高校檔案信息化建設(shè)要把握的幾個(gè)問(wèn)題

韓程遠(yuǎn) 尹飛燕

摘要：高校檔案的信息化水平，從一定程度上反映了高校教育發(fā)展水平，做好高校檔案的信息化工作，對(duì)于加強(qiáng)高校人員管理，提高人力資源的利用水平，有重要意義。高校建設(shè)中，應(yīng)該把高校檔案的信息化建設(shè)工作，作為一項(xiàng)重要工作進(jìn)行落實(shí)。高校檔案的信息化建設(shè)工作，作為一項(xiàng)系統(tǒng)工程，內(nèi)涵豐富。在高校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，需要充分考慮高校實(shí)際，在高校發(fā)展規(guī)劃的指導(dǎo)下，完成高校檔案信息化工作的建設(shè)。

關(guān)鍵詞：高校檔案 信息化 建設(shè)

1 概述

高校作為我國(guó)培養(yǎng)人才的重要基地之一，做好高校人員的信息管理工作，對(duì)于高校建設(shè)，充分調(diào)配相關(guān)人力資源，有著重要意義。當(dāng)前，高校檔案信息化，需要依靠科學(xué)技術(shù)的持續(xù)進(jìn)步和發(fā)展，以實(shí)現(xiàn)高校檔案的電子化儲(chǔ)存，以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案信息規(guī)范管理的同時(shí)，也加大高校檔案資源共享、利用程度。在未來(lái)一個(gè)時(shí)期，高校檔案信息化是高校檔案建設(shè)的趨勢(shì)，要把握好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個(gè)方面的內(nèi)容。

2 高校檔案信息化的重要作用

高校檔案信息化，是對(duì)傳統(tǒng)高校檔案管理工作的變革，在一定程度上，促進(jìn)高校檔案管理水平的提高。傳統(tǒng)的高校檔案信息管理，是一項(xiàng)耗時(shí)巨大、影響廣泛的工程，檔案的收集、整理，再到保存，涉及人員數(shù)量多，信息易出錯(cuò)。影響了高校檔案管理工作的實(shí)施效率，降低了高校檔案管理工作的質(zhì)量，增加了高校檔案管理工作的難度，同時(shí)，對(duì)于高校人力資源的掌控和調(diào)配，也產(chǎn)生了深刻影響。

當(dāng)前，隨著電子信息化的飛速發(fā)展，高校檔案管理工作，也發(fā)生了巨大而深刻的變化。高校檔案的信息化，提高了高校檔案管理工作的質(zhì)量，降低了高校檔案管理的難度，同時(shí)，對(duì)于高校人才資源的科學(xué)調(diào)配，有著積極意義。高校檔案的信息化，首先表現(xiàn)在檔案載體的變化中，傳統(tǒng)以紙質(zhì)檔為主要載體的檔案，逐漸向數(shù)字化進(jìn)行轉(zhuǎn)移，檔案的管理環(huán)境，也隨著檔案載體，進(jìn)行著變化。通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)輔助檔案管理，降低了檔案管理的難度，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)無(wú)縫對(duì)接。原有的檔案資料采集、整理、歸類(lèi)和保存，都通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，增加了檔案管理的自動(dòng)化程度，降低了檔案管理中的錯(cuò)誤幾率。高校檔案管理工作的效率有大幅度提升，同時(shí)，也在一定程度上，加強(qiáng)了高校檔案管理的質(zhì)量，為高校建設(shè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

3 高校檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

高校檔案的信息化建設(shè)過(guò)程中，還存在一些問(wèn)題，如何解決好這些問(wèn)題，加強(qiáng)高校檔案的信息化建設(shè)工作，是高校檔案管理者需要認(rèn)真思考的。只有把這些問(wèn)題進(jìn)行妥善解決之后，才有可能將高校檔案信息化建設(shè)工作水平推向一個(gè)新高度。

3.1 高校檔案信息化建設(shè)中的認(rèn)識(shí)問(wèn)題 高校檔案一般具有數(shù)量大、內(nèi)容豐富、價(jià)值高的特點(diǎn)，能為學(xué)校制定發(fā)展規(guī)劃、教學(xué)質(zhì)量歷史查詢等，提供重要的參考價(jià)值，所以，要求高校檔案管理部門(mén)，必須在高校建設(shè)需要的時(shí)候，迅速提供準(zhǔn)確資料。原有的高校檔案信息管理，因?yàn)楣芾斫橘|(zhì)、工作方法等，無(wú)法滿足要求，鑒于此，必須對(duì)高校檔案實(shí)行信息化的改革建設(shè)。但是，在部分高校，相關(guān)管理人員對(duì)檔案信息化的重要性認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏必要的重視，導(dǎo)致高校檔案信息化建設(shè)發(fā)展遲緩。

3.2 缺乏相應(yīng)的規(guī)范制度，高校檔案信息化建設(shè)各自為政 高校檔案的信息化建設(shè)，不是僅僅局限于某一所高校，作為一項(xiàng)復(fù)雜的工程，高校檔案的信息化建設(shè)，涉及范圍廣，涵蓋高校數(shù)量多。當(dāng)前，我國(guó)高校信息化建設(shè)，還沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范制度，各高校在建設(shè)過(guò)程中，充分發(fā)揮自我主觀能動(dòng)性，雖然信息化建設(shè)更加適合本校發(fā)展需要，但是，難以實(shí)現(xiàn)信息共享，沒(méi)有把高校檔案信息化建設(shè)的重大作用發(fā)揮出來(lái)。

3.3 技術(shù)問(wèn)題仍舊是制約信息化建設(shè)的重大問(wèn)題 高校檔案信息建設(shè)，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和電子計(jì)算機(jī)設(shè)備作為基礎(chǔ)設(shè)備，通過(guò)各種網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存和分析等高新技術(shù)的支持發(fā)展起來(lái)，當(dāng)前一個(gè)時(shí)期，高新技術(shù)仍舊是高校檔案信息化建設(shè)的一大瓶頸。高校中，因?yàn)閷?duì)信息化檔案建設(shè)不夠重視，符合要求的硬件設(shè)備難以滿足，給檔案信息化建設(shè)帶來(lái)困難。此外，軟件技術(shù)也給高校檔案信息化建設(shè)帶來(lái)了問(wèn)題。高校檔案信息化工作，需要多種軟件的有效支撐，保障網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的通暢、數(shù)據(jù)安全存儲(chǔ)和分析、信息檢索的有效性和多平臺(tái)互訪等需求的實(shí)現(xiàn)。

3.4 檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高 高校檔案信息化的建設(shè)，除了要保證客觀條件的滿足，還需要在建設(shè)中，發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，根據(jù)實(shí)際需求，做好高校檔案信息化的建設(shè)工作。目前，高校信息化建設(shè)所依靠的中流砥柱，大多數(shù)是高校傳統(tǒng)檔案的管理者，落實(shí)高校信息化建設(shè)，改變傳統(tǒng)檔案管理者的觀念，非常重要。在檔案信息化建設(shè)中，還存在少部分管理者對(duì)于檔案信息化建設(shè)的排斥，對(duì)于引進(jìn)的先進(jìn)設(shè)備，沒(méi)有充分發(fā)揮其效果，而高校在信息化建設(shè)中引進(jìn)的技術(shù)類(lèi)人才，又缺乏檔案管理的實(shí)際操作水平和技能。所以，高校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，綜合人員的素質(zhì)提高，非常必要。

4 加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)需要把握的幾點(diǎn)問(wèn)題

4.1 加強(qiáng)思想認(rèn)識(shí)，做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè) 高校檔案信息化建設(shè)，相關(guān)管理人員要從思想上進(jìn)行認(rèn)識(shí)，加大資金投入力度，保證基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，包含計(jì)算機(jī)硬件和相關(guān)軟件兩部分的建設(shè)。購(gòu)買(mǎi)符合信息化建設(shè)要求的基礎(chǔ)設(shè)施硬件，在此基礎(chǔ)上，搭建好軟件運(yùn)行環(huán)境，為高校信息化建設(shè)，提供好基礎(chǔ)保障。

4.2 檔案信息資源建設(shè) 檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，就是做好檔案全文數(shù)字化工作，改變傳統(tǒng)的信息存儲(chǔ)方式，使用現(xiàn)代化的信息存儲(chǔ)設(shè)備，做好檔案信息資源建設(shè)。在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，把握好信息建設(shè)規(guī)則，做好高校檔案信息資源建設(shè)工作。

4.3 應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè) 高校檔案信息化建設(shè)，使檔案數(shù)據(jù)能更便捷地使用，是檔案信息化的重要目標(biāo)。所以，在檔案信息化建設(shè)中，要加強(qiáng)應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)。一方面，給檔案管理者提供管理便利，另一方面，為檔案的使用，提供良好的接口，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

4.4 制定合理制度，加強(qiáng)人員建設(shè) 檔案管理信息化建設(shè)，是一項(xiàng)全面系統(tǒng)的綜合性工程，在這項(xiàng)工程建設(shè)過(guò)程中，要確定檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，制定好建設(shè)規(guī)范，為檔案信息化建設(shè)，做好技術(shù)保障。檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，還要加強(qiáng)相關(guān)人員綜合素質(zhì)的提高，改變傳統(tǒng)觀念，利用現(xiàn)代科技，完成檔案信息化建設(shè)工作。信息化建設(shè)中加強(qiáng)人員綜合素質(zhì)是關(guān)鍵，時(shí)代的發(fā)展要求檔案工作者，具有多專(zhuān)業(yè)，多學(xué)科的知識(shí)，首先要加強(qiáng)科學(xué)文化，基礎(chǔ)知識(shí)的學(xué)習(xí)，具備扎實(shí)的檔案學(xué)理論知識(shí)才能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，其次加強(qiáng)計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)知識(shí)和操作方法以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要，同時(shí)，扎實(shí)的語(yǔ)言文字功夫也是從事檔案信息工作和編制規(guī)范信息的必要條件?？傊畽n案工作者要不斷加強(qiáng)自身的修養(yǎng)，不斷拓寬視野，更新和完善自己的知識(shí)，要與時(shí)俱進(jìn)。

5 結(jié)束語(yǔ)

高校檔案信息化的建設(shè)，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，覆蓋面廣，涉及范圍大，要做好高校檔案信息化建設(shè)工作，要從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)方面進(jìn)行充分考慮，結(jié)合現(xiàn)有實(shí)際情況，完成高校檔案信息化建設(shè)工作。

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科研項(xiàng)目：

山東工商學(xué)院青年科研基金資助，項(xiàng)目編號(hào)：2014QN055。