淺談?dòng)吞餀n案信息化建設(shè)

余婷婷

伴隨油田二十多年的勘探生產(chǎn)，冀東油田檔案經(jīng)過長期的積累，館藏的文書、產(chǎn)品、科研、基建、油氣勘探開發(fā)等各門類檔案累計(jì)達(dá)百萬件，在日常的檔案管理活動(dòng)中如何應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，更好的對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為油田各單位生產(chǎn)經(jīng)營提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心的轉(zhuǎn)變是目前油田檔案管理的首要任務(wù)，是實(shí)現(xiàn)油田現(xiàn)代化檔案管理的前提。

一、健全管理體系，為檔案

信息化工作做好基礎(chǔ)

冀東油田主體是油田公司模式，檔案管理體系較其他油田有所不同，采用的是扁平化一級(jí)管理，油田所有檔案的匯交、整理、保管、利用均由油田檔案館承擔(dān)。油田歷來重視檔案信息化工作，更在2003年與信息中心合并成立了油田檔案信息中心，將檔案工作納入油田信息“十二五”規(guī)劃，應(yīng)用信息部門的有力技術(shù)支撐，使得油田檔案信息化、數(shù)字化程度的不斷提高，檔案信息在生產(chǎn)建設(shè)中發(fā)揮的作用將越來越突出。

二、加強(qiáng)檔案信息收集，做好檔案

信息化基礎(chǔ)工作

在油田的勘探開發(fā)和生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案信息資料是海量的，有紙介質(zhì)、磁介質(zhì)、聲像、電子文件、實(shí)物等各種載體?？傮w看，油田檔案信息資源數(shù)量浩大，內(nèi)容豐富。因此，油田早在2000年就應(yīng)用中油檔案管理系統(tǒng)對(duì)館藏全部檔案進(jìn)行了計(jì)算機(jī)著錄整理，按卷進(jìn)行整理，逐件打印粘貼二維條形碼，有電子附件的在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行掛接，內(nèi)部員工按照權(quán)限可以瀏覽檔案目錄，再依據(jù)權(quán)限進(jìn)行實(shí)體檔案的利用。

2010年3月，油田按照集團(tuán)公司統(tǒng)一部署，啟用中國石油檔案管理系統(tǒng)1.0，該系統(tǒng)以中國石油天然氣集團(tuán)公司檔案管理手冊(cè)為依據(jù)，在以往系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，按照檔案業(yè)務(wù)流程的不同，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行了重新梳理，歸檔執(zhí)行歸檔范圍確認(rèn)制與備案審批制，改變了以往檔案部門收集被動(dòng)的局面，做到了檔案收集有據(jù)可依，系統(tǒng)按照手冊(cè)中規(guī)定的“誰產(chǎn)生誰著錄”的原則，由歸檔人員用離線客戶端進(jìn)行歸檔，減少了以往檔案人員從頭進(jìn)行整理的工作。歸檔審核在系統(tǒng)中，歸檔分為兩步執(zhí)行，由專業(yè)人員對(duì)歸檔檔案的專業(yè)數(shù)據(jù)進(jìn)行審查，通過后再交由檔案保管單位檔案人員進(jìn)行檔案方面的審查，電子條目全部提交后才能再歸檔實(shí)體，避免了實(shí)體打印印刷錯(cuò)誤造成的浪費(fèi)，也解決了異地歸檔來回奔波路途和時(shí)間上的浪費(fèi)，極大的提高了工作效率。

2011年7月油田又堅(jiān)持開展館藏歷史檔案的數(shù)字化工作，堅(jiān)持“整體規(guī)劃、分步實(shí)施、以需促建、突出利用”原則，有計(jì)劃、有重點(diǎn)、有步驟地推進(jìn)原始地質(zhì)資料數(shù)字化工作。目前，已完成原始地質(zhì)資料50697件數(shù)字化工作。將在 “十二五”末完成館藏80%的數(shù)字化任務(wù)。通過對(duì)歷史檔案的采集、掃描、編輯與合成，館藏檔案中的千余口的單井資料，包括每口井的鉆井、完井、測(cè)井、錄井、試油、試采、井下作業(yè)、分析化驗(yàn)等原始與成果資料，最終在檔案管理系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)了集成發(fā)布，內(nèi)部員工可以依據(jù)權(quán)限瀏覽與下載，促進(jìn)了勘探開發(fā)檔案資料以信息化與數(shù)字化為手段，全面支持油田的勘探開發(fā)工作，提升了勘探開發(fā)單井檔案的價(jià)值與效果，大大縮短了生產(chǎn)科研任務(wù)收集資料與利用資料的進(jìn)程。

三、深化檔案信息利用，提升檔案

信息資源價(jià)值

以油田館藏的勘探開發(fā)檔案為例，勘探開發(fā)綜合資料包括地質(zhì)勘探、物理化學(xué)勘探、鉆井工程、試油試采、油氣開發(fā)等方面的規(guī)劃、部署、方案設(shè)計(jì)、技術(shù)總結(jié)、研究報(bào)告、成果報(bào)告等等，大型科研項(xiàng)目產(chǎn)生的資料更多，以往要想?yún)⒓荧@得國家級(jí)、省部級(jí)、局級(jí)等科技獎(jiǎng)項(xiàng)，需要組織整理的科研檔案頭緒很多，應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)后，已歸檔的勘探開發(fā)的綜合檔案經(jīng)過整理加上后續(xù)的佐證材料，就可以重新使用，極大的節(jié)省了科研人員準(zhǔn)備材料的時(shí)間，提高了研究成效。

在實(shí)際工作中，油田由總部集團(tuán)統(tǒng)籌建立了多個(gè)數(shù)據(jù)系統(tǒng)，例如勘探生產(chǎn)數(shù)據(jù)庫、物探數(shù)據(jù)庫、完井報(bào)表數(shù)據(jù)庫等等，這些數(shù)據(jù)庫需要油田生產(chǎn)方方面面的信息，可是他們都沒有檔案管理的優(yōu)勢(shì)，收集信息費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而油田借助檔案管理系統(tǒng)，再堅(jiān)持收集入館檔案信息屬性的同時(shí)，與其他各系統(tǒng)進(jìn)行了有效對(duì)接，將自存的檔案信息與相關(guān)系統(tǒng)有序分享，既使得信息得到了二次利用，又節(jié)約了油田在采集數(shù)據(jù)方面的成本。

對(duì)于科研人員，他們?cè)僖膊槐貫榱瞬檎乙粋€(gè)數(shù)據(jù)，來回奔波借閱大本檔案案卷，只需要在電腦前輕輕一點(diǎn)，按流程申請(qǐng)借閱后，授權(quán)下載的數(shù)字化優(yōu)化后清晰的圖件就在系統(tǒng)中被打開，異地的可以按需再打印生成新的圖紙，系統(tǒng)中的全庫檢索，又為不清楚檔案分類的利用人員跨類別檢索檔案提供了方便?？蒲腥藛T無不感嘆檔案信息化帶來的利用方式的改革，館藏的孤本檔案不再怕反復(fù)利用產(chǎn)生折損，大批檔案也不再擔(dān)心沉睡館中無人參詳。

（作者單位：冀東油田檔案信息中心）