采購管理系統(tǒng)的需求及可行性分析

李昌旺

摘要：采購管理系統(tǒng)是一個(gè)方便公司以及供貨商聯(lián)系的系統(tǒng)，供單位、公司、超市使用。這是一個(gè)記錄有關(guān)采購信息的系統(tǒng)，一個(gè)完善的信息管理系統(tǒng)將極大地減輕使用者工作量，減少出錯(cuò)情況，提高工作率。這個(gè)管理信息系統(tǒng)只針對比較普通的應(yīng)用功能進(jìn)行介紹，這個(gè)系統(tǒng)適用于廠家對采購實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)信息管理。以下將會具體對系統(tǒng)中個(gè)模塊的功能和應(yīng)用流程進(jìn)行分析和設(shè)計(jì)。在需求分析一節(jié)中將會介紹系統(tǒng)用戶對系統(tǒng)的要求，在系統(tǒng)功能描述一節(jié)中將會對采購系統(tǒng)的功能進(jìn)行介紹；在功能模塊劃分一節(jié)中將對功能模塊詳細(xì)劃分，對系統(tǒng)中個(gè)模塊的整體劃分有個(gè)更加清晰地思路。

關(guān)鍵詞：管理系統(tǒng)；工作量；提高；功能模

系統(tǒng)需求分析

1系統(tǒng)邊界

采購管理系統(tǒng)是根據(jù)廠家對采購信息的管理需要來設(shè)計(jì)開發(fā)的，目標(biāo)是提高廠家管理采購信息的工作效率，為廠家提供強(qiáng)大的管理支持和查詢服務(wù)。因?yàn)椴煌瑥S家對采購信息的要求未必相同，所以系統(tǒng)重點(diǎn)不僅是要具體顯示采購的哪些確定信息，而且要增加相應(yīng)的功能模塊，使用戶更加方便，快捷，安全的使用本系統(tǒng)。系統(tǒng)主要包括廠家對功能的需求。

（1）采購計(jì)劃管理

根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、庫存情況及采購規(guī)則形成采購計(jì)劃。

（2）采購過程管理

根據(jù)采購計(jì)劃、供應(yīng)商選擇規(guī)則形成采購訂單并執(zhí)行訂單。

（3）供應(yīng)商管理

完成供應(yīng)商的增、刪、改、查等基本功能。

（4）生成報(bào)表

根據(jù)上述需求可以將采購管理系統(tǒng)劃分為以下幾個(gè)模塊，劃分結(jié)果如下。

1）采購計(jì)劃管理模塊：從生產(chǎn)部門拿來生產(chǎn)情況表單，根據(jù)倉庫部門庫存情況表，經(jīng)計(jì)算自動生成采購計(jì)劃。

2）訂單管理模塊：采購計(jì)劃經(jīng)過審核生成訂單后可以對其進(jìn)行查詢、若原料還需采購可以繼續(xù)審核后生成訂單，若訂單生成以后不合理則采購主管可以對其修改或者刪除訂單信息。

3）采購合同管理模塊：合同的增刪改查及其狀態(tài)，從而體現(xiàn)采購流程。

4）供應(yīng)商管理模塊：當(dāng)收到采購單以后，需確定能夠滿足此需求的供應(yīng)商。在這個(gè)模塊里，先查詢數(shù)據(jù)庫中相關(guān)供應(yīng)商，如果數(shù)據(jù)庫中沒有合意的供應(yīng)商，則根據(jù)現(xiàn)實(shí)信息添加供應(yīng)商信息，若供應(yīng)商的某些信息有改動還需對其進(jìn)行修改，某供應(yīng)商無法提供合格原料時(shí)刪除該供應(yīng)商。

5）入庫驗(yàn)收模塊：當(dāng)供應(yīng)商收到訂單并發(fā)貨時(shí)，就進(jìn)行入庫作業(yè)。向系統(tǒng)中輸入采購后的原料信息生成入庫單給倉庫部門。

6）生成報(bào)表模塊：生成訂單表，入庫表給財(cái)務(wù)部和倉庫部門。

采購管理系統(tǒng)的工作重心：根據(jù)生產(chǎn)部門和倉庫部門提供的信息和供應(yīng)商及時(shí)聯(lián)系，適時(shí)通知供應(yīng)商供貨，使庫房貨源充足。

2.系統(tǒng)執(zhí)行者和用例

采購管理系統(tǒng)只負(fù)責(zé)供應(yīng)商管理，訂單管理，原料采購等一系列功能，對于企業(yè)商品的生產(chǎn)和原料的庫存以及使用功能不包括在內(nèi)。

經(jīng)上述系統(tǒng)需求可知，采購管理系統(tǒng)有3個(gè)執(zhí)行者，即計(jì)劃人員，采購人員，供應(yīng)商客戶，采購主管。

1）計(jì)劃人員：制定采購計(jì)劃。

2）采購人員：與客戶簽訂采購合同負(fù)責(zé)監(jiān)督合同的正常執(zhí)行，合同執(zhí)行完畢，設(shè)置履約標(biāo)志。

3）供應(yīng)商客戶：與采購人員簽訂采購合同，并發(fā)送原料。

4）采購主管：參與制定采購計(jì)劃，審核采購訂單。

根據(jù)需求分析中客戶對系統(tǒng)功能提出的要求，可以找出系統(tǒng)用例。采購是企業(yè)主要業(yè)務(wù)活動之一。為了保證企業(yè)采購到合適原料，必須認(rèn)識了解采購過程，做好采購業(yè)務(wù)決策，加強(qiáng)對采購過程的監(jiān)督，確保采購工作的圓滿完成。

3.系統(tǒng)開發(fā)的必要性

隨著企業(yè)的擴(kuò)大，供應(yīng)商的增加，傳統(tǒng)的手工記錄或者已有的舊系統(tǒng)已不能滿足企業(yè)日常需求，而計(jì)算機(jī)技術(shù)的日趨成熟也為開發(fā)新系統(tǒng)提供支持，競爭對手給的壓力，供應(yīng)商的需求也會迫使企業(yè)進(jìn)行系統(tǒng)更新，所以系統(tǒng)的開發(fā)相互的更替是無法避免也是必需要進(jìn)行的。

4.管理可行性

采購管理是企業(yè)為了達(dá)成生產(chǎn)或者銷售計(jì)劃，從適當(dāng)?shù)墓?yīng)商，在確保適當(dāng)品質(zhì)下于適當(dāng)?shù)臅r(shí)期，以適當(dāng)?shù)膬r(jià)格，購入必須數(shù)量的物品或者勞務(wù)所采取的一切管理活動。采購管理信息系統(tǒng)在取得物品與勞務(wù)的過程中統(tǒng)籌兼顧事前的規(guī)劃，事中的執(zhí)行以及事后的控制，以達(dá)到維持正常的產(chǎn)銷活動，降低產(chǎn)銷成本的目的。

5.經(jīng)濟(jì)可行性

采購系統(tǒng)帶來的經(jīng)濟(jì)效益是明顯的，其最主要的表現(xiàn)就是減少了企業(yè)管理費(fèi)用和人力開支，不僅節(jié)省了大量的時(shí)間，還為企業(yè)的采購決策提供了寶貴的資料，同時(shí)可以提高企業(yè)的采購效率，從良莠不齊的供應(yīng)商中挑選出性價(jià)比最高的，降低成本并且提高原材料質(zhì)量，即提高了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。所以說在經(jīng)濟(jì)方面，采購系統(tǒng)是完全可行的。

6.技術(shù)可行性

該采購系統(tǒng)擁有有好的人機(jī)互操作界面，操作人員只需要進(jìn)行少量的培訓(xùn)，采購系統(tǒng)的功能基本上就能順利實(shí)現(xiàn)。所以在技術(shù)上采購系統(tǒng)也是可行的。

7.系統(tǒng)分析

7.1系統(tǒng)層次結(jié)構(gòu)圖

8.性能需求分析

根據(jù)用戶對本系統(tǒng)的要求，確定系統(tǒng)在響應(yīng)時(shí)間、可靠性、安全性等方面的性能要求。

8.1界面需求

1）頁面內(nèi)容：主題突出，站點(diǎn)定義、術(shù)語和行文格式統(tǒng)一、規(guī)范、明確，欄目、菜單設(shè)置和布局合理，傳遞信息準(zhǔn)確、及時(shí)。

2）導(dǎo)航結(jié)構(gòu)：頁面具有明確的導(dǎo)航指示，且便于理解，方便用戶使用。

8.2響應(yīng)時(shí)間需求

無論是客戶端還是管理端，當(dāng)用戶登錄進(jìn)行任何操作時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)該及時(shí)地進(jìn)行反應(yīng)，反應(yīng)的時(shí)間在5秒內(nèi)。

8.3可靠性需求

系統(tǒng)保證在多人同時(shí)使用時(shí)不死機(jī)，用戶能正常使用

8.4開放性需求

系統(tǒng)應(yīng)具有靈活性

8.5系統(tǒng)安全性需求

系統(tǒng)有嚴(yán)格的權(quán)限管理功能，各功能模塊需有相應(yīng)的權(quán)限方能進(jìn)入。系統(tǒng)需能夠防止各類錯(cuò)誤操作可能造成的數(shù)據(jù)丟失，破壞。（作者單位：天津師范大學(xué)）