中職學(xué)校檔案工作創(chuàng)新思考

王棟

【摘要】在中職學(xué)校管理工作中，檔案管理工作是最基礎(chǔ)的工作種類，其對于保證中職學(xué)校掌握教職員工的實際情況具有重要意義。文章先分析了檔案管理在中職學(xué)校當(dāng)中的作用，之后對中職學(xué)校檔案管理存在的問題進(jìn)行了探討，最后提出了中職學(xué)校檔案管理的創(chuàng)新對策，希望能夠為中職學(xué)校檔案管理水平的進(jìn)步提供幫助。

【關(guān)鍵詞】中職學(xué)校 檔案管理 創(chuàng)新

【中圖分類號】G647.24 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2015）19-0183-02

前言

在任何一個企事業(yè)單位當(dāng)中，檔案管理都是非常重要的工作。中職學(xué)校作為我國職業(yè)教育的重要組成部分，其檔案管理質(zhì)量不僅會影響到中職學(xué)校的發(fā)展動力，更會影響到中職學(xué)校的教學(xué)水平發(fā)展。但是在實際工作過程中，絕大部分中職學(xué)校都更注重對教育事業(yè)的研究，而缺乏對檔案管理工作的重視，這種情況的出現(xiàn)既不利于中職學(xué)校檔案管理工作的發(fā)揮，也在一定程度上制約著中職學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展，因此做好對中職學(xué)校檔案管理工作的創(chuàng)新思考很有必要。

一、中職學(xué)校檔案管理作用分析

中職學(xué)校檔案管理包括對學(xué)校當(dāng)中從事黨政管理、教學(xué)、科研等各類文件以及教職員工履歷、學(xué)籍管理等多方面內(nèi)容，其不僅是記錄中職學(xué)校發(fā)展歷程的重要載體，更是幫助中職學(xué)校實現(xiàn)發(fā)展的重要支持。對學(xué)校檔案進(jìn)行有效管理，所帶來的作用主要可以歸納為三個方面：（1）為學(xué)校發(fā)展提供支持。中職學(xué)校檔案管理所積累的中職學(xué)校發(fā)展歷程，能夠為中職學(xué)校的發(fā)展提供重要的信息支持，讓中職學(xué)校在發(fā)展過程中獲得良好的內(nèi)在支持，從而避免一些錯誤決策的出現(xiàn)；（2）為教學(xué)水平進(jìn)步提供支持。教師是中職學(xué)校實現(xiàn)教育事業(yè)的重要基礎(chǔ)，檔案管理能夠幫助學(xué)校更為全面、熟悉的掌握每一位教師的實際教學(xué)水平、特長，從而為教師安排有的放矢的培訓(xùn)方法，為教師教學(xué)水平的進(jìn)步提供支持；（3）為學(xué)生提供良好校園文化精神。良好的校園文化精神是幫助學(xué)生樹立愛校、護(hù)校意識的重要支撐，有效的檔案管理工作能夠根據(jù)中職學(xué)校特點建立起良好的校園文化氛圍，讓學(xué)生通過校訓(xùn)、日常生活感受到學(xué)校的精神所在，進(jìn)而培養(yǎng)起學(xué)生愛校、護(hù)校的良好精神品質(zhì)。

二、現(xiàn)存中職學(xué)校檔案管理問題

1.檔案意識薄弱

檔案意識薄弱是當(dāng)前環(huán)境下，中職學(xué)校檔案管理的主要問題，也正是因為檔案意識薄弱，使得中職學(xué)校的一切檔案管理行為都難以有效的實施，所以檔案管理意識的薄弱是中職學(xué)校檔案管理主要問題。這種薄弱意識既表現(xiàn)在學(xué)校管理者方面，又表現(xiàn)在檔案管理人員方面。由于中職學(xué)校的最終目標(biāo)是“教書·育人”，因此學(xué)校管理者更多的將工作重心放在師資引進(jìn)、教學(xué)改革方面，忽視檔案管理工作的重要性。

2.管理制度缺乏

良好的管理制度是確保工作行為有效進(jìn)行的重要規(guī)范。檔案管理作為一項系統(tǒng)性管理工作，其在中職學(xué)校當(dāng)中的應(yīng)用需要管理制度來予以指導(dǎo)和約束。但是由于學(xué)校管理者對檔案管理不夠重視，因此學(xué)校檔案管理制度的建設(shè)也非常滯后。雖然中職學(xué)校當(dāng)中都有著自己的檔案管理制度，但無論是從管理制度的完善性上，還是可行性上都存在不同程度上的差距，這使得中職學(xué)校的檔案管理制度很難發(fā)揮出實際作用，中職學(xué)校的檔案管理工作也因此缺乏正確的指導(dǎo)和約束規(guī)范。

3.人員素質(zhì)偏低

從目前的中職學(xué)校檔案管理工作來看，絕大部分檔案管理人員都存在專業(yè)素質(zhì)偏低的情況。這種情況出現(xiàn)的原因有兩方面，其一是管理人員本身的專業(yè)性。中職檔案管理人員有很多都是由其他部分抽調(diào)過去的，例如人事部、財務(wù)部等，因此他們的檔案管理專業(yè)水平很難真正滿足實際工作需求。其二是檔案管理人員長時間處于一個滯后的工作環(huán)境下，使得他們的檔案管理水平逐漸下降，最終導(dǎo)致無法滿足實際檔案管理工作需求。

4.管理方法落后

中職學(xué)校檔案管理方法較為落后，也是影響其檔案管理工作發(fā)展與進(jìn)步的重要因素。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)前的檔案管理已經(jīng)實現(xiàn)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向信息化電子檔案的轉(zhuǎn)變。但由于中職學(xué)校對檔案管理工作不夠重視，這使得學(xué)校的檔案管理工作仍處于一個傳統(tǒng)的收集、整理、存儲的狀態(tài)下，這種管理模式不僅工作效率非常低，而且還需要巨大的檔案室來作為空間支持。另外，當(dāng)前的中職學(xué)校檔案管理在對檔案利用方面少之又少，這使得檔案成為了“無用的資料”，很難發(fā)揮出檔案資料應(yīng)有的作用。

三、中職學(xué)校檔案管理創(chuàng)新對策

1.創(chuàng)新檔案管理意識

想要實現(xiàn)對中職學(xué)校檔案管理水平的創(chuàng)新發(fā)展，就必須要先做好檔案管理意識創(chuàng)新。在這一環(huán)節(jié)當(dāng)中，首先校園領(lǐng)導(dǎo)者必須要發(fā)揮出自己的決策作用，通過學(xué)習(xí)、借鑒等多方途徑，來給予檔案管理工作充分的認(rèn)識，確立檔案管理在中職學(xué)校管理工作作用應(yīng)有的地位。其次，檔案管理人員要充分認(rèn)識到自己的作用，明白自己的職責(zé)，在做好本職工作的基礎(chǔ)上，想方設(shè)法為學(xué)校檔案管理工作的進(jìn)步提供支持。最后，學(xué)校當(dāng)中所有的教職員工、學(xué)生也都有對檔案管理工作有一定的認(rèn)識，明白檔案管理對于自己進(jìn)步、發(fā)展的重要性，為檔案管理工作創(chuàng)設(shè)一個良好的發(fā)展環(huán)境。

2.創(chuàng)新檔案制度建設(shè)

創(chuàng)新檔案管理制度是給檔案管理工作提供一個良好指導(dǎo)規(guī)范的重要措施。學(xué)校管理者要在充分認(rèn)識檔案管理工作重要性的前提下，根據(jù)學(xué)校的實際檔案管理工作需求，制定出科學(xué)、完善、有效的檔案管理制度，使其能夠真正的為檔案管理工作行為帶來指導(dǎo)、約束和規(guī)范，以保證檔案管理工作的科學(xué)有效。在此基礎(chǔ)上，學(xué)校要將檔案管理制度納入到學(xué)校管理制度建設(shè)當(dāng)中，使檔案管理制度能夠始終與學(xué)校管理制度保持步調(diào)一致，為學(xué)校的進(jìn)步與發(fā)展提供支持。

3.創(chuàng)新人才培養(yǎng)機(jī)制

創(chuàng)新人才培養(yǎng)機(jī)制也是中職檔案管理發(fā)展的必然舉措。為此檔案管理部門必須要做好對專業(yè)檔案管理人員的聘用，提高檔案管理團(tuán)隊的綜合素質(zhì)水平。在此基礎(chǔ)上，要對現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，保證每一個在職檔案管理人員都能夠游刃有余的完成自己的檔案管理工作，為檔案管理工作的有效性提供基礎(chǔ)保障。

4.創(chuàng)新檔案管理方法

中職學(xué)校應(yīng)加大對電子檔案的應(yīng)用，通過對信息技術(shù)的有效應(yīng)用，使檔案管理工作能夠盡快實現(xiàn)信息化發(fā)展。使檔案管理能夠改變傳統(tǒng)方式，實現(xiàn)全面信息化管理，這樣不僅能夠保證檔案整理、存儲的工作效果，節(jié)約檔案室空間，還能大大提升對檔案的應(yīng)用效率，并依靠電子檔案的云端儲存來保證檔案安全性。使檔案能夠真正的成為推動教師員工事業(yè)進(jìn)步，學(xué)校教學(xué)水平發(fā)展的重要支持，為中職學(xué)校的良好發(fā)展提供最基礎(chǔ)的支持。

四、總結(jié)

綜上所述，檔案管理作為一項最基礎(chǔ)的管理工作內(nèi)容，其所能夠為中職學(xué)校帶來的不僅是表面上單純的檔案管理，更是對學(xué)校人力資源、教學(xué)進(jìn)步等多方面管理工作帶來重要幫助的綜合性管理工作。隨著現(xiàn)代化社會對檔案管理工作的要求越來越大，中職學(xué)校必須要實現(xiàn)對自身檔案管理工作的創(chuàng)新，只有如此才能夠真正的發(fā)揮出檔案管理在中職學(xué)校當(dāng)中的作為，為中職學(xué)校的良好發(fā)展提供支持。