淺談科技檔案管理方式與利用服務

周蓓麗

[摘要]科技檔案是科學技術(shù)成果的載體，它直接記述、反映科技活動的歷史記錄，為了適應社會發(fā)展需求，科技檔案管理也進入了新的發(fā)展階段，隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷創(chuàng)新發(fā)展，科技檔案管理與利用越來越受到重視，進行現(xiàn)代化管理能更好的發(fā)揮其在科研與管理中的作用，實現(xiàn)信息資源共享，提高服務利用。為探究科技檔案管理方式與有效利用，本文將以科技檔案管理方式為研究點，對管理措施和利用服務進行探討。

[關(guān)鍵詞]科技檔案；管理和利用；規(guī)范化

科技檔案是在各項生產(chǎn)、基建、科研設(shè)計、工程勘察和測量等科研過程中直接形成的應當歸檔保存的圖紙、文字、錄像等科技文件資料，記載了相關(guān)內(nèi)容的基本構(gòu)思方案和設(shè)計方法。其種類較多，如工程技術(shù)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、科研檔案、測繪檔案等。它具有知識儲備功能、依據(jù)憑證功能，情報功能、促進生產(chǎn)力發(fā)展和提高效益功能?？萍紮n案的有效管理和設(shè)計方案、實驗開發(fā)及項目研究之間存在一定的聯(lián)系，其管理內(nèi)容具有多樣性，在實踐中必須以科學技術(shù)為依托，重視科學信息技術(shù)的利用，達到提升檔案管理與有效利用之目的。

一、科技檔案的特點與重要性

科技檔案具有專業(yè)性強、種類多樣、成套性、現(xiàn)實性的特點。首先，不同專業(yè)形成的科技檔案管理體制、整理分類各不相同；其次，專業(yè)門類繁多、類型復雜，多樣化特點鮮明；第三，科技檔案圍繞一個科研項目進行，有規(guī)律地形成一系列成套的相關(guān)科技文件資料；最后，科技檔案具有較強的現(xiàn)實使用性，它記錄和反映著科技、生產(chǎn)、建設(shè)等活動，即使在歸檔后，也依然有很高的利用價值。

在生產(chǎn)領(lǐng)域、科學研究、工程設(shè)計、基礎(chǔ)建設(shè)、或企業(yè)管理中，科技檔案在整個檔案中所占的比例顯著增加，在科學管理中所處的地位也越顯重要。它是科技發(fā)展的催化劑，是知識形態(tài)的生產(chǎn)力，同時它也是一個單位實力的重要組成部分，是項目成功的金橋。

二、科技檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容分析

根據(jù)科技檔案管理的特點，在實踐中必須明確任務要求，從科技檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容著手進行分析。

1.建檔管理規(guī)范化

科技文件材料歸檔管理對提升管理的有效性至關(guān)重要。由于材料自身的形成規(guī)律各不相同，為了達到有效管理，必須按照科技材料的形成過程、積累量和信息資源的開發(fā)條件對其進行規(guī)范化管理[1]。

2.科技檔案信息資源的應用

不同的歸屬部門間涉及到不同的管理內(nèi)容，必須保證信息資源的內(nèi)容面向社會和大眾，所有的服務方式都必須重視科技檔案的開發(fā)和利用建設(shè)。根據(jù)實際情況，積極為利用者提供信息資源，并做到及時發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)問題，進而達到檔案管理的規(guī)范化[2]。

3.管理崗位與制度規(guī)范化

科技檔案管理除了包括常規(guī)性信息資源管理外，檔案管理崗位必須明確，只有責任落實到人，才能做好管理。不同單位受自身發(fā)展因素和外部因素的雙重影響，頻繁的對人事進行調(diào)整，有些科研項目資料收集了一半，換了人員，前后若銜接不暢，則容易造成資料缺損。又比如在進行電子化檔案管理過程中，人員操作不規(guī)范，信息錄入不全面，沒有統(tǒng)一標準，也沒有校對，則又會使科技文件資料出錯。為了提升管理的有效性，必須遵循在規(guī)范化的發(fā)展理念，提供內(nèi)容真實、詳盡的科技成果材料，從而推動科技成果轉(zhuǎn)化。

二、科技檔案的管理方式及利用服務

規(guī)范的管理目的在于更好地提供利用服務。重視科技檔案管理，加強利用服務，從而促進科技生產(chǎn)活動。

1.加強業(yè)務建設(shè)

科技檔案業(yè)務建設(shè)是根本，檔案開發(fā)利用的效果直接反映了檔案資源規(guī)范化管理的水平。要從管理根源入手，提升管理的有效性，涉及到收集、整理和歸檔等方面，針對基礎(chǔ)性業(yè)務的重要性，要求相關(guān)工作人員做好日常管理工作，禁止出現(xiàn)內(nèi)容單一、管理不規(guī)范的情況，要不斷豐富館藏，擴大進館檔案范圍，并保證檔案材料的齊全、準確和完整[3]。

2.提升管理人員的素質(zhì)

科技檔案管理現(xiàn)代化是規(guī)范化管理的前提，管理人員應接受專業(yè)的培訓后再上崗。在當前管理實踐中，有些管理人員對檔案管理的規(guī)范制度欠缺了解，有些科研人員對檔案意識淡薄，資料保存不全?；蛘咧恢匾暱蒲谢顒拥倪^程和科技成果的鑒定與報獎，而忽視科技文件材料的保存和積累，為了減少此方面的不良影響，要求檔案管理人員必須靈活應用現(xiàn)代管理學方面的知識，在最短的時間內(nèi)，優(yōu)化自身知識結(jié)構(gòu)和能力水平。同時要積極學習計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將電子化、網(wǎng)絡(luò)化現(xiàn)代辦公技術(shù)和檔案管理結(jié)合起來，進而達到優(yōu)化管理形式的目的。

3.創(chuàng)新服務方式

科技檔案管理也需要不斷創(chuàng)新，與時俱進，提供服務利用更要充分體現(xiàn)以人為本、以最大化利用為目的，利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立檔案管理中心，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、實現(xiàn)無紙化科技檔案管理，可設(shè)置專業(yè)的控制中心，并將全部的電子檔案集中納入電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，通過電子檔案數(shù)據(jù)中心對其進行分類處理，進一步提高科技檔案管理效率和實現(xiàn)檔案信息資源的共享?？筛鶕?jù)實際情況，設(shè)計信息訪問權(quán)限，設(shè)置免費電子文件的查找形式。該方式不僅能為相關(guān)科技人員提供豐富的在線資源，同時提升了單位時間內(nèi)利用效率。通過可實行的在線服務方式來提高檔案資源的利用服務，從而實現(xiàn)檔案資源管理上的創(chuàng)新，并不斷擴展應用領(lǐng)域，把科技檔案管理工作提高到一個新的層次。

4.擴大服務領(lǐng)域

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在各個領(lǐng)域中有關(guān)鍵性的作用，包括工作、學習和生活中，檔案管理最大的作用是為人所用，因此在實踐中必須不斷擴大服務領(lǐng)域?？萍嫉姆桨腹芾硪呀?jīng)逐漸滲透到各個領(lǐng)域，在社會中的作用也越來越明顯。如果仍然采用原有的單一性的管理模式，會在很多程度上限制各個服務領(lǐng)域的發(fā)展需要。在知識經(jīng)濟的發(fā)展背景下，為了實現(xiàn)信息化管理，必須建立實體管理中心，將檔案管理落到實處，使檔案管理更好的面向社會服務。

結(jié)束語

科技檔案管理正逐漸滲透到各個領(lǐng)域，為了突出其本質(zhì)作用，在實踐中根據(jù)其發(fā)展情況，對資源進行有效的利用和分析。在信息化技術(shù)的影響下，實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新是擺在檔案管理人員面前的重要難題，必須發(fā)揮檔案管理的功能，實現(xiàn)資源共享，進而推動科技檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。建立規(guī)范的科技檔案管理流程，為后續(xù)管理保留較大的空間，檔案工作人員要立足于實踐，從現(xiàn)有的發(fā)展趨勢入手，不斷突破，不斷擴展科技檔案的應用范圍，充分利用檔案信息的指導性作用，讓大家及時了解動態(tài)進展?？萍紮n案的有效管理與利用，將對社會發(fā)展起到推動化作用。

參考文獻

[1]汪志遠.淺談科技查新檔案的管理與利用[J].青春歲月，2012（2）：255-256.

[2]劉鳳凰，陳麗羽.淺談科技檔案的開發(fā)與利用[J].黃岡師范學院學報，2011（6）：76-78.

[3]許桂清.知識管理與檔案科技創(chuàng)新[J].檔案學研究，2011（3）：25-27.