更新觀念是檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵

李威

檔案信息化是以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)為手段，以檔案資源為對象，以檔案工作為依托，以檔案管理學(xué)最新理論為指導(dǎo)，按照信息社會和國家檔案行政管理部門的要求，開展檔案的收集、整理、保管、開發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理過程。

一、檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

檔案管理信息化能夠沖破檔案利用中的種種局限，以現(xiàn)代科技手段和設(shè)備為依托，挖掘檔案信息的浩瀚資源，利用檔案信息的網(wǎng)上公開，可以為使用者提供更加豐富的館藏檔案以及現(xiàn)行的相關(guān)文件，從而提高檔案服務(wù)的便捷性和及時(shí)性，使檔案管理部門開放化，在檔案保管以及利用方面實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置，為社會提供更加高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二、檔案管理信息化建設(shè)工作中存在的問題

（一）缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系

檔案信息化管理中缺乏詳細(xì)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，制定出臺的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)寥寥無幾，內(nèi)容系統(tǒng)性、配套性存在欠缺，導(dǎo)致工作流于形式，信息資源分散孤立，采集數(shù)據(jù)的內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)各異，良莠不齊，造成了極大的人力、物力的浪費(fèi)。

（二）重設(shè)施建設(shè)輕信息資源建設(shè)的傾向依然存在

檔案信息化建設(shè)的重中之重是信息資源建設(shè)。常見一些信息化建設(shè)中資金投向幾乎全部是設(shè)備，信息資源建設(shè)投入幾乎沒有或者很少，導(dǎo)致信息化的應(yīng)用成果不明顯。

（三）人員知識結(jié)構(gòu)“老化”，重視程度不夠

一些有豐富紙質(zhì)檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員在管理理論基礎(chǔ)、館藏原則、管理方法和技術(shù)上已熟門熟路，但對以電子計(jì)算機(jī)、應(yīng)用軟件、信息存儲、電子檢索、發(fā)布、利用等技術(shù)“一竅不通”，而年輕、掌握計(jì)算機(jī)知識的檔案管理人員卻僅僅懂得信息化建設(shè)所需的技術(shù)，對檔案管理的基本原則和管理流程卻知之甚少，成為制約檔案信息化建設(shè)的內(nèi)在因素。

（四）檔案管理信息化經(jīng)費(fèi)缺乏

硬件設(shè)備的配備需要很大的經(jīng)費(fèi)投入，設(shè)備的后期維護(hù)成本也會較高，所以如果沒有較大的資金投入保障，設(shè)備配備緊張，高效快捷的檔案信息化管理就無從談起。

三、加快檔案管理信息化建設(shè)的建議

（一）加快檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)步伐

所謂檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要是指：管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范既是檔案信息化建設(shè)的“行業(yè)法規(guī)”，又是衡量檔案管理工作水平的一個(gè)重要標(biāo)志。自上而下地組織制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是亟待解決的問題。一方面，檔案信息化建設(shè)涵蓋技術(shù)、法制、體制、機(jī)制問題，須從政府和國家層面入手，協(xié)調(diào)和解決與之相關(guān)的問題。另一方面，與傳統(tǒng)的檔案工作相比，檔案信息化建設(shè)更加需要講求標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，因此自上而下更加需要統(tǒng)籌規(guī)劃，以便最終達(dá)成高度的信息共享。

（二）提高認(rèn)識，加大設(shè)施投入

檔案管理部門要充分認(rèn)識檔案管理的重要性，健全檔案管理制度，進(jìn)一步提高規(guī)范化管理水平。從自身實(shí)際出發(fā)制定一套完整的檔案管理制度;引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，借助先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，實(shí)行電子文件與電子檔案一體化管理，逐步建立和完善檔案管理機(jī)制，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

（三）提升檔案管理人員業(yè)務(wù)水平

檔案信息化建設(shè)是以轉(zhuǎn)變觀念為前提的創(chuàng)新性檔案工作，如果從業(yè)人員只習(xí)慣于傳統(tǒng)式的手工管理模式，而不肯更新管理觀念的話，即使單位建起了網(wǎng)絡(luò)，購買了最新的軟件系統(tǒng)，也不會真正將系統(tǒng)應(yīng)用起來，致使軟件成為一種擺設(shè)。因此優(yōu)化組合檔案工作者隊(duì)伍，應(yīng)配備檔案信息化專門技術(shù)研發(fā)方面的信息專業(yè)人才，負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、建設(shè)，給檔案信息化建設(shè)提供強(qiáng)有力的智力支持。檔案人員必須更新觀念，提高對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識，改進(jìn)管理模式，自覺學(xué)習(xí)新的科學(xué)技術(shù)知識，提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)和技術(shù)技能，提高創(chuàng)新素質(zhì)。從業(yè)人員能力的提高要與時(shí)代發(fā)展同步。應(yīng)建立健全激勵機(jī)制，既要組織檔案管理人員掌握基本知識，又要熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，靈活運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)軟件，提高業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，讓那些理念先進(jìn)、業(yè)務(wù)精通、技術(shù)熟練的檔案工作者從事檔案管理工作，為檔案事業(yè)心甘情愿地奉獻(xiàn)出他們的聰明才智。

檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)，不僅需要從業(yè)人員的努力，更需要上級檔案業(yè)務(wù)部門的栽培，上級檔案部門應(yīng)在過去的單純的檔案知識培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，舉辦檔案現(xiàn)代化信息化知識培訓(xùn)班，并建立強(qiáng)化學(xué)習(xí)制度，規(guī)定各單位落實(shí)人員參加學(xué)習(xí)，為各單位檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)提供技術(shù)支持，保障檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)對人才的需求。

（四）切實(shí)保障對檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)的投入

檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)需要投入必要的資金，網(wǎng)絡(luò)化檔案管理信息系統(tǒng)涉及到服務(wù)器管理、數(shù)據(jù)管理、網(wǎng)絡(luò)資源管理等多項(xiàng)技術(shù)內(nèi)容，即購買軟件，也要購買其它必須的服務(wù)設(shè)備。所以，政府財(cái)政部門要盡力滿足檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費(fèi)，給檔案現(xiàn)代化信息化建設(shè)提供充足的資金保障。

總之，檔案工作信息化建設(shè)和發(fā)展對經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有極其重要的作用，檔案工作必須與社會接軌、與國際接軌、與未來接軌，同時(shí)也需要檔案工作者、檔案工作管理者及各級檔案業(yè)務(wù)管理部門的共同努力，只有大家齊心協(xié)力，檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)才會向更深、更廣、更有效的方向發(fā)展。

（作者單位：唐山市路南區(qū)檔案局）