淺談獨立學院教務管理信息化建設

摘要：隨著獨立學院的發(fā)展擴大和教學改革的不斷深入，教務管理工作信息化、網(wǎng)絡化成為必然趨勢。本文結合大連理工大學城市學院信息化建設的實際情況，分析了當前獨立學院教務管理信息化建設的有效途徑。

關鍵詞：獨立學院? 教務管理? 信息化建設

近年來，獨立學院辦學模式逐步穩(wěn)定發(fā)展，招生規(guī)模不斷擴大，教務管理工作也日益增多，為了適應新形勢的需要，獨立學院的教務管理必須走“規(guī)范化、信息化、網(wǎng)絡化”之路，運用信息技術改變傳統(tǒng)的教務管理模式，建立教務管理信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)教務管理事務處理的準確化、系統(tǒng)化。

1 建設教務管理信息化的必要性

現(xiàn)代社會科技快速發(fā)展，數(shù)據(jù)信息量交換頻繁，各行各業(yè)都離不開信息數(shù)據(jù)的處理，計算機科學技術在信息管理領域中得到了廣泛應用。利用電腦進行信息處理和控制，不僅有利于提高工作效率，還大大增加了信息的保密性和安全性。特別是對于信息管理中一些復雜數(shù)據(jù)的處理，計算機更能充分發(fā)揮它快速、準確的優(yōu)越性。用信息化方式來進行數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)分析已經(jīng)成為日常管理工作中的趨勢。

獨立學院在建院之初，辦學規(guī)模小，教務管理工作都是采用手工操作，記錄學生的成績、學籍、考試等數(shù)據(jù)信息的。隨著學院辦學規(guī)模的擴大和招生人數(shù)的增加，教務管理工作內(nèi)容更加復雜，需要處理的數(shù)據(jù)量增大，這時傳統(tǒng)的手工處理數(shù)據(jù)的方式凸顯很多缺點：工作效率低、紙質文件數(shù)據(jù)容易丟失且保密性差，而且多年積累產(chǎn)生的大量學生成績、考試等文件和數(shù)據(jù)在進行查找、更新、維護等方面都帶來很多困難，非常容易出錯誤，不利于數(shù)據(jù)的查詢統(tǒng)計。隨著計算機技術和網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展，教務管理工作信息化是學院發(fā)展和教學管理進步的必然趨勢。信息化管理有很多優(yōu)點，信息存儲量大，保密性好，可以避免教務管理人員的重復性勞動，提高工作效率，使信息數(shù)據(jù)管理具有規(guī)范性、數(shù)據(jù)查詢方便、檢索快捷、統(tǒng)計分析準確，這些將大大提高管理工作的質量。

學院教務管理信息化是提高學院綜合管理水平和社會競爭力的重要途徑。教務管理信息化的建設，使教育基礎管理工作向規(guī)范化、系統(tǒng)化和自動化邁出了一個新的臺階，不僅減少了管理工作量，還有利于提高效率，降低成本。從而實現(xiàn)了教育基礎管理的科學化、信息化、現(xiàn)代化。實現(xiàn)教育教學信息的集中管理、分散操作、信息共享，使傳統(tǒng)的教務管理朝數(shù)字化、無紙化、智能化、綜合化的方向發(fā)展，并為進一步實現(xiàn)完善的計算機教務管理系統(tǒng)和全校信息系統(tǒng)打下良好的基礎。因此，獨立學院進行教務管理信息化的建設是非常必要的。

2 該院教務管理信息化建設的現(xiàn)狀

在建設數(shù)字化校園過程中，學院一方面投資構建各種硬件教學及網(wǎng)絡設備設施，另一方面還不斷引進各類教學、辦公管理及科研等軟件應用系統(tǒng)，正在逐步形成一定規(guī)模的信息化建設體系。該院的教務系統(tǒng)是從軟件公司購買的教務管理軟件，經(jīng)過多年與本院的教育教學工作實際相結合，在原有模式化的功能模塊上已逐步定制開發(fā)完善多項功能，基本實現(xiàn)了計算機排課、學生學籍處理、網(wǎng)上登錄成績等各項教務管理工作?，F(xiàn)使用中的教務系統(tǒng)主要包括以下幾大功能模塊：

2.1 教學計劃管理：該功能模塊是其他功能模塊運行的首要前提。管理人員對全院所有專業(yè)的一個學期的教學計劃課程數(shù)據(jù)進行錄入和維護，再根據(jù)各教學單位安排的教學任務生成排課的任務。

2.2 排課管理：按照教學計劃生成的教學任務可選擇年級、專業(yè)、班級、課程等進行課表編排工作。課表的編排可先自動生成，再手工修改和調整，還可以對教師、教室、班級課程時間等資源沖突進行校驗，保證了教師、學生、教室等課程時間合理有序。

2.3 成績管理：一方面實現(xiàn)教師在網(wǎng)上可以錄入成績，打印成績單。學生可以網(wǎng)上查詢自己每個學期的成績，并可以打印出來，省去了下發(fā)學生個人成績單的環(huán)節(jié)。另一方面實現(xiàn)管理員對學生成績數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理，通過登錄成績管理模塊，可以對全院學生成績進行分類錄入，查詢篩選，刪除錯誤數(shù)據(jù)，統(tǒng)計分析，打印成績單及報表等功能，方便教學管理和上報總結。

2.4 學籍管理：該模塊記錄該院全部學生的學籍信息，包括學號、姓名、性別、民族、身份證號、專業(yè)、班級、年級、家庭住址等，并與教育部的學籍、學歷電子注冊接軌。管理人員可以對學生的休學、轉專業(yè)、退學等學籍異動信息進行操作和統(tǒng)計。畢業(yè)生的資格審查和畢業(yè)生信息數(shù)據(jù)管理是學籍管理模塊中另一重要功能。

2.5 選課管理：網(wǎng)頁上學生通過學號和密碼登陸，根據(jù)安排的學生任務和學時學分和課程分類等要求，進行選擇選修課程學習，獲得相應成績及學分。后臺系統(tǒng)功能包括學生登陸密碼查詢、選課數(shù)據(jù)管理、選課學生信息維護、選課人數(shù)查詢、選課課程名單打印、選課日志查詢等，這些功能基本實現(xiàn)了學生在網(wǎng)上選擇選修課及課程人數(shù)的查詢統(tǒng)計等管理工作。

2.6 系統(tǒng)管理：該功能模塊是整個教務系統(tǒng)的基礎保障。設置了管理人員和教師的登陸賬號和密碼的分配和查詢，還包括各種教學資源信息，包括所有課程基本信息（學時、學分、開課單位等等）、教師信息、教室信息、學生班級、專業(yè)信息等的錄入、修改和查詢功能。這些信息是后續(xù)教學安排、選課、排課等功能實現(xiàn)的基礎，所以必須保證教學資源信息的全面性和準確性。

教務管理系統(tǒng)的實施，大大提高了管理工作效率和質量，促進了教學管理工作的數(shù)字化、規(guī)范化發(fā)展。

3 教務管理信息化建設中存在的問題和不足

3.1 其他教務管理功能有待開發(fā)。教務管理工作中還有一些工作延續(xù)手工方式，如考試管理也是教務管理工作中的一項重要工作，但現(xiàn)在由于后續(xù)開發(fā)等其他原因還未能實現(xiàn)。重修課程報名工作也是非常復雜，繁瑣，數(shù)據(jù)量多容易出錯，急需實現(xiàn)網(wǎng)上報名功能，實現(xiàn)數(shù)據(jù)匯總，減少工作人員的重復性勞動，節(jié)約時間，提高工作效率。網(wǎng)上的查詢統(tǒng)計功能還不全面，不能滿足教師及學生的多方面查詢需求，還有待解決。

3.2 網(wǎng)絡安全存在隱患，缺乏完善的網(wǎng)絡安全防護。教務管理系統(tǒng)涵蓋了學籍、學院課程編排、學生課程成績、各類選課等各項信息，存儲了大量的數(shù)據(jù)，操作人員多，涉及面比較廣，帶來了許多安全問題。同時它依賴于網(wǎng)絡存在，網(wǎng)絡安全又成了一個重要的問題，網(wǎng)絡安全出現(xiàn)問題，病毒、黑客的入侵會致使數(shù)據(jù)丟失，系統(tǒng)癱瘓，將會給教務管理工作和教學秩序帶來嚴重的影響。

3.3 技術管理人才缺乏。教務管理的工作人員僅限于熟練操作系統(tǒng)的各項功能，進行數(shù)據(jù)查詢、統(tǒng)計等，但對于出現(xiàn)的技術問題卻不能解決。教務網(wǎng)絡管理和維護技術性很強、難度大，需要具有專業(yè)知識的技術人員。通過招標購買的教務管理軟件，雖然有后期的售后服務，但因學院自己的技術管理人才的缺乏，所以在使用中遇到操作不當出現(xiàn)問題，部分系統(tǒng)功能需更新等問題不能及時得到解決，只能先把問題反饋給軟件公司，等待解決，這樣系統(tǒng)部分功能一旦出現(xiàn)問題，處理周期會加長，不利于提高工作效率。培養(yǎng)自己的技術管理人才是非常必要的。

4 進一步提高學院教務信息化建設的幾點建議

4.1 提高教務管理人員的計算機水平，培養(yǎng)技術管理人才。通過培訓、交流學習等多種方式進一步培養(yǎng)教務的管理人員，提高他們的計算機實際操作水平和應用能力，掌握信息化管理的方法和手段，做好本職工作同時能及時反饋系統(tǒng)應用中出現(xiàn)的問題，全面推進信息化建設步伐。招聘、培養(yǎng)自己的網(wǎng)絡技術管理人才，及時解決網(wǎng)絡、系統(tǒng)中出現(xiàn)的各種小的問題，確保教務信息化的深入進行。

4.2 完善網(wǎng)絡安全體系，保障系統(tǒng)的正常運行。首先，完善網(wǎng)絡硬件設施，保證網(wǎng)絡的暢通、系統(tǒng)的正常運行，其次提高管理人員的安全意識，定期進行數(shù)據(jù)庫備份，避免數(shù)據(jù)丟失。最后，采用安裝防火墻、殺毒軟件、數(shù)據(jù)備份等多種形式來加強網(wǎng)絡安全，建立健全網(wǎng)絡安全體系。

4.3 加強信息資源的共享，搭建校園信息化平臺。教務管理中豐富的學生信息資源、教學資源是信息化建設的數(shù)據(jù)基礎，除了進行教學管理工作外，還應與學校的其他部門工作（如教材發(fā)放、學生網(wǎng)上測評、圖書借閱管理，就業(yè)信息等）建立起信息資源網(wǎng)，信息資源共享，加強部門間的合作，提高工作效率，共同搭建校園信息化平臺，為教師、學生提供方便、快捷、優(yōu)質的服務。

總之，隨著信息化技術的飛速發(fā)展，獨立學院的教務管理信息化建設正在逐步向前發(fā)展。教務管理系統(tǒng)的建設，提高了教學管理工作的系統(tǒng)性，數(shù)據(jù)查詢的準確性，提高了管理人員的工作效率，有效地促進了教學改革，為學校管理信息化建設鑒定了良好的基礎。

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作者簡介：

李玲（1977-），女，滿族，遼寧大連人，考務管理，助理研究員，研究方向：教育教學管理。