會計電算化內(nèi)部控制探究

鄧倩

摘 要：隨著計算機(jī)知識的普及發(fā)展以及其在會計業(yè)務(wù)中的應(yīng)用，會計電算化相對于手工會計在會計工作方面的效率性、提供會計信息的準(zhǔn)確性以及及時性等吸引了越來越多的單位，會計電算化替代手工記賬成為一個大趨勢。會計電算化信息系統(tǒng)是企業(yè)管理信息系統(tǒng)一個非常重要的部分，單位在使用會計電算化系統(tǒng)后，其內(nèi)部控制會發(fā)生一定變化，隨之會帶來一定的問題。文章分析了會計電算化下內(nèi)部控制存在的問題，并提出了改善內(nèi)部控制的對策。

關(guān)鍵詞：會計電算化；內(nèi)部控制；問題；對策

中圖分類號：F230 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-8937（2015）09-0122-02

1 會計電算化下內(nèi)部控制概述

1.1 電算化對內(nèi)部控制的影響

傳統(tǒng)的會計內(nèi)部控制以手工數(shù)據(jù)處理方式為基礎(chǔ)，根據(jù)會計業(yè)務(wù)的不同性質(zhì)對人員進(jìn)行分工，人員之間通過傳遞票據(jù)及憑證建立聯(lián)系，通過賬證、賬賬、賬實核對，及利用會計憑證、賬簿、報表數(shù)據(jù)之間的勾稽關(guān)系來確保數(shù)據(jù)正確。

使用電算化后，單位的內(nèi)部控制發(fā)生了以下變化：改變了記賬規(guī)則及組織結(jié)構(gòu)；改變了人員組成及記賬程序；改變了會計資料的保管及查詢方法；改變了數(shù)據(jù)的安全可靠性等。

1.2 電算化下內(nèi)部控制的具體內(nèi)容

會計電算化下的內(nèi)部控制包括一般控制及應(yīng)用控制。

①一般控制有對系統(tǒng)的控制、對操作的控制、對組織結(jié)構(gòu)的控制等。組織控制規(guī)定了人員職責(zé)分工及人事管理措施；系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)控制是對計算機(jī)軟件開發(fā)進(jìn)行的控制；系統(tǒng)安全控制是排除安全隱患，保證系統(tǒng)正常運行的控制；操作控制是制定操作規(guī)范并加以執(zhí)行，減少信息處理差錯及未授權(quán)使用會計信息的控制。

②應(yīng)用控制是對數(shù)據(jù)處理活動的控制，包括輸入、處理及輸出控制。輸入控制拒絕未經(jīng)批準(zhǔn)的業(yè)務(wù)，確保批準(zhǔn)的業(yè)務(wù)不遺漏、不重復(fù)添加或不被更換，去除、改正不正確的業(yè)務(wù)；處理控制是對數(shù)據(jù)處理的控制；輸出控制是對處理結(jié)果，及結(jié)果傳遞到使用者手中進(jìn)行的控制。

2 會計電算化下內(nèi)部控制存在的問題

2.1 會計資料存儲問題

在手工方式下，會計資料會以憑證、賬簿、報表這些形式存儲在紙質(zhì)介質(zhì)上，對會計資料進(jìn)行增加、修改、刪除等操作可以從人員的筆跡及印章上加以區(qū)分，便于明確責(zé)任。電算化方式下，部分?jǐn)?shù)據(jù)存儲于光磁材料中，如果有人改動數(shù)據(jù)則不能發(fā)現(xiàn)改動痕跡；并且電子數(shù)據(jù)極易被復(fù)制，會計資料泄露會不易察覺；電磁介質(zhì)容易損壞，若出現(xiàn)病毒感染、被盜、自然災(zāi)害等，會導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。

所以，在電算化條件下，如何保證數(shù)據(jù)的安全可靠是一個重要的問題。

2.2 人員職權(quán)問題

在手工方式下，人員職權(quán)不相容，職務(wù)相分離。在手工業(yè)務(wù)處理各環(huán)節(jié)都會設(shè)置相應(yīng)的審查與稽核制度，通過相關(guān)權(quán)限人員的簽字蓋章來相互制約。在電算化環(huán)境下，大部分業(yè)務(wù)都是由計算機(jī)來完成，雖然使得會計人員從繁瑣的記賬、算賬、報賬中解脫，但是會計人員的工作任務(wù)相應(yīng)減少，權(quán)限也相應(yīng)減少，削弱了內(nèi)部控制。對于會計數(shù)據(jù)的輸入輸出，只要具備相應(yīng)的口令就能進(jìn)行，在缺少控制和監(jiān)督的情況下，會出現(xiàn)獲取他人口令，蓄意對系統(tǒng)中的程序和數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，謀取私人利益，損害單位利益的情況，造成非常嚴(yán)重的后果。

2.3 網(wǎng)絡(luò)安全問題

在電算化條件下，會計數(shù)據(jù)的使用及傳遞通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行操作，開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境雖然會為操作提供便利，但也會給非授權(quán)人員獲取會計資料提供機(jī)會，在數(shù)據(jù)傳輸過程中攔截數(shù)據(jù)，并且在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中計算機(jī)容易受到病毒或黑客的攻擊，這些都會對會計數(shù)據(jù)的安全保密造成威脅。

2.4 會計人員的業(yè)務(wù)水平問題

在手工方式下，會計人員只需掌握相應(yīng)的會計理論知識及手工業(yè)務(wù)操作知識就可以完成日常的工作，在單位實行了會計電算化以后，對會計人員提出了新的要求，會計人員需要學(xué)習(xí)許多新知識，會計人員必須有一定的計算機(jī)應(yīng)用能力，以及會計軟件操作的能力，如果這些方面的能力不能培養(yǎng)起來，會計工作中就會出現(xiàn)效率低下，遇到計算機(jī)或會計軟件系統(tǒng)故障不能及時處理，日常業(yè)務(wù)輸入、處理及輸出業(yè)務(wù)頻頻出錯等問題，這樣會嚴(yán)重影響單位日常工作的進(jìn)展，使會計電算化信息系統(tǒng)失去其意義。

3 完善會計電算化下內(nèi)部控制的對策

3.1 加強(qiáng)會計資料安全控制

對電子數(shù)據(jù)進(jìn)行修改、更新等操作需有書面的許可證明，對修改、更新等情況應(yīng)予以登記。對計算機(jī)內(nèi)的會計數(shù)據(jù)不允許隨意拷貝，要通過網(wǎng)絡(luò)傳輸會計數(shù)據(jù)時，應(yīng)該采取一定的安全措施，以防止對電子數(shù)據(jù)的直接拷貝、盜用及泄露。保管電子數(shù)據(jù)時，對電子數(shù)據(jù)分門別類進(jìn)行標(biāo)記，雙份保存，以免出現(xiàn)由于意外情況造成數(shù)據(jù)損壞丟失而無法恢復(fù)的情況。

3.2 人員職權(quán)合理化

在崗位設(shè)置方面應(yīng)嚴(yán)格遵循職務(wù)不相容原則，明確崗位分工，電算化環(huán)境下的崗位設(shè)置較為復(fù)雜，職責(zé)分工要明確系統(tǒng)管理、系統(tǒng)操作和系統(tǒng)維護(hù)等相關(guān)人員的職責(zé)，防止越權(quán)操作，從而杜絕出錯和舞弊現(xiàn)象，保證會計資料的真實完整。各崗位得到授權(quán)后，要對自己的操作口令和編碼負(fù)有責(zé)任，若發(fā)現(xiàn)操作口令及編碼被泄露，應(yīng)對相關(guān)人員進(jìn)行懲罰。在進(jìn)行上機(jī)操作時，要嚴(yán)格進(jìn)行上機(jī)記錄，為審計和系統(tǒng)維護(hù)留下線索，除此之外，要加強(qiáng)人員的職業(yè)道德教育。

3.3 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全控制

要確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會計信息系統(tǒng)的安全，必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險防范，建議采取數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等措施，并且針對公司的特定狀況開發(fā)相應(yīng)的技術(shù)來保護(hù)系統(tǒng)。為防止病毒感染或黑客攻擊，單位可選擇安裝殺毒軟件并及時更新病毒庫，從而對系統(tǒng)建立多層次的安全控制，確保網(wǎng)絡(luò)安全及數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?/p>

3.4 提高會計人員的業(yè)務(wù)水平

單位在實行會計電算化以后，要定期對會計電算化人員做好崗位培訓(xùn)，使會計人員能夠了解會計軟件的工作原理，熟練使用計算機(jī)及會計核算軟件，從而提高工作效率；對部分人員要進(jìn)行更深層次的培訓(xùn)，使其對計算機(jī)系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)能夠進(jìn)行日常維護(hù)，更進(jìn)一步能夠?qū)嬡浖M(jìn)行設(shè)計、開發(fā)及維護(hù)。通過對人員進(jìn)行培訓(xùn)，使人員的綜合素質(zhì)有所提高，單位的會計工作進(jìn)展越來越順利。

4 結(jié) 語

綜上所述，單位要改善電算化內(nèi)部控制環(huán)境，要加強(qiáng)會計資料安全控制；使企業(yè)的人員職權(quán)合理化；面臨網(wǎng)絡(luò)安全問題不能輕視，要采取各項措施以加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全控制；對會計人員要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其能夠更好地使用會計軟件進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理。在完善內(nèi)部控制以后，才能更好地保證資金的安全，提高單位的經(jīng)營效率，實現(xiàn)其經(jīng)營目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 張雪.電算化會計系統(tǒng)內(nèi)部控制存在問題與對策[J].北方經(jīng)貿(mào)，2014，（10）.

[2] 臧瑩.關(guān)于會計電算化內(nèi)部控制的探索[J].商業(yè)經(jīng)濟(jì)，2014，（7）.

[3] 李曉霞.會計電算化的內(nèi)部控制研究[J].會計之友，2011，（9）.