事業(yè)單位電算化會(huì)計(jì)環(huán)境下的內(nèi)部控制

孟霞

[摘要]隨著會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用日益廣泛，對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部控制和管理工作提出了新的要求。文章基于此，對(duì)電算化會(huì)計(jì)環(huán)境下事業(yè)單位內(nèi)部控制工作的變化和新環(huán)境下事業(yè)單位內(nèi)部控制實(shí)施的策略進(jìn)行研究和解讀，以期將事業(yè)單位的內(nèi)部控制管理提高到新的水平。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；會(huì)計(jì)電算化；內(nèi)部控制

[DOI]1013939/jcnkizgsc201536162

1引言

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和科技信息水平的提高，會(huì)計(jì)電算化在日常工作中的應(yīng)用更加廣泛，會(huì)計(jì)電算化技術(shù)的發(fā)展，推動(dòng)了會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)業(yè)務(wù)的高效性、及時(shí)性和準(zhǔn)確性。然而技術(shù)的進(jìn)步也相應(yīng)給會(huì)計(jì)領(lǐng)域的計(jì)算機(jī)犯罪增加了可能，使企業(yè)和國(guó)家資產(chǎn)面臨風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于行政事業(yè)單位而言，會(huì)計(jì)電算化的推廣成為必然，因此，相關(guān)部門應(yīng)該在此背景下，不斷加強(qiáng)內(nèi)部控制，提高管理，防范會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)，認(rèn)真研究會(huì)計(jì)電算化對(duì)于內(nèi)部控制的影響，從而在會(huì)計(jì)電算化的背景之下使得內(nèi)控水平達(dá)到一個(gè)新的高度。

2事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化實(shí)施對(duì)內(nèi)部控制的影響

21改變了內(nèi)部控制的形式

在傳統(tǒng)的手工記賬中，相關(guān)的賬目和科目之間相互牽制，需要不斷核對(duì)來保證賬目的正確無誤，科目匯總表的試算平衡、總賬以及明細(xì)賬目的平行登記，通過賬賬核對(duì)、賬證核對(duì)、賬實(shí)核對(duì)來檢查記賬中的問題。而會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用，大大提高了這一工作的效率，通過錄入正確的原始憑證即可保證無差錯(cuò)的賬務(wù)處理。由此，傳統(tǒng)手工記賬中的平衡校驗(yàn)、賬目核對(duì)、報(bào)表數(shù)據(jù)的確認(rèn)等這些內(nèi)部控制的方式在事業(yè)單位的會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下失去必要性，以往由幾個(gè)部門負(fù)責(zé)的會(huì)計(jì)控制，通過電算化的應(yīng)用可能改為一個(gè)部門甚至一個(gè)人來負(fù)責(zé)，并由會(huì)計(jì)人員和計(jì)算機(jī)共同完成。

22改變了內(nèi)部控制的內(nèi)容

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)記賬每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都需要經(jīng)過多重手續(xù)和多次確認(rèn)，經(jīng)辦人的簽章、原始憑證上的記錄成為內(nèi)部控制的依據(jù)和手段。然而，當(dāng)會(huì)計(jì)電算化廣泛應(yīng)用于事業(yè)單位中，各種單據(jù)、總賬、日記賬、報(bào)表等分別負(fù)責(zé)的部分將被取消，內(nèi)部控制的內(nèi)容變成對(duì)于電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的控制：首先，對(duì)于本單位的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的組織和管理，包括信息的輸入、輸出和處理。其次，系統(tǒng)的安全管理，電算化系統(tǒng)作為計(jì)算機(jī)控制的信息系統(tǒng)，其系統(tǒng)開發(fā)和運(yùn)作的安全成為內(nèi)部控制的重要內(nèi)容。

23改變了內(nèi)部控制的方法

會(huì)計(jì)電算化無疑是傳統(tǒng)會(huì)計(jì)工作的重大飛躍，改變了會(huì)計(jì)工作以及內(nèi)部控制的方式和方法。首先，會(huì)計(jì)電算化要求相關(guān)部門將資產(chǎn)保管、記錄以及執(zhí)行各業(yè)務(wù)條線進(jìn)行明晰的崗位分離。例如數(shù)據(jù)分析崗位，由于電算化將所有會(huì)計(jì)信息集成于統(tǒng)一的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，這無疑給財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析帶來了極大便利，但也提出了一定的挑戰(zhàn)，對(duì)于相關(guān)數(shù)據(jù)的掌握和分析，成為內(nèi)部控制的重要一環(huán)。監(jiān)督審查崗位，對(duì)于會(huì)計(jì)電算化工作的監(jiān)督和審查給事業(yè)單位提出了新的要求，原因在于該內(nèi)部審查的方法發(fā)生了質(zhì)的改變，這不僅要確保工作人員錄入的信息準(zhǔn)確無誤，更要嚴(yán)防工作人員利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行作弊和信息泄露。再如部門管理崗位，該崗位的工作人員要對(duì)會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)運(yùn)行中各部門的配合進(jìn)行協(xié)調(diào)和調(diào)整，從而保證系統(tǒng)的運(yùn)行和內(nèi)控制度的完善。

3事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制策略

31加強(qiáng)事業(yè)單位員工對(duì)于內(nèi)部控制的認(rèn)識(shí)

雖然國(guó)內(nèi)外會(huì)計(jì)電算化的實(shí)踐證明計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理的錯(cuò)誤基本不存在，但是凡與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)相關(guān)的工作都有可能出現(xiàn)人為的差錯(cuò)和舞弊現(xiàn)象，因此加強(qiáng)事業(yè)單位員工對(duì)于會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制的重視，不僅能夠保證電算化系統(tǒng)的有效利用和升級(jí)，也是保證國(guó)家財(cái)產(chǎn)不受損失的重要工作。目前電算化在事業(yè)單位中的應(yīng)用非常廣，其對(duì)于傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理和存儲(chǔ)都產(chǎn)生了巨大的影響，這在一定程度上改變了相關(guān)部門的工作方式和經(jīng)營(yíng)決策的程序，是會(huì)計(jì)理論和實(shí)踐的重要突破和發(fā)展，也對(duì)內(nèi)部控制的管理效率起到了推動(dòng)的作用。然而，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)工作內(nèi)部控制方法的改變可能造成電算化環(huán)境下忽略內(nèi)部控制的重要性，這將給事業(yè)單位的管理造成極大的風(fēng)險(xiǎn)。由此，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)全體員工對(duì)于新環(huán)境下內(nèi)部控制的重視，加強(qiáng)日常操作管理，每一位員工應(yīng)在權(quán)限內(nèi)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行操作，積極配合單位內(nèi)控管理運(yùn)行。

32加強(qiáng)事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化下的內(nèi)部控制管理制度事業(yè)單位應(yīng)保證會(huì)計(jì)核算管理的可執(zhí)行性，對(duì)于實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位來說，應(yīng)當(dāng)建立健全關(guān)于電算化系統(tǒng)操作和管理的內(nèi)控制度，正如《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》中提及，要建立資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)，做好資產(chǎn)的統(tǒng)計(jì)、報(bào)告、分析工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)管理。首先，存檔時(shí)電算化管理員和部門主管必須嚴(yán)格管控存檔手續(xù)；其次，加強(qiáng)對(duì)磁盤和光盤的定期檢查，以防止介質(zhì)的損壞和丟失，應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份管理，將相關(guān)的磁盤和光盤置于安全的環(huán)境中；再次，不得隨意外借和復(fù)制，對(duì)于有明確合理的理由將其外借的，應(yīng)采用復(fù)制并外借備份的方式，并且對(duì)于外借人、外借內(nèi)容、外借理由進(jìn)行登記，原件返還時(shí)必須仔細(xì)檢查原件內(nèi)容的安全性和完整性，如果出現(xiàn)問題及時(shí)向上級(jí)報(bào)告；最后，加強(qiáng)事業(yè)單位的內(nèi)部控制，建立相互制約、相互牽制的內(nèi)控管理制度，需要建立嚴(yán)格的崗位分離和權(quán)責(zé)分離制度，明確出納、核算、檔案管理等傳統(tǒng)崗位與軟件操作、電算化審核記賬、維護(hù)、數(shù)據(jù)分析等電算化系統(tǒng)崗位的職責(zé)權(quán)限，從而有效地發(fā)現(xiàn)工作中的錯(cuò)誤和違法行為，保證事業(yè)單位內(nèi)部控制制度的有效運(yùn)行。

33建立健全事業(yè)單位電算化環(huán)境下的內(nèi)部審計(jì)

內(nèi)部審計(jì)一直是事業(yè)單位內(nèi)部控制工作的重要部分，而人機(jī)交互的會(huì)計(jì)電算化工作，對(duì)內(nèi)部審計(jì)提出了更高、更嚴(yán)的要求。具體來講，一方面，需要對(duì)會(huì)計(jì)信息記錄定期進(jìn)行審計(jì)，檢查憑證的登記是否符合會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，電算化會(huì)計(jì)賬務(wù)處理是否規(guī)范，是否依照相關(guān)法律法規(guī)保存相關(guān)的原始憑證和附件等。另一方面，需要審核系統(tǒng)內(nèi)的會(huì)計(jì)信息與實(shí)際憑證是否一致，檢查賬實(shí)相符情況，對(duì)于出現(xiàn)的差錯(cuò)及時(shí)糾正和處理，保證會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性、真實(shí)性和合法性。同時(shí)需要對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行定期的審核，防止出現(xiàn)流程化的錯(cuò)誤。事業(yè)單位的內(nèi)部審計(jì)規(guī)范一旦建立，需要嚴(yán)格執(zhí)行，建立與內(nèi)部控制制度相協(xié)調(diào)的內(nèi)部審計(jì)流程，并對(duì)相關(guān)工作建立激勵(lì)和懲罰的規(guī)章。例如，四平市財(cái)政局下發(fā)文件引導(dǎo)內(nèi)控建設(shè)，制定了內(nèi)控工作方案和內(nèi)控工作基本指引的規(guī)章制度，同時(shí)聘請(qǐng)專家、會(huì)計(jì)師事務(wù)所等專業(yè)人士輔助內(nèi)部審計(jì)工作，將工作成果與各部門各單位會(huì)計(jì)人員評(píng)先選優(yōu)掛鉤，使得單位的內(nèi)控管理水平不斷提高。

34建立事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的安全控制制度事業(yè)單位實(shí)施會(huì)計(jì)電算化是其利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)提高工作效率和管理效率的重要舉措，能夠使得工作人員大大減輕復(fù)雜煩瑣的計(jì)算和核對(duì)，同時(shí)更有利于對(duì)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析。然而，這對(duì)計(jì)算機(jī)處理系統(tǒng)和儲(chǔ)存系統(tǒng)的安全性提出了更高的要求，如何保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行，如何保證系統(tǒng)出現(xiàn)問題時(shí)的有效維護(hù)成為事業(yè)單位面臨的重要問題。其中，在軟件方面，應(yīng)建立計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的定期查殺病毒制度，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員工作的專用計(jì)算機(jī)不能隨意訪問網(wǎng)站或連接外來存儲(chǔ)設(shè)備，防止計(jì)算機(jī)病毒的入侵；對(duì)計(jì)算機(jī)可能出現(xiàn)的故障定期排查，防止出現(xiàn)意外的系統(tǒng)問題給工作帶來極大的不便，并對(duì)檢查工作進(jìn)行相關(guān)記錄。在硬件維護(hù)方面，要定期對(duì)計(jì)算機(jī)硬件和相關(guān)端口的連接、室內(nèi)的衛(wèi)生和線路安全進(jìn)行檢查，防止由于硬件問題造成系統(tǒng)運(yùn)行的突然中斷，通過定期和不定期的維護(hù)，將安全問題防患于未然。與此同時(shí)，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件的開發(fā)和使用過程中，應(yīng)對(duì)操作和使用的記錄進(jìn)行分析和設(shè)置，不斷進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)和補(bǔ)丁的修復(fù)，保證網(wǎng)絡(luò)安全和會(huì)計(jì)信息的保密性和完整性，對(duì)于核心的數(shù)據(jù)可以采用一定的數(shù)據(jù)加密和網(wǎng)絡(luò)控制等技術(shù)，為安全控制制度提供有力保證。

總之，在會(huì)計(jì)電算化廣泛推廣的今天，事業(yè)單位的內(nèi)部控制需要從意識(shí)到實(shí)踐多方面加強(qiáng)，從制度、安全和內(nèi)部審計(jì)等多方面努力，才能適應(yīng)信息科技的發(fā)展不斷提高工作效率。

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[2]楊利霞論電算化會(huì)計(jì)環(huán)境下的內(nèi)部控制[J].商場(chǎng)現(xiàn)代化，2015（8）.