材料采購(gòu)供應(yīng)管理創(chuàng)新探討

劉代順

摘要：本文基于傳統(tǒng)材料采購(gòu)與供應(yīng)管理方面存在的問(wèn)題，從信息化的角度提出建設(shè)電子物資管理網(wǎng)的創(chuàng)新策略，具體介紹物資網(wǎng)材料供應(yīng)與管理流程，并圍繞物資需求計(jì)劃、標(biāo)準(zhǔn)化倉(cāng)庫(kù)建設(shè)、產(chǎn)品質(zhì)量等工作，對(duì)加強(qiáng)材料采購(gòu)供應(yīng)管理的方法進(jìn)行深度剖析，目的是最大限度地節(jié)約材料成本，擴(kuò)大經(jīng)濟(jì)效益。

關(guān)鍵詞：材料 材料 創(chuàng)新 采購(gòu)管理

采購(gòu)是企業(yè)開(kāi)展工作的首要環(huán)節(jié)，是現(xiàn)代物流鏈中的一個(gè)基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，也是企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的開(kāi)始。它的管理狀況關(guān)系著整個(gè)物流鏈的進(jìn)程，關(guān)系著企業(yè)最終產(chǎn)品的質(zhì)量。比如材料采購(gòu)成本下降不僅體現(xiàn)了企業(yè)現(xiàn)金流出的減少，而且直接體現(xiàn)在成本費(fèi)用的下降、利潤(rùn)的增加，企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的增強(qiáng)。由于材料成本占生產(chǎn)成本的比例較高，控制好材料采購(gòu)成本并使之不斷下降，是一個(gè)企業(yè)不斷降低產(chǎn)品成本、增加利潤(rùn)的重要和直接手段之一。因此搞好公司的采購(gòu)管理工作對(duì)整個(gè)公司的生產(chǎn)活動(dòng)的進(jìn)行至關(guān)重要。

1 傳統(tǒng)材料采用供應(yīng)管理的方式與不足

傳統(tǒng)的材料采購(gòu)供應(yīng)管理系統(tǒng)，計(jì)劃、采購(gòu)、貨款支付全部由一個(gè)科室負(fù)責(zé)，管錢(qián)、管物、管事集中運(yùn)行，權(quán)力過(guò)于集中，很容易發(fā)生倒掛賬、走賬、泄露商務(wù)信息、違規(guī)處理材料等違規(guī)現(xiàn)象。另外，由于材料供應(yīng)管理環(huán)節(jié)，沒(méi)有一套嚴(yán)格的材料采購(gòu)與管理計(jì)劃，或因計(jì)劃失誤，導(dǎo)致編制標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)規(guī)范書(shū)不一致。這些問(wèn)題的出現(xiàn)嚴(yán)重影響了材料采購(gòu)管理質(zhì)量。

2 創(chuàng)新物資采購(gòu)與供應(yīng)管理方式

2.1 建立電子商務(wù)網(wǎng)完善采購(gòu)管理流程

為不斷提升企業(yè)的材料管理規(guī)范化水平，應(yīng)該全面推進(jìn)材料網(wǎng)上交易，把用好、管好、維護(hù)好物資商務(wù)網(wǎng)作為當(dāng)前材料管理工作的重要任務(wù)；突出精益思想在材料采購(gòu)環(huán)節(jié)的運(yùn)用，持續(xù)優(yōu)化采購(gòu)流程；探索建立供應(yīng)商管理體系，進(jìn)一步夯實(shí)材料采購(gòu)供應(yīng)管理基礎(chǔ)。物資電子商務(wù)網(wǎng)使材料供應(yīng)與管理上線運(yùn)行，統(tǒng)一交易、統(tǒng)一監(jiān)管，以此構(gòu)建統(tǒng)一信息服務(wù)的網(wǎng)上平臺(tái)。

具體來(lái)講，企業(yè)應(yīng)將物資電子網(wǎng)當(dāng)做推進(jìn)精益采購(gòu)的切入點(diǎn)，成立由材料供應(yīng)部牽頭、多部門(mén)共同參與的試點(diǎn)運(yùn)行工作小組，編制《物資網(wǎng)系統(tǒng)使用權(quán)限分配表》，按照物資網(wǎng)的主要功能模塊設(shè)置，分為工作群組管理、賬號(hào)管理、商品管理、合同管理、專(zhuān)賣(mài)計(jì)劃管理、非專(zhuān)計(jì)劃管理、合同履約管理七大類(lèi)，各大類(lèi)分別細(xì)分具體的操作內(nèi)容，并逐一確認(rèn)每個(gè)人的操作權(quán)限許可范圍。建立了運(yùn)行日?qǐng)?bào)、周記制度，圍繞“抓落實(shí)、重實(shí)效、促精益”的要求，不斷優(yōu)化采購(gòu)管理模式。

為了大范圍推廣物資網(wǎng)電子操作模式，需要結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)，編制個(gè)性化操作手冊(cè)。結(jié)合各崗位人員操作技能水平不盡相同的實(shí)際，在物資網(wǎng)操作手冊(cè)基礎(chǔ)上，按崗位特點(diǎn)分解編制，進(jìn)一步細(xì)化操作手冊(cè)，使各崗位人員盡快掌握操作流程。

及時(shí)跟進(jìn)，分類(lèi)指導(dǎo)。根據(jù)材料供應(yīng)與管理工作要點(diǎn)，各單位的材料采購(gòu)要盡量在物資網(wǎng)交易。在物資網(wǎng)上各單位將面對(duì)更多的供應(yīng)商。一般來(lái)說(shuō)，供應(yīng)商大致分為兩類(lèi)：一是占大多數(shù)的具備舊版物資網(wǎng)使用經(jīng)驗(yàn)的用戶；二是初次注冊(cè)毫無(wú)使用經(jīng)驗(yàn)的用戶。根據(jù)供方用戶使用經(jīng)驗(yàn)的不同，企業(yè)要主動(dòng)換位思考，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。一方面，重新編制針對(duì)供應(yīng)商的操作手冊(cè)，方便各供應(yīng)商學(xué)習(xí)操作；另一方面，考慮到供應(yīng)商數(shù)量眾多，僅靠“推廣用戶”很難及時(shí)解決他們提出的所有問(wèn)題，因此主要業(yè)務(wù)人員也要參與對(duì)供方答疑解惑的工作，使之盡快適應(yīng)物資網(wǎng)升級(jí)后的操作并感受到便利性。

物資網(wǎng)材料供應(yīng)與管理流程如下：

2.1.1 計(jì)劃上報(bào)。年度材料采購(gòu)計(jì)劃制定完成后，在物資網(wǎng)統(tǒng)一提報(bào)，然后嚴(yán)格按照年度采購(gòu)計(jì)劃開(kāi)展采購(gòu)業(yè)務(wù)、控制采購(gòu)進(jìn)度。

2.1.2 協(xié)議簽訂。在物資網(wǎng)上合同簽訂模塊采用了協(xié)議加訂單模式。其中，對(duì)專(zhuān)賣(mài)品，按照國(guó)家局批準(zhǔn)下發(fā)的專(zhuān)賣(mài)計(jì)劃簽訂協(xié)議；對(duì)非專(zhuān)賣(mài)品，根據(jù)年度材料公開(kāi)招標(biāo)結(jié)果擬定協(xié)議，協(xié)議明確本年度卷煙材料供應(yīng)企業(yè)、數(shù)量和價(jià)格。對(duì)于非公開(kāi)招標(biāo)的材料也根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃簽訂協(xié)議，明確材料供應(yīng)企業(yè)、數(shù)量、價(jià)格以及采購(gòu)方式。

2.1.3 訂單執(zhí)行。協(xié)議生效后，在企業(yè)內(nèi)部的ERP系統(tǒng)中根據(jù)生產(chǎn)實(shí)際需求創(chuàng)建采購(gòu)批次訂單，材料管理部門(mén)和供應(yīng)企業(yè)進(jìn)行訂單協(xié)作，供應(yīng)企業(yè)按照發(fā)貨實(shí)際情況在物資網(wǎng)創(chuàng)建協(xié)議下的采購(gòu)訂單，材料供應(yīng)部門(mén)對(duì)訂單進(jìn)行確認(rèn)。采購(gòu)訂單和協(xié)議相互關(guān)聯(lián)，訂單只能根據(jù)協(xié)議生成，保持卷煙材料價(jià)格和供應(yīng)數(shù)量的一致性，便于規(guī)范采購(gòu)。

2.1.4 到貨確認(rèn)和結(jié)算錄入。在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行到貨確認(rèn)，并和供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)算，結(jié)算的基礎(chǔ)是物資網(wǎng)上的采購(gòu)協(xié)議和訂單。結(jié)算完成后，將到貨確認(rèn)和結(jié)算反饋信息錄入物資網(wǎng)，保證數(shù)據(jù)的完整性和一致性，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)的完成。

2.2 實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)有效對(duì)接，提升規(guī)范化水平

物資網(wǎng)上線運(yùn)行之前，公司一直基于自身建立的ERP系統(tǒng)進(jìn)行材料網(wǎng)上交易，并積累了一定的電子商務(wù)基礎(chǔ)，形成了一定的交易規(guī)模。如何既按照要求實(shí)現(xiàn)所有材料在統(tǒng)一的平臺(tái)上交易，又立足自身實(shí)際有機(jī)融合原有網(wǎng)上交易流程與現(xiàn)有物資網(wǎng)交易流程，是擺在企業(yè)面前的重要課題。為此，企業(yè)成立物資網(wǎng)運(yùn)行管理小組，精心謀劃ERP系統(tǒng)和物資網(wǎng)的有效對(duì)接，努力保證交易安全平穩(wěn)、流程順暢便捷，提升采購(gòu)管理的規(guī)范化水平。

首先，完善卷煙材料分類(lèi)及統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。按照行業(yè)材料分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)ERP系統(tǒng)的材料重新分類(lèi)，以保持和物資網(wǎng)分類(lèi)的一致性；重新建立統(tǒng)一的材料物料編碼和物料描述規(guī)范，保障網(wǎng)上交易材料編碼和描述統(tǒng)一。同時(shí)，按照物資網(wǎng)上各種材料物料屬性分類(lèi)，在ERP系統(tǒng)中也進(jìn)行相應(yīng)規(guī)范定義，便于數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的一致性。

其次，修改采購(gòu)業(yè)務(wù)流程。進(jìn)一步規(guī)范梳理并整合采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，統(tǒng)籌考慮ERP系統(tǒng)包含財(cái)務(wù)模塊的特點(diǎn)和物資網(wǎng)交易直觀便捷的特點(diǎn)，將ERP系統(tǒng)作為結(jié)算平臺(tái)，將物資網(wǎng)作為材料采購(gòu)計(jì)劃管理、協(xié)議和訂單管理的平臺(tái)，使整個(gè)業(yè)務(wù)流程完整、順暢。

第三，加強(qiáng)使用操作培訓(xùn)。為保證材料網(wǎng)上交易的順利開(kāi)展，應(yīng)該分別組織相關(guān)業(yè)務(wù)人員、材料供應(yīng)管理人員和供應(yīng)商企業(yè)人員參加現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)，保證操作人員熟練掌握物資網(wǎng)操作方法。

第四，權(quán)限劃分。將材料供應(yīng)管理人員、業(yè)務(wù)人員崗位職責(zé)與物資網(wǎng)使用人員的權(quán)限進(jìn)行對(duì)應(yīng)，把使用權(quán)限分配到個(gè)人。結(jié)合物資網(wǎng)使用USB-KEY數(shù)字證書(shū)和用戶名、密碼進(jìn)行身份識(shí)別認(rèn)證的特點(diǎn)，嚴(yán)格做好USB-KEY發(fā)放，對(duì)通過(guò)國(guó)家局經(jīng)濟(jì)運(yùn)行司審批后正式成為物資網(wǎng)用戶的供應(yīng)企業(yè)進(jìn)行USB-KEY發(fā)放。

3 強(qiáng)化監(jiān)督職能，提高材料采購(gòu)供應(yīng)管理成效

圍繞材料供應(yīng)需求計(jì)劃、標(biāo)準(zhǔn)化倉(cāng)庫(kù)建設(shè)、產(chǎn)品質(zhì)量等工作進(jìn)行深度剖析，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃準(zhǔn)確及規(guī)范指標(biāo)、倉(cāng)儲(chǔ)資源管理指標(biāo)等劣勢(shì)落后指標(biāo)，積極制定改進(jìn)措施，加大指標(biāo)過(guò)程管理，確保優(yōu)勢(shì)指標(biāo)保持，劣勢(shì)指標(biāo)改善。嚴(yán)格審查，加強(qiáng)材料供應(yīng)需求計(jì)劃管理，加大設(shè)計(jì)深度，從源頭把關(guān)，盡量避免因計(jì)劃失誤造成的編制標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)規(guī)范書(shū)不一致有偏差的問(wèn)題。項(xiàng)目科室科學(xué)合理制定工作計(jì)劃，盡量避免不按計(jì)劃要求到貨問(wèn)題。加強(qiáng)自主抽檢，通過(guò)自主抽檢成績(jī)促進(jìn)該項(xiàng)指標(biāo)提升。定時(shí)檢查維護(hù)ERP系統(tǒng)中數(shù)據(jù)，及時(shí)上報(bào)特殊業(yè)務(wù)，確保在規(guī)定時(shí)間內(nèi)按時(shí)完成到貨操作。加強(qiáng)工作督導(dǎo)檢查，扎實(shí)推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化倉(cāng)庫(kù)建設(shè)。針對(duì)不同情況優(yōu)化調(diào)整工作方法，在滿足標(biāo)準(zhǔn)化要求的基礎(chǔ)上盡量利用現(xiàn)有庫(kù)房、貨架，最大限度地節(jié)約建設(shè)資金。

4 結(jié)語(yǔ)

為規(guī)范、高效地為企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和生產(chǎn)運(yùn)行提供專(zhuān)業(yè)、優(yōu)質(zhì)的物流供應(yīng)服務(wù)，緊密?chē)@經(jīng)濟(jì)建設(shè)和生產(chǎn)需要，企業(yè)應(yīng)該在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)材料采購(gòu)與管理的實(shí)際情況和要求，基于現(xiàn)代物流的發(fā)展趨勢(shì)和理念，打造高標(biāo)準(zhǔn)、一流的物資倉(cāng)儲(chǔ)中心，全面促進(jìn)材料供應(yīng)與管理一體化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)材料的統(tǒng)一快速供應(yīng)調(diào)撥，滿足生產(chǎn)需要。

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