淺析事業(yè)單位檔案管理制度

羅保剛

[摘要]隨著科學技術(shù)的不斷進步，人們對信息需求量也與日俱增，這對事業(yè)單位的檔案管理提出了更高的要求。檔案管理工作需要一定的專業(yè)性和技術(shù)性，就我國當前事業(yè)單位檔案管理的情況來看，在檔案管理上存在許多的問題，檔案管理制度有待改善。筆者就對目前事業(yè)單位檔案管理普遍存在的問題進行了分析，并提出了事業(yè)單位檔案管理制度改善的對策。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；管理制度；檔案管理

事業(yè)單位的檔案包含多個方面，這些檔案資料可以對人才進行選拔、考核，因此，事業(yè)單位的檔案信息能夠為其他工作是提供很大幫助，通過查閱檔案，可以及時獲取相關(guān)的信息，進而快速進行下一步工作。事業(yè)單位的檔案管理制度已經(jīng)初步形成，但是在很多方面還是存在一定的問題，對事業(yè)單位造成了一定的負面影響。因此，事業(yè)單位必須針對檔案管理中存在的問題，進一步完善檔案管理制度，以順應(yīng)時代要求。

1.當前事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.1事業(yè)單位檔案管理的信息化程度不足

科學技術(shù)的不斷發(fā)展促進了事業(yè)單位檔案管理的信息化，然而盡管當前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)非常普及，但是在很多事業(yè)單位的檔案管理工作都沒能得到全面的信息化，信息化程度不足。一些非常重要的檔案信息仍用紙質(zhì)檔案管理，而紙質(zhì)檔案受天氣影響，在潮濕天氣下，紙質(zhì)檔案很容易被破壞，一旦紙質(zhì)檔案損壞，就很難修復，這在一定程度上造成了檔案信息的丟失[1]。此外，紙質(zhì)檔案查找信息也相對困難，影響了檔案管理的效率。事業(yè)單位檔案管理工作信息化可以提高信息查找的效率，為事業(yè)單位檔案信息提供更為安全的保障。

1.2檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

事業(yè)單位的檔案信息對于單位各項工作的順利開展都有重要影響，然而很多事業(yè)單位對檔案管理工作卻沒有給予充足的重視，檔案管理人員普遍存在管理意識薄弱，綜合素質(zhì)較低的問題，這在很大程度上影響了檔案管理工作效率，制約了檔案信息價值的發(fā)揮[1]。事業(yè)單位檔案管理人員在工作時由于缺乏檔案管理意識，工作態(tài)度散漫，造成了檔案更新的延后，對于檔案管理中出現(xiàn)的問題也不能及時發(fā)現(xiàn)及時解決，對事業(yè)單位的檔案管理工作造成了不良影響。

2.事業(yè)單位檔案管理制度的制定原則

2.1 統(tǒng)一化與差異化兼顧

在事業(yè)單位檔案管理工作中，檔案管理制度的制定需要堅持統(tǒng)一化與差異化兼顧的原則。事業(yè)單位的檔案管理制度需要以國家在檔案管理方面的相關(guān)標準為基礎(chǔ)，結(jié)合國家的相關(guān)規(guī)定，制定符合單位實際的檔案管理制度，促使事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化[1]。然而不是所有的事業(yè)單位的檔案管理制度都是相同的，不同的事業(yè)單位在檔案管理制度的制定上也應(yīng)該結(jié)合單位的實際情況，針對事業(yè)單位的性質(zhì)與特點進行制定，也就是說事業(yè)單位的檔案管理制度需要在國家標準上統(tǒng)一，但是在單位實際情況與性質(zhì)上要存在差異，這就要求事業(yè)單位能夠?qū)ψ陨硇再|(zhì)和特點做出正確的認識，并在實踐中不斷摸索優(yōu)化，制定出滿足事業(yè)單位實際情況的全面的檔案管理制度。

2.2切實執(zhí)行事業(yè)單位檔案管理制度

事業(yè)單位的檔案管理制度能夠促使檔案管理工作的規(guī)范化，但是如果只注重制度的制定而忽視執(zhí)行，那么檔案管理制度就會成為空談，因此，事業(yè)單位在制定檔案管理制度后還需要強調(diào)制度的有效落實。事業(yè)單位的檔案管理人員需要嚴格按照制度和規(guī)范進行檔案管理，事業(yè)單位也可以在檔案管理制度落實的過程中強化監(jiān)督制度、獎懲制度以及績效考核制度等，從而監(jiān)督檔案管理人員工作的規(guī)范性，同時充分調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，督促他們以檔案管理制度為依據(jù)開展相關(guān)工作[2]。事業(yè)單位還需要在檔案管理制度執(zhí)行的過程中，不斷摸索，對制度中存在的問題進行分析，及時解決，進而不斷完善檔案管理制度，使檔案管理制度更加的完善。

2.3明確檔案管理人員權(quán)益和職責

事業(yè)單位檔案管理工作的主要執(zhí)行者便是檔案管理人員，因此，檔案管理人員的工作積極性直接關(guān)系到事業(yè)單位的檔案管理工作質(zhì)量與效率。檔案管理人員的工作積極性主要受自身權(quán)益與職責的影響，檔案管理人員在權(quán)益未得到明確保障或是因職責未明確而認為自身權(quán)益未得到保障時都會對檔案管理人員的工作積極性造成影響。因此，檔案管理人員的權(quán)益與職責明確就變得尤為重要。事業(yè)單位在制定檔案管理制度時就充分考慮檔案管理人員的權(quán)益和職責，對檔案管理人員職責范圍與權(quán)限進行明確，使檔案管理人員能夠在履行職責的基礎(chǔ)上，明確自身的正當權(quán)益并得到有效保障[2]。除此之外，事業(yè)單位還需要建立反饋渠道，通過聽取檔案管理人員的意見而完善檔案管理人員的權(quán)益，調(diào)整激勵機制，調(diào)動檔案管理人員的工作熱情，提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

3.促進事業(yè)單位檔案管理制度改革的措施

3.1創(chuàng)新事業(yè)單位的檔案管理體制

隨著我國經(jīng)濟體制的不斷變革發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理制度也需要順應(yīng)時代要求進行轉(zhuǎn)變，創(chuàng)新檔案管理體制，開展社會化的檔案管理，促使事業(yè)單位的檔案信息向社會化的檔案信息轉(zhuǎn)變。這里需要強調(diào)的是，在檔案信息社會化的同時還需要保證信息的安全性[3]。

事業(yè)單位在檔案管理過程中需要逐步形成并不斷創(chuàng)新完善自己的檔案管理制度，通過與事業(yè)單位實際情況相符的方式管理檔案，盡可能地在減少人力、物力的前提下，使檔案信息管理規(guī)范化，這樣才可以確保事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

3.2事業(yè)單位檔案管理信息化

事業(yè)單位檔案管理制度的改革在很大程度上是為了實現(xiàn)檔案信息化管理，而檔案信息化管理可以有效促進檔案管理制度的改革，兩者之間相互促進。在社會信息化高速發(fā)展的今天，對檔案管理信息化建設(shè)進行研究，對檔案管理制度的改革具有重要意義[3]。事業(yè)單位在日常的檔案管理工作中就需要加強檔案信息化建設(shè)，將檔案信息資源置于信息化領(lǐng)域，并進一步開發(fā)檔案管理的信息技術(shù)，通過計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案信息的共享，促使檔案信息的利用信息化，提高檔案資源的利用率。

3.3加強事業(yè)單位檔案管理重要性的宣傳

為了加快事業(yè)單位的檔案管理制度改革，事業(yè)單位需要加強對檔案管理工作的宣傳，結(jié)合單位檔案管理工作的實際，通過各種渠道強調(diào)檔案管那里的重要性。事業(yè)單位可以結(jié)合自身檔案管理的實際情況，開展檔案管理相關(guān)法律普及與教育工作，使檔案管理人員能夠明確檔案管理工作的重要性，促進檔案管理制度的落實，規(guī)范檔案管理工作。

4.結(jié)語

隨著我國社會經(jīng)濟與科學技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息的需求量也不斷增加，這對事業(yè)單位的檔案管理工作提出了更高的要求，事業(yè)單位需要結(jié)合自身的實際情況，針對檔案信息管理中存在的問題，進一步完善檔案管理制度，促使事業(yè)單位檔案管理信息化，以適應(yīng)我國社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的規(guī)律，促進事業(yè)單位的不斷向前發(fā)展。事業(yè)單位需要對檔案管理工作有一個統(tǒng)籌規(guī)劃，對管理制度進行優(yōu)化改革，從而提高事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量與效率。

參考文獻

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[3]彭彩虹.淺談事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（13）：28-39.