發(fā)揮檔案信息化管理綜合服務(wù)作用助推唐山城市建設(shè)和發(fā)展

董玲玲

檔案是經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的印跡，城建檔案更是城市建設(shè)發(fā)展的重要?dú)v史性記錄，是城市、村鎮(zhèn)、廠企變遷的真實(shí)寫照，尤其是今后城市建設(shè)發(fā)展基礎(chǔ)設(shè)施維護(hù)、管理、改建、擴(kuò)建等工作的重要依據(jù)。但目前城建檔案陳舊，不宜保存，電子化程度低，與城市建設(shè)發(fā)展不相適應(yīng)。諸如南湖公園建設(shè)初期，受多種原因影響，檔案缺損嚴(yán)重，對南湖公園建設(shè)的精細(xì)度和內(nèi)涵挖掘的深入度產(chǎn)生較大影響。結(jié)合當(dāng)前工作實(shí)際，著眼今后城市建設(shè)發(fā)展，認(rèn)為城建檔案工作必須堅(jiān)持社會化、數(shù)字化和精細(xì)化管理模式，做到收集全面、管理規(guī)范、查詢方便，提高信息化綜合管理水平。

一、依托分級分類查詢處理平臺，完善檔案信息化管理的數(shù)字化程度。南湖公園是在原有采煤沉降區(qū)基礎(chǔ)上規(guī)劃建設(shè)而成，由于起步前屬規(guī)劃放棄區(qū)域，沒有設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，在檔案搜集管理范圍、類別、要求等方面不夠完善。南湖公園組建后，管委會高度重視南湖公園開發(fā)建設(shè)檔案的搜集整理和規(guī)范提升工作，在市檔案局指導(dǎo)下，對照標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置專門檔案室和庫房，新增微機(jī)3臺，統(tǒng)一安裝適應(yīng)現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)的河北科怡檔案管理軟件，采購檔案專用切割機(jī)和膠裝機(jī)等專用設(shè)備。同時(shí)，在完善硬件基礎(chǔ)上，對現(xiàn)存及新產(chǎn)生的城建檔案全部掃描錄入，基本做到了室藏檔案目錄計(jì)算機(jī)檢索。2010年，市檔案局在南湖召開唐山市“四城、一河、三島”檔案工作會議，現(xiàn)場組織參觀南湖管委會綜合檔案室，唐山電視臺《唐山新聞》節(jié)目專題報(bào)道。2010至2011年，管委會檔案工作受到市檔案局表彰，獲唐山市檔案工作先進(jìn)單位榮譽(yù)稱號，《利用檔案，為城鎮(zhèn)面貌三年大變樣工作服務(wù)》獲唐山市第十五屆開發(fā)利用檔案優(yōu)秀服務(wù)成果一等獎。2011年，經(jīng)河北省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理評審認(rèn)定，南湖檔案管理工作達(dá)到AAA標(biāo)準(zhǔn)。但這還只是停留在管理效率提升層面，在充分、高效利用、保存現(xiàn)有檔案方面還有很大空間，特別是隨著檔案管理信息化和科技化推進(jìn)，對檔案特別是城建檔案進(jìn)行數(shù)字化管理尤其迫切，應(yīng)該積極利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，全面采集、提煉和開發(fā)城建檔案信息資源，統(tǒng)一納入分級分類查詢處理平臺。重點(diǎn)和方向應(yīng)把握住三點(diǎn)：一是建立健全網(wǎng)絡(luò)平臺目錄查詢系統(tǒng)，讓每個(gè)公民都能通過每個(gè)城建館藏的網(wǎng)上檔案館進(jìn)行目錄查詢，減少實(shí)地查詢時(shí)間，提高館內(nèi)查詢有效性。二是繼續(xù)完善和強(qiáng)化自助平臺索引網(wǎng)絡(luò)查詢，讓每一個(gè)城建館藏目錄均能通過自助查詢載體完成，并及時(shí)準(zhǔn)確提交查檔申請，既能快速提升查詢效率，也能強(qiáng)化查詢數(shù)字化。三是全面強(qiáng)化檔案館內(nèi)電子化查詢，力求將館藏檔案，包括城市地上、地下的建筑物、構(gòu)筑物信息檔案全部掃描錄入，實(shí)現(xiàn)100%電子文檔化，一般查詢直接提供電子文檔查詢，并根據(jù)需要提供掃描復(fù)印文本，特殊需要的，經(jīng)申請可查詢原紙質(zhì)文本正本或副本，以有效減少檔案破損。

二、積極拓展延伸領(lǐng)域和范圍，推進(jìn)檔案信息化管理的精細(xì)化程度。僅就南湖公園而言，檔案資料還停留在開園以后建設(shè)層面，對以前的富含歷史性、人文性、民俗性、群眾性的檔案資料還偏少，還處在機(jī)關(guān)部門公文模式層面，程式化太強(qiáng)，精細(xì)化不足，覆蓋面不廣。要重點(diǎn)圍繞服務(wù)社會、服務(wù)群眾、服務(wù)城建發(fā)展這條主線，調(diào)整檔案管理思路，利用靈活的方式方法，加大對民間、百姓和各類機(jī)構(gòu)散存檔案資料的征集力度，建立多元化館藏結(jié)構(gòu)，推進(jìn)檔案信息化管理精細(xì)化。一是轉(zhuǎn)變征集手段，由單靠行政手段向多種手段并用，加強(qiáng)橫向聯(lián)合，積極與各類團(tuán)體協(xié)會、民間收藏機(jī)構(gòu)和民間愛好者等方面保持聯(lián)系和協(xié)作，將反映自然風(fēng)光、城市面貌、民風(fēng)民俗、歷史變遷、重大事件（活動）的檔案材料收集進(jìn)館。二是轉(zhuǎn)變收集內(nèi)容，將所有涉及到人的檔案如房產(chǎn)檔案、交通檔案、基礎(chǔ)設(shè)施檔案等全部納入接收范圍，既讓檔案資源體系能夠覆蓋城建的各個(gè)領(lǐng)域，又實(shí)現(xiàn)檔案收集管理的精細(xì)化。三是轉(zhuǎn)變收集渠道，在互聯(lián)網(wǎng)和各種新聞媒體上建立城建檔案收集平臺，征集散落遺失各類檔案線索，動員全社會力量進(jìn)行豐富完善，更好地實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。在此基礎(chǔ)上，推進(jìn)查詢的精細(xì)化，主要是以縣（市）區(qū)為單位，劃分城建檔案管理系統(tǒng)，下面細(xì)分縣域網(wǎng)格，明確相應(yīng)檔案原本、副本（影印本、復(fù)印件）的主輔保存單位責(zé)任，建立起一鍵式市級檔案查詢平臺，讓公眾需求者通過網(wǎng)絡(luò)平臺兩三分鐘就能知曉有無、獲知所要查詢檔案的具體收藏檔案館址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等精細(xì)化項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)一站式查閱。

三、利用好民間機(jī)構(gòu)和基層群眾的資源，提高檔案信息化管理的社會化程度。隨著經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展，各種門類、各種載體的城建檔案大量產(chǎn)生，而有些單位和部門檔案工作的軟硬件設(shè)施相對滯后，影響了國家檔案資源的安全保管和有效利用。特別是南湖生態(tài)城經(jīng)歷了由廢棄、復(fù)建、再放棄、再復(fù)建的過程，再加上地震的原因，造成了大量歷史資料遺失、散落，及時(shí)搜集、完善檔案缺憾十分重要。一方面，可以按照優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)的總體要求，面向經(jīng)濟(jì)社會各階層，探索性推出檔案寄存和代保管業(yè)務(wù)，為缺乏檔案管理能力的建筑施工企業(yè)和個(gè)人提供檔案寄存和代保管服務(wù)，不斷拓展館藏檔案的結(jié)構(gòu)和價(jià)值。另一方面，可以對既屬家族代代相傳的資料，又可作為歷史見證檔案的資料，政府相關(guān)部門拿出相應(yīng)的資金，鼓勵(lì)支持引入第三方檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案寄存和代保管，特殊情況可由原持有單位（個(gè)人）進(jìn)行檔案管理，并給予適當(dāng)補(bǔ)貼。特別是唐山作為因煤而建、因煤而興的大市，始建于1878年的開灤煤礦，堪稱中國煤炭工業(yè)的活化石，也融合了南湖區(qū)域?yàn)橹攸c(diǎn)的歷史性檔案，啟新水泥廠展館、大釗紀(jì)念館、地震科普館等也是如此。對這些大型企業(yè)、科普展館和一些收藏愛好者手中的往來書信、影像檔案也要進(jìn)行收集歸納，通過簽訂檔案保管責(zé)任書等形式，使其融入整體管理體系，既可以完善檔案信息化管理模式，也可以提升檔案的收藏價(jià)值和人文藝術(shù)觀賞水準(zhǔn)。

（作者單位：唐山市南湖生態(tài)城管理委員會綜合辦公室）