淺談高校檔案管理信息化建設(shè)

葛雅京

摘 要：在高校的數(shù)字化校園建設(shè)規(guī)程中，檔案管理信息化建設(shè)是非常重要的組成部分，高校檔案管理工作只有實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，才能為高校的建設(shè)與發(fā)展提供更為快捷和優(yōu)質(zhì)的檔案信息，才能實(shí)現(xiàn)高校的發(fā)展目標(biāo)。本文對當(dāng)前高校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行深入的探討，針對當(dāng)前高校檔案管理工作存在的問題進(jìn)行分析，并探討相關(guān)解決措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；信息化建設(shè)；培訓(xùn)

隨著科學(xué)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展，信息技術(shù)在高校檔案工作中發(fā)揮了越來越重要的作用，而數(shù)字化校園建設(shè)的提出，也是要求充分利用信息技術(shù)，不斷獲取資源、處理信息、傳輸信息以及應(yīng)用信息，不斷向社會提供更多具有價值和重要意義的檔案信息。高校檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和規(guī)范化，無疑能更好地為我國的教育科研管理事業(yè)服務(wù)。

一、當(dāng)前我國高校檔案管理工作存在的問題

1.管理形式落后，管理意識薄弱

如今我國高校的很多高層管理者認(rèn)為高校當(dāng)前主要任務(wù)在于緊抓教學(xué)質(zhì)量和科研突破，其他的工作得不到應(yīng)有的重視，這在一定程度上阻礙了學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展。還有一些管理者認(rèn)為檔案的管理就是簡單地對檔案進(jìn)行記錄和保管，沒有把握檔案管理的內(nèi)涵，在資金上也沒有足夠的投入，使得檔案管理創(chuàng)新工作無法開展，庫房、辦公等基礎(chǔ)設(shè)施落后，嚴(yán)重阻礙了學(xué)校對廣大師生的服務(wù)以及整體規(guī)劃與建設(shè)。在管理形式上，仍舊有很多高校比較落后，無法與當(dāng)前現(xiàn)代化管理接軌，而長年累月在檔案管理工作上的故步自封，又使得這類繁雜的工作得不到優(yōu)化，惡性循環(huán)產(chǎn)生。

2.專業(yè)素質(zhì)較低，機(jī)構(gòu)設(shè)置不當(dāng)

由于多種主客觀因素的影響，目前高校存在很多用檔案工作解決人才家屬就業(yè)問題的現(xiàn)象，很多靠關(guān)系進(jìn)入高校檔案管理職位的外行人員進(jìn)行檔案管理工作，而且在專職的檔案管理隊(duì)伍中，年齡普遍偏大，有老化的趨勢，這一群體中嚴(yán)重缺少牢固掌握計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識、熟練運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)且熟悉檔案管理方法和具備檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人才。[1]如今時代逐漸進(jìn)步，科技逐漸發(fā)展，高校的檔案管理工作卻沒有得到實(shí)質(zhì)性的進(jìn)展，也是由于檔案管理工作職位進(jìn)入了很多專業(yè)素質(zhì)較低、學(xué)歷較淺的工作人員，這些工作人員基本沒有受過專業(yè)的訓(xùn)練和嚴(yán)格的考核，專業(yè)技能、管理能力都比較差，思想老化也使得他們無心學(xué)習(xí)和運(yùn)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此在高校檔案管理中工作效率較低。

3.利用效率不高，檔案功能單一

通常情況下，高校中都保存了大量的檔案資料，但是由于工作人員沒有意識到檔案管理工作的重要性，檔案管理價值利用效率也不高。很多人都認(rèn)為檔案管理工作沒有實(shí)際的意義，只是單純的保管。因此，高校的管理者必須意識到檔案管理工作的重要性，只有逐漸改變管理人員檔案管理的思想方式，才能實(shí)現(xiàn)學(xué)校的建設(shè)以及更好地為廣大師生服務(wù)。

二、高校檔案管理信息化的必要性

1.符合信息時代的發(fā)展與建設(shè)

21世紀(jì)是信息化的時代，而高校實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)是當(dāng)代發(fā)展的要求，如今的社會信息化水平已經(jīng)成為了國家現(xiàn)代化水平的重要標(biāo)志，高校積極實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)才能跟上國家信息化建設(shè)的步伐，才能不斷促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理方式主要是由于工作人員被傳統(tǒng)陳舊觀念束縛，對高校檔案管理工作不上心、不重視，缺乏相應(yīng)的資金投入，因而也就無法滿足現(xiàn)代信息資源的需求。檔案管理是學(xué)校建設(shè)的一項(xiàng)重要工作，也是學(xué)校信息資源的重要部分，關(guān)系著廣大師生的利益，因此必須加強(qiáng)高校檔案管理信息化建設(shè)，不斷推動高校檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

2.對高校檔案管理工作的推動作用

在高校檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)信息化管理具有非常重要的作用，首先，檔案信息化建設(shè)有利于檔案管理工作人員大幅度提高工作效率，過去陳舊的管理模式大多采用檔案的人工收集、整理和保存，需要花費(fèi)大量的人力和時間進(jìn)行復(fù)雜的翻查，工作效率極低。在高校實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化以后，工作人員可以利用先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)收集整理檔案，一次數(shù)據(jù)的錄入可以終生使用，既可靠又安全，查詢工作也變得簡單而便利，人們可以利用網(wǎng)絡(luò)搜索輕松快速地獲取相關(guān)的信息和資料，滿足了廣大師生的要求，大幅度提高檔案管理工作人員的工作效率，推動高校檔案管理工作的發(fā)展。[2]

三、實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化建設(shè)的措施

1.推動檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案管理信息化建設(shè)離不開規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的要求，只有調(diào)整規(guī)范的管理形式，使用標(biāo)準(zhǔn)的管理程序，才能逐漸向現(xiàn)代化檔案管理方向發(fā)展。第一，全國應(yīng)統(tǒng)一科學(xué)的檔案管理目錄標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案信息屬于一種具有豐富內(nèi)容和復(fù)雜形式的源頭，除了合理利用網(wǎng)絡(luò)管理和查詢的規(guī)范性及便捷性外，還要遵循一定的目錄標(biāo)準(zhǔn)，幫助檔案查找者快捷準(zhǔn)確地查閱檔案資料。第二，要建立規(guī)范的檔案管理規(guī)章制度，全國各大高校要根據(jù)學(xué)校自身的實(shí)際情況，建立符合自身特殊情況的信息資源庫，統(tǒng)一經(jīng)由計(jì)算機(jī)進(jìn)行全部的管理，制度包括系統(tǒng)安全運(yùn)行制度、檔案使用制度以及相關(guān)的權(quán)限制度等，管理過程中由高校的最高權(quán)限統(tǒng)一對所有資源進(jìn)行整合，科學(xué)規(guī)范信息管理，并采用先進(jìn)的管理軟件，逐漸建立包含高校上下所有信息資料的數(shù)據(jù)庫，更好地為廣大師生服務(wù)。[3]

2.加強(qiáng)高校檔案信息庫的數(shù)字化建設(shè)

全球的信息化建設(shè)加速使得各大數(shù)據(jù)庫之間的聯(lián)系也越來越緊密，任何一個高校的資源都不僅僅局限于自身的應(yīng)用，而是與全國甚至全世界各大高校的數(shù)據(jù)庫聯(lián)系在一起，所以現(xiàn)代的信息化建設(shè)，獨(dú)立的高校檔案管理工作開發(fā)只是包含具有本校特色的檔案資源，提供給其他高校瀏覽使用的資源則可以實(shí)現(xiàn)資源共享的目的。因此必須建立能夠有效協(xié)調(diào)各大高校數(shù)據(jù)庫進(jìn)行統(tǒng)一檔案信息管理的龐大機(jī)構(gòu)，統(tǒng)籌整理各大高校的檔案信息資源，建立一個龐大的檔案網(wǎng)絡(luò)，真正實(shí)現(xiàn)檔案資料的資源共享。數(shù)字化檔案的開發(fā)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用能為這一目的提供更大的推動力，將各種檔案信息錄入網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫上，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息化的保存，從而為更多的需求者提供更廣闊的服務(wù)。[4]

3.加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍信息素養(yǎng)培訓(xùn)

高校檔案信息化管理建設(shè)離不開用戶之間的資源共享，因此檔案管理工作人員的任務(wù)非常重要，隨著信息化、現(xiàn)代化的逐步推進(jìn)，當(dāng)前檔案管理工作更需要一批既擁有專業(yè)技能又能熟練運(yùn)用先進(jìn)管理方式進(jìn)行檔案管理的優(yōu)秀人才，高校必須加強(qiáng)檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德的培訓(xùn)，逐漸提高檔案管理人員的信息意識、專業(yè)知識和管理能力，為檔案管理人員提供更多培訓(xùn)機(jī)會讓其掌握信息傳播的基礎(chǔ)知識和信息技術(shù)的運(yùn)用能力，為高校培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才，同時也要積極引進(jìn)高素質(zhì)的檔案信息管理人才，加強(qiáng)檔案管理專業(yè)隊(duì)伍的建設(shè)，推動高校檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

四、結(jié)束語

當(dāng)前，我國高校的檔案管理信息化建設(shè)依舊面臨很多困難，高校管理者只有充分全面了解到檔案管理工作的重要意義，推動檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，加強(qiáng)檔案信息庫的數(shù)字化建設(shè)，加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍信息素養(yǎng)培訓(xùn)，才能使得各大高校的檔案管理工作獲得更大的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]王艷玲.淺談高校檔案管理信息化建設(shè)[J].現(xiàn)代情報，2007（06）.

[2]過奐穎，李建華.高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及對策[J].黑龍江科技信息，2009（31）.

[3]張 學(xué).淺談高校檔案管理信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（21）.

[4]譚春霞.高校檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及對策研究[J].科技資訊， 2015（11）.

（作者單位：河池學(xué)院）