淺談檔案信息化建設(shè)的重要意義和實(shí)踐應(yīng)用

王海英 段樹(shù)華

一、信息化建設(shè)與檔案工作的重要意義

1.檔案是一種資源，是生產(chǎn)生活的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是一種特殊的產(chǎn)品。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，檔案作為信息源，越來(lái)越受到社會(huì)重視。檔案信息化主要包含三個(gè)層次：一是檔案的內(nèi)在信息，也就是檔案的內(nèi)容，這是檔案信息的基本部分;二是檔案的形式信息，也就是檔案的外在形式和特征;三是編研成果等二次加工信息。

2.信息化建設(shè)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的主線。在這種社會(huì)形態(tài)下的檔案工作，檔案的信息化建設(shè)當(dāng)然是貫穿全局的發(fā)展主線。 檔案的收集、整理、開(kāi)發(fā)利用就是信息的生產(chǎn)、加工、傳播和利用的過(guò)程，是一個(gè)完整的信息產(chǎn)業(yè)體系。

3.檔案信息工作是信息化建設(shè)的必然要求，只有實(shí)現(xiàn)檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門(mén)從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

4.信息化建設(shè)是檔案工作改革的動(dòng)力。信息社會(huì)的特點(diǎn)是信息生產(chǎn)量大，信息內(nèi)容豐富，信息需求量激增。隨著人們生活水平和文化水平的提高，人們的文化需求也越來(lái)越高，檔案本身的作用隨著社會(huì)的進(jìn)步和人們思想觀念的解放而不斷擴(kuò)大，不僅停留在查找和借閱上，而且可以和文化教育、社會(huì)休閑等方面結(jié)合，不斷滿(mǎn)足人們的文化需求。這就對(duì)檔案信息化提出了更高的要求，促使檔案工作者更加意識(shí)到自己肩負(fù)的工作的重要性和使命感，不斷促進(jìn)檔案工作改革加速前進(jìn)。

二、檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐應(yīng)用

檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，可以給管理人員、職能部門(mén)帶來(lái)顯而易見(jiàn)的效果和收益。

1.檔案管理不再費(fèi)時(shí)費(fèi)力。檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供利用，工作量大，效率很低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。實(shí)行信息化后，檔案管理達(dá)到自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。數(shù)據(jù)錄入后，可以方便地打印出各種目錄等各種材料，可以極大地提高管理人員的效率。

2.檢索查詢(xún)方便。傳統(tǒng)的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來(lái)，然后根據(jù)記錄到庫(kù)房中查找，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。檔案管理信息化后，建立了圖像數(shù)據(jù)庫(kù)和目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢(xún)，管理人員從數(shù)據(jù)庫(kù)中選取最佳的查詢(xún)方式，在檔案庫(kù)中檢索出需要的檔案信息，極大地減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。

3.檔案查借工作可控。檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后，為利用檔案提供了多種方式，包括直接查詢(xún)、電話(huà)查詢(xún)、網(wǎng)上查詢(xún)等。實(shí)行了計(jì)算機(jī)全面管理，操作方便，利用高效、便捷。檔案管理的職能不再單純是檔案的整理、保管、利用，而是公司內(nèi)部的信息中心。

4.更好地為公司發(fā)展出謀劃策。實(shí)施檔案管理的信息化后，公司人員可以利用大量的檔案信息和檔案編研材料信息，為公司上層決策提供依據(jù)，提高了公司整體的工作效率和競(jìng)爭(zhēng)力。

三、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)主要包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)等三個(gè)方面。

1.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要包括計(jì)算機(jī)、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等，其核心是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。只有建設(shè)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。

2.檔案信息資源建設(shè)。主要包括兩大方面，一是現(xiàn)有室藏檔案（包括紙質(zhì)檔案、錄像、錄音、照片檔案和實(shí)物檔案等）的數(shù)字化;二是收集和接收各種形式的電子文件，然后集成到統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中。

3.人才隊(duì)伍建設(shè)。這是檔案信息化的成功之本。要始終把提高人的素質(zhì)放在第一位，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的培訓(xùn)。檔案人員要邊學(xué)邊實(shí)踐，不斷提高檔案信息化管理水平，正確處理好傳統(tǒng)檔案和數(shù)字檔案的關(guān)系。因此，檔案信息化建設(shè)必須以人為本，并堅(jiān)持把檔案數(shù)據(jù)庫(kù)作為核心要素來(lái)抓。

四、檔案信息化建設(shè)舉措

加快檔案信息化建設(shè)要做好以下幾方面的工作：

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí) 。加大對(duì)檔案信息化的認(rèn)知程度，對(duì)檔案信息化的重要性要有明確認(rèn)識(shí)，要拓寬各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的知識(shí)領(lǐng)域，在提高領(lǐng)導(dǎo)信息化水平方面多進(jìn)行一些培訓(xùn)工作，改變現(xiàn)有的知識(shí)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)信息化建設(shè)的需要。

2.加大投入，增配軟、硬件設(shè)施 。要舍得投入財(cái)力，在傳統(tǒng)檔案密集架、消毒柜、防磁柜等傳統(tǒng)檔案的基礎(chǔ)上，配置與檔案信息化相適應(yīng)的軟、硬件設(shè)施。包括計(jì)算機(jī)、掃描儀、網(wǎng)絡(luò)保障等，使檔案信息化建設(shè)得到更快的發(fā)展。

3.引進(jìn)和培養(yǎng)信息化建設(shè)人才。信息化時(shí)代的檔案工作需要大量的“通才”。這樣的人才有著更強(qiáng)的適應(yīng)性和更好的穩(wěn)定性，才能適應(yīng)解決復(fù)雜性、綜合性和跨學(xué)科的檔案工作問(wèn)題的需要。因此，檔案部門(mén)必須加大人才培養(yǎng)力度，為提高檔案人員工作素質(zhì)創(chuàng)造良好環(huán)境。一是檔案部門(mén)在進(jìn)行培訓(xùn)前，應(yīng)做好需求調(diào)研，按需設(shè)計(jì)內(nèi)容，將培訓(xùn)課程內(nèi)容與工作相結(jié)合，也就是說(shuō)，培訓(xùn)應(yīng)該是因需產(chǎn)生的。二是制定科學(xué)系統(tǒng)的培訓(xùn)計(jì)劃，注重提高教學(xué)者層次，注重教學(xué)、自學(xué)、研討和實(shí)踐的有機(jī)結(jié)合。三是增加檔案工作者之間、相關(guān)專(zhuān)業(yè)工作者之間的交流，為他們提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的機(jī)會(huì)，使其拓寬知識(shí)面，借鑒優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，掌握和運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)的方法，更新知識(shí)儲(chǔ)備。四是應(yīng)加大培訓(xùn)內(nèi)容中計(jì)算機(jī)知識(shí)的比例，重視網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的運(yùn)用，注重信息能力、技術(shù)應(yīng)用的培養(yǎng)，適當(dāng)增加檔案現(xiàn)代化管理課程的課時(shí)。

另外，加強(qiáng)檔案法制建設(shè)也是檔案工作的重要環(huán)節(jié)，信息時(shí)代的檔案工作越來(lái)越多地涉及法律問(wèn)題。進(jìn)入信息時(shí)代，不但在理論上要解決“網(wǎng)絡(luò)空間”、“虛擬社會(huì)”的法律約束問(wèn)題，而且在技術(shù)上也必須盡快突破電子檔案的法律效力問(wèn)題。健全檔案法規(guī)體系是檔案法制化管理的前提，檔案管理部門(mén)應(yīng)該充分運(yùn)用檔案法律法規(guī)，加大執(zhí)法力度，依法行使管理監(jiān)督職能，為檔案信息化建設(shè)提供強(qiáng)有力的保障。

（作者單位： 國(guó)網(wǎng)冀北樂(lè)亭縣供電公司）