其次，利用計(jì)算機(jī)光盤(pán)、磁盤(pán)、掃描等技術(shù)將檔案信息進(jìn)行大容量的存儲(chǔ)和高效的檢索。第三，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)文檔管理與辦公自動(dòng)化的無(wú)縫銜接，并達(dá)到檔案資源共享的文檔一體化水平。第四，檔案信息經(jīng)數(shù)字化后轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，以數(shù)據(jù)庫(kù)的形式存在，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行互通、合理共享。

二、計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案是促進(jìn)計(jì)算機(jī)信息處理與檔案信息管理相結(jié)合的一種嘗試

近年來(lái)，我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)生了巨大變化，檔案隊(duì)伍的綜合素質(zhì)也有了顯著提高。檔案管理除保管檔案實(shí)體延長(zhǎng)其保存壽命和維護(hù)歷史真實(shí)面貌外，其重要任務(wù)就是開(kāi)發(fā)檔案信息并提供檔案信息服務(wù)。檔案工作屬于信息管理服務(wù)范疇，而計(jì)算機(jī)在數(shù)據(jù)處理與信息管理方面又具有無(wú)與倫比的優(yōu)勢(shì)，是檔案信息化建設(shè)最重要的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)支持。檔案管理信息化就是利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)變革檔案管理的模式，具體地說(shuō)它包括檔案本身的信息化、檔案管理工作模式的信息化、檔案工作目的的信息化、檔案管理方法的信息化，就是我們通常說(shuō)的檔案的數(shù)字化。比如使用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和建立在其上的管理信息系統(tǒng)軟件進(jìn)行檔案的信息化管理。它進(jìn)一步發(fā)揮在檔案事業(yè)宏觀管理中的積極促進(jìn)作用，又可促進(jìn)計(jì)算機(jī)信息處理與檔案信息管理及開(kāi)發(fā)的有機(jī)結(jié)合，對(duì)提高檔案人員現(xiàn)代化管理能力和檔案信息化建設(shè)起著引導(dǎo)和推動(dòng)作用。

三、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用有利于增強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的計(jì)算機(jī)意識(shí)和現(xiàn)代化意識(shí)

21世紀(jì)是一個(gè)高科技無(wú)所不在的新世紀(jì)，我們將在高科技的發(fā)展中求生存、謀發(fā)展，檔案工作面臨著高科技的挑戰(zhàn)。為此，要求檔案工作者及檔案部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)不僅要具備高科技的基礎(chǔ)知識(shí)、基本技能及對(duì)高科技的運(yùn)用和創(chuàng)造能力，而且還要有一顆緊扣高科技發(fā)展脈搏而跳動(dòng)的心。然而，現(xiàn)實(shí)檔案管理中，檔案部門(mén)的計(jì)算機(jī)意識(shí)較弱，時(shí)代緊迫感不強(qiáng)，現(xiàn)行的管理手段有的仍停留在傳統(tǒng)的手工管理階段，工作效率低，檔案人員沒(méi)有時(shí)間和精力進(jìn)行信息開(kāi)發(fā)，即使做了一些開(kāi)發(fā)工作，質(zhì)量也不高。究其根源，除機(jī)制、素質(zhì)、經(jīng)費(fèi)等因素外，一個(gè)重要方面就是有些檔案工作領(lǐng)導(dǎo)對(duì)計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，缺少計(jì)算機(jī)管理檔案的意識(shí)和愿望，致使檔案隊(duì)伍中計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人才緊缺，現(xiàn)代科技理論與管理技能層次較低，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，因而檔案現(xiàn)代化管理水平也很難有實(shí)質(zhì)性的提高。這些狀況表明，在信息化時(shí)代，強(qiáng)化檔案工作人員特別是檔案領(lǐng)導(dǎo)干部的現(xiàn)代化意識(shí)、科技化意識(shí)、計(jì)算機(jī)管理檔案意識(shí)，是加快檔案由手工管理向計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變的關(guān)鍵，是非常迫切的要求。這必將會(huì)促進(jìn)檔案人員關(guān)注檔案工作現(xiàn)代化，自覺(jué)學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)并積極應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的認(rèn)識(shí)，從而不斷加快檔案現(xiàn)代化的建設(shè)。

四、順應(yīng)現(xiàn)代信息化發(fā)展和全面提高檔案工作者的素質(zhì)

在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下如何發(fā)揮檔案工作自身的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)來(lái)為社會(huì)、為企業(yè)提供高質(zhì)量、全方位的檔案信息服務(wù)，是當(dāng)前檔案工作的重要任務(wù)之一，檔案工作者素質(zhì)的提高和意識(shí)的的培養(yǎng)是關(guān)鍵。如果僅憑原有的知識(shí)、技能、經(jīng)驗(yàn)很難適應(yīng)新技術(shù)應(yīng)用的要求，檔案人員只有不斷學(xué)習(xí)和掌握新知識(shí)、新技能、新本領(lǐng)，才能很好地參與電子環(huán)境下的業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型并起到積極的促進(jìn)作用。檔案工作者素質(zhì)的提高和電子環(huán)境下工作意識(shí)的培養(yǎng)是檔案信息化的關(guān)鍵所在?？梢?jiàn)掌握檔案管理計(jì)算機(jī)技能，不僅可以促進(jìn)檔案專(zhuān)業(yè)教育，加快檔案體制改革的步伐，調(diào)整人才培養(yǎng)方向，以適應(yīng)時(shí)代需求，而且還有利于增強(qiáng)檔案人員的學(xué)習(xí)意識(shí)和時(shí)代感意識(shí)，不斷促進(jìn)檔案干部隊(duì)伍知識(shí)結(jié)構(gòu)的改善和優(yōu)化。因此，建議上級(jí)檔案部門(mén)要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技能和現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)，使之在掌握檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，了解新學(xué)科知識(shí)的基礎(chǔ)上，積極調(diào)動(dòng)檔案工作者不斷更新自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)飛速發(fā)展的檔案現(xiàn)代化要求。也只有具備一支高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍，才能靈活應(yīng)對(duì)電子形式的檔案信息服務(wù)，提高管理效率和質(zhì)量，可以肯定地說(shuō)：隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展，以及檔案部門(mén)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的迫切需要，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案部門(mén)的普及應(yīng)用已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展潮流。為適應(yīng)這一新形勢(shì)的發(fā)展，檔案部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)注意培養(yǎng)一批具有高層次的檔案人才隊(duì)伍和檔案信息技術(shù)學(xué)科帶頭人，不斷更新知識(shí)，傳授知識(shí)，強(qiáng)化檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，以適應(yīng)新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

（作者單位：開(kāi)灤能源化工股份有限公司范各莊礦業(yè)分公司檔案科）