企業(yè)數(shù)字化檔案管理淺析

王麗娜

信息時代的到來，改變了企業(yè)的管理方式，從傳統(tǒng)的完全紙質(zhì)化到如今的數(shù)字無紙化，企業(yè)檔案的管理發(fā)生著巨大的變化。企業(yè)檔案也已經(jīng)成為企業(yè)信息資源和資產(chǎn)的重要組成部分，是企業(yè)建設(shè)、運營、發(fā)展的重要記錄，對于企業(yè)的發(fā)展建設(shè)起著至關(guān)重要的作用。

數(shù)字化檔案管理的優(yōu)點主要有：信息管理數(shù)字化。具有通用性強、安全性高、標(biāo)準(zhǔn)化程度高、可視性強、支持計算機聯(lián)網(wǎng)查詢和實時瀏覽等特點。資源管理虛擬化，檔案信息資源共享。信息資源管理智能化，檢索速度快、效率高、范圍廣，同時還可對檔案進行機密處理。用戶使用方便化，用戶可以在任何時間、任何地點通過計算機方便地利用檔案信息。

一、企業(yè)數(shù)字檔案管理中存在的問題

1、領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。目前大部分中小型企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，習(xí)慣于傳統(tǒng)工作，對檔案信息化的重要性認(rèn)識不足;在目前應(yīng)用水平不高的情況下，使用計算機是高投入、低產(chǎn)出，有的對實現(xiàn)檔案信息化能提高工作效率還持懷疑態(tài)度。資金投入不到位，使企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)進程緩慢。

2、數(shù)字化文件的制作規(guī)程和數(shù)字化文件歸檔制度不相匹配。電子文件的制作規(guī)程和電子文件歸檔制度不相匹配，從而導(dǎo)致檔案歸檔制度缺乏一定的約束力。在實際的應(yīng)用過程中，兩者的制作從事主體不相同，在沒有明確的規(guī)則之下，兩者的工作無法有效統(tǒng)一結(jié)合。

3、正式電子文件歸檔程序不夠完善。在相關(guān)程序設(shè)計的過程中，檔案管理方面的專業(yè)人員沒有參與其中，單純從軟件設(shè)計工作人員角度出發(fā)來進行程序的設(shè)計，立足在一些基本表面的問題，考慮的范圍是相對局限，不夠周全。而由此設(shè)計出來的自動化辦公軟件，在一些現(xiàn)實問題上的解決措施有待改進。

4、軟件落后、不適用和安全性差。一些企業(yè)推行“無紙化”辦公，設(shè)立OA平臺，把檔案的基本信息錄入電腦，通過搜索關(guān)鍵字查找所需文件。但由于企業(yè)的OA系統(tǒng)較適用于文書檔案或者更新滯后，對于科技檔案的查找并不便利，所以得不到充分利用，效果并不理想。當(dāng)前電腦病毒橫行，使得檔案信息的安全和保密受到威脅。

5、檔案管理人員素質(zhì)問題。數(shù)字化的檔案管理減少了工作人員的工作量，但對于其素質(zhì)技能的要求有所增加。在現(xiàn)實工作中，一些資質(zhì)較高的檔案管理人員在軟件應(yīng)用技能上有所欠缺，而一些年輕檔案管理人員，還無法把理論更好地結(jié)合于實際，對于工作的認(rèn)識不夠完善深入。

6、檔案部門自律機制缺乏。檔案部門的安全意識和保密意識不強，對網(wǎng)頁發(fā)布的信息缺少嚴(yán)格的審查和管理。缺乏相互的監(jiān)督機制，造成檔案信息外流。

7、數(shù)字化文件歸檔管理問題突出。當(dāng)前檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

二、企業(yè)數(shù)字化檔案管理問題解決措施

1、加強領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)的重視。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)深刻認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的重要性，其目的在于提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理水平，應(yīng)認(rèn)識到建設(shè)一支檔案信息化人才隊伍是企業(yè)檔案自動化的客觀要求，同時，加大力度推廣檔案信息化建設(shè)，要求全體員工積極配合。樹立開放意識和創(chuàng)新意識，使得檔案管理有利于檔案信息的利用，服務(wù)于經(jīng)濟建設(shè)。

2、完善電子文件的信息化管理，數(shù)字化檔案監(jiān)控嚴(yán)格化。首先，重視數(shù)字化檔案的形成監(jiān)控問題，在數(shù)字化檔案形成的階段，要確保電子文件的真實性和完整性，同時需要確保數(shù)字化檔案的方方面面都形成有效的監(jiān)控，以科學(xué)、完整、嚴(yán)密的制度來規(guī)范監(jiān)控過程，保證監(jiān)控的效果。

3、建立完善的數(shù)字化檔案安全管理制度。因要盡可能多地開發(fā)檔案信息，以便提供利用，達(dá)到檔案信息利用功能的最大化。實現(xiàn)檔案信息資源共享的核心是建立完善的安全管理制度和針對數(shù)字化檔案的一整套嚴(yán)格的安全措施，從每一個環(huán)節(jié)解決信息失真的隱患。

4、健全與檔案信息化相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，統(tǒng)一數(shù)據(jù)和軟件，為檔案信息化建設(shè)奠定有利基礎(chǔ)。為了保證用戶能高效、快捷、簡易地獲取檔案數(shù)據(jù)庫中的信息，要使檔案數(shù)據(jù)庫中信息存儲與呈現(xiàn)必須實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，做到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，避免檔案信息資源的重復(fù)、利用率低等問題，為實現(xiàn)檔案信息資源共享奠定基礎(chǔ)。同時，檔案信息化建設(shè)必須要在統(tǒng)一規(guī)劃的基礎(chǔ)上，采取統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式、軟件程序、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作規(guī)程，才能建立起上下成線、縱橫成網(wǎng)、信息資源高度共享的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)。要盡快制定出既符合檔案信息化規(guī)律，又適用于實際的技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，推廣相應(yīng)軟件。實現(xiàn)檔案信息資源的互聯(lián)互通，從而穩(wěn)定推進我國檔案信息化建設(shè)的進程。

5、培養(yǎng)和引進高素質(zhì)的檔案管理人員。檔案信息化建設(shè)是一門專業(yè)性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻的精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，能對相關(guān)軟件及自動化辦公系統(tǒng)熟練應(yīng)用，全面了解和自覺執(zhí)行檔案信息管理方面的法律、法規(guī)、制度和標(biāo)準(zhǔn)。因此，提高相關(guān)工作人員的素質(zhì)仍然是重要要求，一方面需要有針對性地對工作人員進行相關(guān)的專業(yè)化的培訓(xùn)，另一方面需要提高相關(guān)工作人員的工作責(zé)任心，同時結(jié)合兩者，才能讓整個工作更加有效，有價值。

6、提高電子文件安全性和可識別性。檔案信息對于企業(yè)的發(fā)展來說有著重要的價值和意義，很多甚至都是絕密文件，一旦泄露，后果不堪設(shè)想。因此，提高電子文件的安全性和可識別性有著現(xiàn)實的意義，我們需要在保存措施上有所改善，首先最重要是需要從源頭開始抓起，形成嚴(yán)格的管理制度以及采取有效的技術(shù)措施，在每個環(huán)節(jié)都把每一項責(zé)任落實到個人，確保權(quán)責(zé)明確，采取嚴(yán)格有效的保密措施，增加安全性。

結(jié)束語

企業(yè)數(shù)字化檔案管理需要從理論上有所改善，更要立足各個環(huán)節(jié)進行改善，在檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)問題才能更好地解決問題，讓整個過程在實踐中不斷改進，讓數(shù)字化的企業(yè)電子檔案發(fā)揮出現(xiàn)實價值，促進企業(yè)的發(fā)展。

（作者單位：國網(wǎng)冀北灤南縣供電公司）