政府信息公開背景下的檔案管理工作研究

崔國俠

[摘要]隨著我國信息公開化、平臺化改革的逐步深入，政府信息公開成為我國信息化建設(shè)的重要組成部分，檔案管理也逐步由傳統(tǒng)化向信息化轉(zhuǎn)變，筆者結(jié)合我國政府信息公開進程，對如何推進我國現(xiàn)行檔案管理制度、充分發(fā)揮其公共服務(wù)的功能作用進行相關(guān)研究。

[關(guān)鍵詞]政府信息；檔案管理；信息化

[DOI]1013939/jcnkizgsc201535089

政府信息公開是衡量一個國家民主化進程的重要標桿，也是時代發(fā)展和社會進步的重要舉措。廣義上的政府信息公開主要包括兩個方面的內(nèi)容，一是政務(wù)公開，二是信息公開。狹義上的政府信息公開主指政務(wù)公開。政務(wù)公開主要是指行政機關(guān)公開其行政事務(wù)，強調(diào)的是行政機關(guān)要公開其執(zhí)法依據(jù)、執(zhí)法程序和執(zhí)法結(jié)果，屬于辦事制度層面的公開。廣義上的政府信息公開的內(nèi)涵和外延要比政務(wù)公開廣闊的多，它不僅要求政府事務(wù)公開，而且要求政府公開其所掌握的其他信息。我國的政府信息公開自2008年5月1日實施《中華人民共和國政府信息公開條例》以來，已邁上了有法可依的新臺階。該條例將政府信息公開與檔案工作不可分割地聯(lián)系在了一起，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了更為廣闊的舞臺，同時也對檔案工作提出了更高的要求。在此背景下，如何加快檔案管理工作信息化、公開化建設(shè)，對加快我國政府信息公開進程具有重要的意義。

1政府信息公開對檔案管理工作的影響

檔案是通過具有保存價值的文件現(xiàn)行轉(zhuǎn)化得來的。原生性是其重要特點，檔案也是社會信息系統(tǒng)的重要基石。信息資源已是當今被廣泛認同的重要資源之一，檔案信息作為社會信息資源中最可靠的原生類信息資源之一，是社會信息資源的重要組成部分。而行政機關(guān)既是社會信息資源的發(fā)生主體，又是產(chǎn)生政府信息類檔案的主要來源。政府信息首先作為現(xiàn)行文件存在，其剩余具有保存價值的那部分就成為檔案。由此可見，政府信息與檔案信息相互銜接交織，與其他類重要信息資源一起，共同組成社會信息資源系統(tǒng)。檔案信息公開化是通過對檔案信息資源進行整合，并通過統(tǒng)一的檔案信息平臺使得檔案信息公開化，進而使用戶迅速方便地利用檔案信息資源的一種方法。檔案信息公開化是檔案信息資源利用最大化的一種理想狀態(tài)，是政府信息公開進程的必然要求，也是檔案事業(yè)適應(yīng)社會發(fā)展要求的必然趨勢。

現(xiàn)今階段下，我國政府信息公開化進程正不斷深入，因此對促進檔案信息公開化提出了更高的要求。應(yīng)準確把握檔案信息公開與政府信息公開之間的契合點，在信息公開和信息服務(wù)方面，應(yīng)注重借鑒和學(xué)習(xí)圖書情報領(lǐng)域的相關(guān)探索模式和服務(wù)經(jīng)驗，緊緊抓住當今機遇，積極實現(xiàn)檔案信息公開，努力提高檔案管理的工作水平。

2檔案信息公開工作現(xiàn)狀

文件生命周期理論認為，文件具有雙重價值：第一價值，包括行政管理價值、法律價值、財務(wù)價值和科研價值；第二價值，包括其他機關(guān)和個人利用者的從屬價值，如證據(jù)價值和情報價值。文件向檔案的轉(zhuǎn)化，就是文件最終實現(xiàn)第一價值向第二價值的轉(zhuǎn)化。所以，檔案多不具有現(xiàn)行價值，而更多體現(xiàn)為歷史性的價值和文化性的價值。由此可知，政府信息的最終命運是檔案，在從政府信息到檔案的轉(zhuǎn)化過程中，需要經(jīng)過歸檔、確定密級、保管期限、從業(yè)務(wù)部門移交機關(guān)檔案室、移交檔案館的過程。而政府信息公開的過程，從很大程度上來講也就是檔案信息公開的過程。

我國的檔案信息公開工作仍處于改革進程當中，因此如何更好地利用現(xiàn)有資源，為社會提供有效信息，進一步體現(xiàn)檔案管理工作的價值，是所有檔案工作者應(yīng)思考的問題，從現(xiàn)階段來看，檔案信息公開工作存在以下特點：

第一，檔案信息服務(wù)工作發(fā)展尚不完善。首先，檔案資源利用率低，許多檔案機構(gòu)目前服務(wù)對象僅局限在黨政領(lǐng)導(dǎo)和機關(guān)公務(wù)員，對專家、學(xué)者、社會公眾提供服務(wù)的比例較??；其次，檔案管理服務(wù)滯后，服務(wù)手段仍處于傳統(tǒng)、煩瑣的手工操作層面，基本處于被動式服務(wù)階段；最后，館藏資源信息覆蓋面不足。目前檔案館接收的多是黨政機關(guān)、人民團體的文書檔案，范圍較窄，門類單一，且以紙質(zhì)檔案為主，對電子及多媒體等其他載體形式檔案的收集較少，在一定程度上限制了社會大眾的使用范圍。

第二，檔案信息時效性不強。這在一定程度上影響了檔案信息公開工作的開展。根據(jù)我國《檔案法》相關(guān)規(guī)定，立檔單位保存十年左右的永久、長期檔案才向政府檔案部門移交。但從需求情況看，社會和群眾利用較多的同樣也是形成時間在十年以內(nèi)的檔案，這就使檔案館的信息工作經(jīng)常處于期限錯配的狀態(tài)，無法滿足檔案信息收集者的需求。

第三，檔案管理制度的分段管理機制對信息公開的制約。在機關(guān)文件向檔案館轉(zhuǎn)移的過程中，在先行檔案管理體制下，存在機關(guān)檔案室這樣一個銜接環(huán)節(jié)?？偟膩碚f，文件首先由機關(guān)內(nèi)部業(yè)務(wù)部門產(chǎn)生，經(jīng)過整理立卷后，向機關(guān)內(nèi)部的檔案機構(gòu)歸檔。機關(guān)內(nèi)部的檔案機構(gòu)保存了相當大的一部分最具利用價值的由現(xiàn)行文件形成的檔案，而且保存的時間長，對于檔案的是否公開具有相當大的決定權(quán)。這對檔案信息公開工作的進展形成一種制約。

3政府信息公開下的檔案管理工作建議

首先，全面開展檔案信息公開化工作。在為社會提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)平臺。檔案館內(nèi)部建立局域網(wǎng)，檔案部門通過在此基礎(chǔ)上建立檔案網(wǎng)，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好更便捷的服務(wù)。與此同時，檔案館應(yīng)以政府檔案部門的目錄中心為中心，將各單位暫未進館檔案的目錄集中整理到檔案館的目錄中心，據(jù)此建立檔案目錄信息咨詢平臺，提供檔案資源共享。需求者只需要到檔案館查詢目錄，摘抄相關(guān)目錄資料后到文件所在單位查閱即可。一方面能拓展檔案館的服務(wù)范圍；另一方面也提高了服務(wù)的能力和效率。

其次，轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，優(yōu)化服務(wù)方式。政府信息公開意味著公眾可以獲取原本大量優(yōu)質(zhì)的信息資源，檔案館應(yīng)在原有檔案開放利用的基礎(chǔ)上建立起現(xiàn)行文件服務(wù)中心，作為政府信息查閱的指定場所，為人們獲取政府信息提供方便。由于政府信息和檔案之間的密切關(guān)系，將為國家節(jié)省大量的資源，特別在公眾無法分辨其屬于政府信息還是檔案信息的情況下，方便利用者結(jié)合查閱檔案，獲取比較系統(tǒng)的信息，對于切實保障公民的知情權(quán)具有重要的現(xiàn)實意義，在實際工作中受到公眾的好評，取得了良好的社會效果。

最后，拓寬檔案信息公開宣傳渠道。如果檔案館里的豐富資源沒有被妥善利用，將造成巨大的資源浪費。因此亟須拓寬檔案信息公開的宣傳渠道：一是宣傳檔案館的功能、館藏資源等；二是宣傳檔案的使用方法，提高大眾的檔案意識等；三是提高大眾對檔案信息查找的客戶體驗。這不但能夠提高檔案館的社會影響，而且能夠提高大眾的檔案使用意識，進一步提升檔案管理工作的效率。

參考文獻：

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[2]張林華政府信息公開與發(fā)揮檔案機構(gòu)信息服務(wù)功能[J].檔案學(xué)通訊，2005（4）：31-34