信息化視角下的公路系統(tǒng)檔案管理

于明莉

【摘要】 眾所周知，信息技術(shù)能夠有效提升檔案的管理工作。文章著重闡明信息化建設(shè)在公路系統(tǒng)檔案管理中的重要性，探討科學(xué)做好檔案管理信息化工作的機(jī)制和對(duì)策，從而更好的服務(wù)于公路建設(shè)和人才管理。

【關(guān)鍵詞】 信息化 公路系統(tǒng) 檔案管理

毋庸置疑，公路系統(tǒng)檔案的建設(shè)、管理與利用，對(duì)于我國的公路建設(shè)、維護(hù)有著極為重要的意義。但是，也要看到，隨著我國公路建設(shè)的日新月異，公路檔案數(shù)量大幅度攀升，內(nèi)容也更加繁復(fù)。因此，囿于傳統(tǒng)的管理模式，無法滿足對(duì)公路檔案管理與利用的需要。為此，筆者建議，各級(jí)公路管理系統(tǒng)提高思想認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到公路系統(tǒng)檔案管理的重要性，積極引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，創(chuàng)新管理模式，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)的飛躍。

一、信息技術(shù)在公路檔案管理與應(yīng)用中的意義

1.1信息化管理是社會(huì)發(fā)展之必需

計(jì)算機(jī)技術(shù)突飛猛進(jìn)，包括檔案管理軟件在內(nèi)的各種信息軟件技術(shù)也隨之出現(xiàn)，它們極大的提高了檔案的輸入速度，提升了管理水平。各級(jí)公路系統(tǒng)應(yīng)該緊跟時(shí)代潮流，搶抓機(jī)遇，積極做好硬件建設(shè)，提升軟件技術(shù)，使之應(yīng)用于公路檔案管理與利用之中。應(yīng)當(dāng)看到，公路檔案作為一種有效的信息，其重要性在于開發(fā)和利用，而信息技術(shù)的引進(jìn)能夠促使海量的紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字而存儲(chǔ)與計(jì)算機(jī)中，因而提升了閱讀和利用速度，減少了檔案傳閱時(shí)間，具有廣泛和重要的意義。

1.2信息化是檔案管理之必需

較之于信息化的檔案采集和管理技術(shù)，傳統(tǒng)的檔案采集和管理近乎于完全依靠人工，可以說，簡單而笨拙，無法保證檔案的完整性，無法保證檔案的時(shí)效性和實(shí)效性，費(fèi)力、費(fèi)事，經(jīng)濟(jì)效益也不高。而引進(jìn)現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)，信息化的技術(shù)確保了公路檔案采集、錄入的及時(shí)性、實(shí)時(shí)化，節(jié)省了人力、物力和財(cái)力，從而提高了檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

1.3信息化是提高工程建設(shè)水平之必需

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國公路建設(shè)日新月異。不過，需要指出的是，我國幅員遼闊，地質(zhì)條件復(fù)雜，因此公路的勘探、建設(shè)投入大，需要公路建設(shè)部門要充分用好資金，發(fā)揮資金的最大效益。這就需要公路建設(shè)部門利用好公路檔案，能夠根據(jù)相關(guān)檔案查詢所建公路的地質(zhì)地貌資料，一方面建設(shè)盲目的勘探，一方面確保工程建設(shè)質(zhì)量，使有限的資金發(fā)揮更大更好的經(jīng)濟(jì)效益。

二、公路檔案信息化建設(shè)策略

2.1提升信息化理念

毋庸諱言，公路檔案信息化管理系統(tǒng)建立的關(guān)鍵，在于人的信息化理念的建立。各級(jí)各類公路系統(tǒng)要緊跟時(shí)代潮流，充分認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)在公路建設(shè)特別是公路檔案管理中的重要性和重要意義。為此，公路系統(tǒng)管理者走出去，看看公路檔案管理信息化建設(shè)走在前列的單位，真正體會(huì)信息化建設(shè)在檔案管理中的作用，感受信息化建設(shè)對(duì)于公路建設(shè)的重要作用。只有這樣才能引進(jìn)來，提升信息化數(shù)字化建設(shè)的理念，認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的緊迫感和責(zé)任感，并且真正加以落實(shí)，把檔案信息化建設(shè)納入到工作議程中。

2.2建立數(shù)據(jù)信息庫

公路檔案信息化建設(shè)的根本在于建立信息化的數(shù)據(jù)庫，而其中的最關(guān)鍵所在是，信息檔案管理系統(tǒng)。為此，公路檔案部門要全面統(tǒng)籌，重點(diǎn)做好系統(tǒng)設(shè)計(jì)、軟件選擇工作。系統(tǒng)設(shè)計(jì)要注重采用相同的管理軟件，做好內(nèi)部兼容，防止檔案信息的泄露和丟失，提高信息的安全性；不僅如此，還要做好檔案管理信息系統(tǒng)的實(shí)用性，畢竟檔案管理人員還不是專業(yè)的信息技術(shù)人才，因此采用簡潔性和便利性較強(qiáng)的軟件能夠更好的為管理人員盡快掌握，使檔案更好的發(fā)揮效用。

2.3強(qiáng)化制度建設(shè)

再好的硬件，再好的系統(tǒng)軟件，如果沒有規(guī)范化的制度做保障，沒有真正落實(shí)到日常管理中，也無法發(fā)揮真正的作用。為此，公路管理部門要加強(qiáng)對(duì)檔案部門工作，落實(shí)制度建設(shè)，通過規(guī)范化的制度監(jiān)督督促檔案管理工作，強(qiáng)化問責(zé)制，確保檔案交接和保管的無縫銜接；簽訂責(zé)任書，保證檔案信息系統(tǒng)正常運(yùn)行，防止信息丟失，預(yù)防關(guān)鍵資料泄露；建立考核制，不斷督促檔案管理人員提高思想認(rèn)識(shí)，提升自身業(yè)務(wù)知識(shí)與能力。

2.4統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案信息化建設(shè)的意義就在于實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，擴(kuò)大檔案的利用率，發(fā)揮其最大效用。為此，要實(shí)現(xiàn)檔案的資源共享，這就需要建立公路檔案信息化管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。各級(jí)各類公路管理部門要根據(jù)本行業(yè)自身特點(diǎn)，制定出檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，采用實(shí)用性和適用性較好的信息系統(tǒng)，依托互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建起信息資源共享平臺(tái)。只有真正實(shí)現(xiàn)資源共享，才能大幅提高人才資源、檔案信息資源的有效利用，避免人力、物力和資源的浪費(fèi)。

應(yīng)當(dāng)看到，公路在我國國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中有著舉足輕重的作用，各級(jí)公路管理部門要科學(xué)做好公路建設(shè)和管理工作。為此，就要與時(shí)俱進(jìn)，搶抓機(jī)遇，積極做好硬件建設(shè)、提升軟件技術(shù)，促使海量的紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，提升閱讀和利用速度，減少檔案傳閱時(shí)間，為公路勘探、建設(shè)和管理發(fā)揮重要作用。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]程學(xué)敏.芻議公路檔案的信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（07）