文書檔案電子化管理探討

柴軍榮

一、文書檔案電子化管理的優(yōu)點

（一）易于實現文件傳遞的高效性和安全性

公文處理活動是文書檔案管理的重要環(huán)節(jié)之一，傳統(tǒng)手段很容易出現文件的延誤甚至是丟失，對歸檔收集及檢索工作造成很大影響。運用計算機存儲跟蹤文件傳遞信息，可實現文件傳遞的高效性、安全性。

（二）易于保存運用

文書電子檔案的保存載體是DVD、光碟、硬盤等電子設備，其優(yōu)點一是存儲量大、占用空間小、操作簡單，節(jié)約人財物力;二是防蟲蛀、防潮、可重復利用、使用壽命長，易于保管;三是備份方便，服務質量和效率高。

（三）易于信息檢索

大量傳統(tǒng)文書檔案很容易保持著信息的閑置和封存狀態(tài)，造成極大浪費。而電子檔案運用計算機檢索，檢索信息全面，克服了手工操作中如字跡不工整、缺漏等人為缺陷，解決了以往大量閑置封存信息的浪費問題，便捷高效。

（四）易于信息傳輸及共享

傳統(tǒng)的文書檔案內容雖然十分豐富，但卻存在著信息傳輸和共享受限問題。電子化管理充分利用網絡技術，既改善了信息傳輸狀況，又促進了信息的交流和利用，實現了資源的快速方便共享。

二、文書檔案電子化管理現狀

（一）辦公自動化的普及程度制約著文書檔案電子化發(fā)展

文書檔案電子化管理的前提條件是全面實現辦公自動化。如行政機關事業(yè)單位之間往往需要上情下達，下情上達，同級溝通配合，這就需要各級各部門全面實現辦公自動化，但目前還未完全普及，影響了工作效率，制約了文書檔案電子化發(fā)展進程。

（二）傳統(tǒng)管理思想和觀念的束縛制約著文書檔案電子化發(fā)展

現階段，雖然辦公自動化實施已久，但人們依然無法擺脫傳統(tǒng)管理思想和觀念的束縛，對文書檔案的借閱檢索等依然通過人工完成，討論與分析問題，也總是習慣對著紙質文件，造成人力、物力和信息資源的嚴重浪費，制約了文書檔案電子化管理的快速發(fā)展。

（三）文書檔案軟硬件不統(tǒng)一制約著文書檔案電子化發(fā)展

文書檔案管理部門使用的計算機往往型號不一、規(guī)格各異，軟件也各自開發(fā)，不能實現快速傳輸、交流和利用，制約了文書檔案電子化發(fā)展。

（四）文書檔案電子化管理標準不健全制約著文書檔案電子化發(fā)展

傳統(tǒng)文書檔案管理工作由于基礎薄弱，普遍存在著案卷質量不高、檔案著錄細則相容性差、傳統(tǒng)軟件移植性不強等問題，而全面實現文書檔案電子化管理，則要求基礎工作要做到規(guī)范化、標準化，這就要求制定統(tǒng)一規(guī)范的文書檔案電子化管理標準，而目前此標準尚不健全，嚴重阻礙了文書檔案電子化的發(fā)展。

三、加強文書檔案電子化管理的途徑

文書檔案電子化管理具體實現途徑可分為以下幾點。

（一）建立健全文書檔案電子化管理制度

自上而下建立起一套完善的文書檔案電子化管理制度，將文件傳遞、收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用、保密等制度結合在一起;同時針對電子檔案的制作、編輯和歸檔制定統(tǒng)一標準、統(tǒng)一規(guī)范;實行專人負責制度，避免因組織調整或個人工作崗位變動、計算機更新等原因引起電子檔案資料損失。從而有效保障文書檔案電子化管理快速開展。

（二）加大文書檔案電子化管理軟硬件基礎投入

文書檔案電子化管理是電子信息進入檔案管理領域的重要標志。一是要加大設備投入，要對硬件設備統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格;二是要加大軟件系統(tǒng)投入，要專門開發(fā)利用統(tǒng)一的管理軟件系統(tǒng);三是要加大管理人才的投入，培養(yǎng)具有現代化知識和檔案專業(yè)知識的專職人才。只有這樣，才能保證各級各部門之間，信息暢通傳輸與共享，也才能更大限度地提高文書電子檔案的利用率。

（三）強化文書檔案電子化日常管理

日常管理工作是做好一切工作的基礎。文書檔案電子化日常管理一般主要包括兩方面：一是文書電子檔案形成過程中的管理。需要依照傳統(tǒng)標準行文的要求選擇文章、擬定標題、對密級與時限進行標注等，另外也可在附加的文件上面將每次修改時間、領導簽發(fā)的相關信息等進行記錄。二是文書電子檔案歸檔利用中的管理。要做到在規(guī)定時間內歸檔，同時保證電子文檔的規(guī)范性、真實性、完整性與時效性。

（四）加強文書檔案電子化安全管理

文書檔案電子化安全管理，應從兩方面著手：一方面是通過對員工的管理杜絕人為侵害的產生?？蓪W絡運行實施有效監(jiān)控，防止運行過程中人為的破壞;也可建立規(guī)范的電子文件歸檔審查程序，以保證歸檔電子文件的完整、準確。另一方面是通過對系統(tǒng)及設備的安全管理杜絕客觀安全隱患?？稍谖臅鴻n案傳輸的網絡中設置隔離帶，使文書檔案只能在某一范圍的局部網絡內傳輸，防止文件流向外網，也可將獨立檔案室內的電腦專機專用，即管理電子檔案的電腦不接入外網，查閱檔案均進入檔案室查閱、使用。同時做好殺毒工作，對可能存在的安全隱患及時發(fā)現、及時解決。

結束語

文書檔案電子化管理是信息社會的大勢所趨，雖然現在大多數機關、團體和企、事業(yè)單位已經基本實現，但我們仍然不能忽略當前存在的問題，因為文書檔案管理工作與單位的未來發(fā)展息息相關，只有高度重視和加強文書檔案電子化管理，單位的管理效率才會得到根本性提升。

（作者單位：唐山市房地產交易中心）