淺析高校圖書(shū)館行政管理工作

李思林

[摘 要]高校圖書(shū)館行政管理是高校圖書(shū)館整體管理的重要組成部分，其管理水平的高低、管理方法的科學(xué)與否，直接影響為學(xué)校科研服務(wù)的質(zhì)量和效率，關(guān)系到學(xué)校的建設(shè)發(fā)展等。本文淺析了高校圖書(shū)館行政管理工作上存在的一些不足，并提出了一些優(yōu)化對(duì)策，以求能夠使高校圖書(shū)館行政管理工作更全面地做好。

[關(guān)鍵詞]高校；圖書(shū)館；行政管理

高校圖書(shū)館行政管理是高校圖書(shū)館整體管理的重要組成部分，是業(yè)務(wù)建設(shè)和讀者工作的調(diào)控中樞，是全館各項(xiàng)工作的重要保證。所謂高校圖書(shū)館行政管理就是要遵循高校圖書(shū)館的自身特點(diǎn)及其運(yùn)作規(guī)律，通過(guò)管理者采取計(jì)劃、組織、指揮、控制、協(xié)調(diào)、創(chuàng)新等行為，最合理地使用和最大限度地發(fā)揮高校圖書(shū)館的人力、財(cái)力、物力、信息、時(shí)間等資源的作用，已達(dá)到辦館的目標(biāo)和最佳效益的過(guò)程。

1 高校圖書(shū)館行政管理工作的內(nèi)容

圖書(shū)館行政管理的內(nèi)容主要包括：人的管理、制定和督促執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章制度、經(jīng)費(fèi)管理、設(shè)備管理和后勤服務(wù)等。

1.1 做好人的管理

所謂管理，歸根到底是對(duì)人的管理，同時(shí)直接影響著工作效益的高低。高校圖書(shū)館工作關(guān)系到文獻(xiàn)資源的開(kāi)發(fā)利用和信息時(shí)效；關(guān)系到服務(wù)態(tài)度和服務(wù)質(zhì)量；關(guān)系到圖書(shū)的流通、讀者獲取信息和知識(shí)。因此，作為高校圖書(shū)館行政管理應(yīng)把人的管理放在首位，以調(diào)動(dòng)人的積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)造性作為管理的核心。

1.2 建立健全規(guī)章制度

建立健全合理的規(guī)章制度是圖書(shū)館實(shí)行科學(xué)管理的重要依據(jù)，也是圖書(shū)館改進(jìn)工作作風(fēng)，提高工作效率，加強(qiáng)職工隊(duì)伍建設(shè)的一項(xiàng)極其有效的措施。圖書(shū)館要進(jìn)行科學(xué)管理，必須根據(jù)圖書(shū)館自身工作特點(diǎn)和發(fā)展規(guī)律，依法治館，制定一套行之有效的規(guī)章制度，以限制與約束人們行為準(zhǔn)則，才能保證管理沿著科學(xué)化、規(guī)范化的方向發(fā)展，以充分發(fā)揮決策正確、督促有力、協(xié)調(diào)有方的管理模式，從而使圖書(shū)館的工作達(dá)到最佳的狀態(tài)，保證圖書(shū)館總?cè)蝿?wù)和總目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

1.3 搞好經(jīng)費(fèi)管理

隨著學(xué)校對(duì)圖書(shū)館投入的不斷加大，圖書(shū)館也面臨著如何更好地把有限的經(jīng)費(fèi)科學(xué)地管理及有效地使用等問(wèn)題。尤其我國(guó)目前經(jīng)濟(jì)還不夠發(fā)達(dá)，制約圖書(shū)館發(fā)展的物質(zhì)因素不可能在短時(shí)間內(nèi)得到解決。這就要求行政管理工作發(fā)揮主導(dǎo)作用。運(yùn)用管理的手段，使有限的財(cái)力最大限度地發(fā)揮作用。

1.4 加強(qiáng)自動(dòng)化設(shè)備管理

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，加強(qiáng)對(duì)自動(dòng)化設(shè)備的管理顯得尤為重要。管理核心應(yīng)有兩點(diǎn)：一是培養(yǎng)和配置專職設(shè)備管理員，充分調(diào)動(dòng)管理人員的積極性、主動(dòng)性；二是保證設(shè)備的完好率和提高設(shè)備利用率。要對(duì)設(shè)備進(jìn)行科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理。

1.5 優(yōu)化館內(nèi)讀書(shū)環(huán)境

高校圖書(shū)館作為學(xué)校對(duì)外開(kāi)放的重要窗口，一個(gè)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、教育等綜合水平的重要標(biāo)志，環(huán)境的好壞直接影響著讀者的心態(tài)，同時(shí)也影響著讀者的數(shù)量。怎樣為讀者創(chuàng)造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，吸取精神的營(yíng)養(yǎng)，受到文明的熏陶，收到更好的學(xué)習(xí)效果，是行政后勤工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是圖書(shū)館工作的宗旨。

2 高校圖書(shū)館行政管理工作存在的問(wèn)題

高校圖書(shū)館的館辦工作存在這樣或那樣的不足，總體上可以歸納為以下三個(gè)大問(wèn)題。

2.1 規(guī)模小，人員少，職能多而亂

就遼寧省的諸多高校而言，絕大多數(shù)圖書(shū)館辦公室只配備1人，少數(shù)配備2人。然而，辦公室的常規(guī)工作卻一項(xiàng)不能少，包括制定工作計(jì)劃和規(guī)章制度、統(tǒng)計(jì)分析、工作考核、起草文件、檔案管理、對(duì)外溝通、對(duì)外宣傳、開(kāi)展讀者活動(dòng)、辦公用品的管理、資產(chǎn)管理等眾多工作。其中有些可以歸屬其他部門(mén)負(fù)責(zé)，有些只需要館辦協(xié)調(diào)處理，卻全由館辦包辦，這直接影響了自身的工作效率與對(duì)外聲譽(yù)。

2.2 資金少，條件弱，信息化不足

高校圖書(shū)館自身辦館經(jīng)費(fèi)不充足，館辦工作也常常缺乏信息化的系統(tǒng)管理來(lái)輔助工作，問(wèn)題主要體現(xiàn)在：①文件與檔案管理處于原始計(jì)算機(jī)化，即一般采用單機(jī)存儲(chǔ)電子稿而收藏打印稿的方式。②固定資產(chǎn)管理運(yùn)用卡片、單證等紙質(zhì)介質(zhì)來(lái)進(jìn)行，不能與學(xué)校層面的系統(tǒng)共享資源或?qū)印＂酃ぷ魅藛T一旦不在崗，時(shí)間安排、進(jìn)度檢查、事務(wù)提醒、效果檢查等工作就會(huì)受影響。④人工填表的考勤工作不能直觀體現(xiàn)細(xì)節(jié)和統(tǒng)計(jì)，也不利于領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)掌握職工出勤情況。⑤工作量、文件、固定資產(chǎn)、考勤管理等都需要一套科學(xué)的、準(zhǔn)確的、真實(shí)的、相對(duì)固定的辦法，手工處理不但慢且易出錯(cuò)。

2.3 頭緒多，素質(zhì)欠，辦事效率低

辦公室工作的上傳下達(dá)中樞地位決定了其工作經(jīng)常處于矛盾的焦點(diǎn)，既有圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)的嚴(yán)格要求，也有群眾的高度關(guān)注，協(xié)調(diào)不好就會(huì)產(chǎn)生矛盾。另外，近些年不少高校進(jìn)行了人事改革，實(shí)行雇員制的不在少數(shù)，而圖書(shū)館工作多數(shù)由正式編制的老同志承擔(dān)。面對(duì)現(xiàn)代化辦公室管理工作要求，老同志在信息化素養(yǎng)、設(shè)備使用、工作方法創(chuàng)新等方面還比較欠缺，習(xí)慣老一套的辦事方式，當(dāng)工作量增大、事物頭緒繁雜的時(shí)候，往往跟不上節(jié)奏，影響了工作效率。

3 高校圖書(shū)館行政管理工作優(yōu)化的對(duì)策

3.1 強(qiáng)化專業(yè)性，吸納高級(jí)管理人才

高校圖書(shū)館很多行政管理人員的專業(yè)背景往往與管理無(wú)關(guān)，缺乏對(duì)該領(lǐng)域新知識(shí)、新理念、新方法的學(xué)習(xí)，自身專業(yè)素質(zhì)還存在一定缺陷。在行政管理工作中，經(jīng)驗(yàn)與套用是大多數(shù)行政管理人員開(kāi)展管理工作的法寶，管理者的個(gè)人學(xué)識(shí)和素養(yǎng)在這里起到了關(guān)鍵作用，管理效果的不穩(wěn)定性較大。隨著社會(huì)的迅速發(fā)展，這種憑借工作經(jīng)驗(yàn)的行政管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)新時(shí)期下圖書(shū)館行政管理模式日益增加的各種需求?；诖?，筆者認(rèn)為圖書(shū)館的行政管理工作可以效仿企業(yè)的管理模式，引進(jìn)專業(yè)的行政管理人才，以專業(yè)的角度來(lái)審視圖書(shū)館的行政運(yùn)行管理，對(duì)各項(xiàng)工作的環(huán)節(jié)進(jìn)行梳理，并提出、制定出科學(xué)的管理機(jī)制，進(jìn)而提高管理水平，推動(dòng)圖書(shū)館業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，適應(yīng)周邊環(huán)境不斷變化的各種需求。

3.2 轉(zhuǎn)變單一行政管理模式，充分發(fā)揮行政管理人員才能

政府主導(dǎo)、計(jì)劃調(diào)節(jié)，是我國(guó)高?；镜捏w制環(huán)境，計(jì)劃性、指導(dǎo)性管理模式在高校各個(gè)部門(mén)的管理運(yùn)行中影響極深，在公辦院校中尤為突出，圖書(shū)館也不例外，事業(yè)經(jīng)費(fèi)由上至下按計(jì)劃統(tǒng)一撥付，員工薪酬按級(jí)別定量撥付，經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)的固守必然導(dǎo)致運(yùn)行機(jī)制的刻板。圖書(shū)館的工作核心是服務(wù)，服務(wù)質(zhì)量受到個(gè)人素養(yǎng)和積極性的雙重影響，因此，即便專業(yè)素養(yǎng)很高，也不一定就能提供很好的服務(wù)。單一的行政管理模式已無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展，高校圖書(shū)館作為高校行政管理工作的重要成員，應(yīng)當(dāng)對(duì)這種情況采取客觀的態(tài)度，同時(shí)結(jié)合高校的實(shí)際情況，及時(shí)轉(zhuǎn)變圖書(shū)館的單一行政管理模式，從而滿足新時(shí)期的發(fā)展需求。筆者認(rèn)為，高校圖書(shū)館的行政管理可以參照優(yōu)秀企業(yè)的管理模式，改變從上至下的命令運(yùn)作，將主動(dòng)權(quán)下放至基層，管理層作為政策的服務(wù)者，以基層管理者為服務(wù)對(duì)象，全方位服務(wù)其運(yùn)行所需?；鶎庸芾碚咴跇I(yè)務(wù)的實(shí)現(xiàn)上發(fā)揮更大的自主性，創(chuàng)新管理模式，使各項(xiàng)制度與流程更符合實(shí)際工作需要，從而發(fā)揮出圖書(shū)館人力、智力、物力的綜合優(yōu)勢(shì)。

3.3 建立健全行政管理制度，提高管理工作透明度

法度是治國(guó)之本，制度即是治館之根，工作的推進(jìn)與引導(dǎo)均可通過(guò)制度體現(xiàn)出來(lái)，因而，建立系統(tǒng)、完備的行政管理制度是圖書(shū)館完善行政管理工作、推動(dòng)業(yè)務(wù)工作的重要保證。健全的制度源于廣泛的參與，管理者在制定各項(xiàng)規(guī)章制度的過(guò)程中應(yīng)廣泛征詢一線工作人員的意見(jiàn)和建議，力使工作流程符合工作實(shí)際，人員管理符合工作需要和人性訴求，這有利于規(guī)章制度的落實(shí)，有利于調(diào)動(dòng)員工參與的積極性。

3.4 加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)的利用與管理，提高運(yùn)行經(jīng)費(fèi)使用效率

圖書(shū)館的資源建設(shè)以及相關(guān)的管理工作都離不開(kāi)經(jīng)費(fèi)的支撐，經(jīng)費(fèi)可以說(shuō)是圖書(shū)館的命脈，是高校圖書(shū)館能夠正常運(yùn)作的基礎(chǔ)與保證。如上文所述，經(jīng)費(fèi)的短缺是大部分高校圖書(shū)館所面臨的棘手問(wèn)題?；诖?，從高校方面來(lái)看，相關(guān)的高校需要加大對(duì)于圖書(shū)館的資金投入；而從圖書(shū)館的方面來(lái)看，則需要加強(qiáng)對(duì)所擁有的經(jīng)費(fèi)的利用與管理。通過(guò)科學(xué)安排工作流程，縮減不必要的開(kāi)支，把運(yùn)行經(jīng)費(fèi)更多地使用在讀者服務(wù)、信息挖掘、信息推送、對(duì)外交流、人才培養(yǎng)、提高員工積極性等方面，圍繞提高服務(wù)水平和服務(wù)效果合理使用經(jīng)費(fèi)。

4 結(jié) 語(yǔ)

高校圖書(shū)館行政管理是高校圖書(shū)館工作的重要組成部分，是搞好讀者服務(wù)工作的關(guān)鍵，新時(shí)期的高校圖書(shū)館的行政管理工作才能更全面地做好，是每一位高校圖書(shū)館行政管理人員必須面對(duì)和努力解決的重要課題，還有待于我們?cè)诠ぷ鲗?shí)踐中更進(jìn)一步探索。

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