基于全新視角下的檔案整理工作探究

孫翠微

摘 要：對于檔案管理而言，檔案收集、鑒定、整理、保管、編研、利六個(gè)環(huán)節(jié)中，檔案整理是十分重要一個(gè)環(huán)節(jié)。因?yàn)槠渲苯佑绊懙綑n案管理工作的好壞，影響實(shí)體檔案的“生命保存期”和檔案利用的方便程度，所以說采用高效且又合適的檔案整理方法是非常必要的。我們以全新的視角來重新審視檔案整理這一工作，進(jìn)而優(yōu)化檔案整理的方法，提高整理工作效率，促進(jìn)檔案管理整體的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案整理；新視角

一、前言

對于社會的發(fā)展而言，檔案在其中扮演著非常關(guān)鍵的角色，因?yàn)闄n案可以為其提供參考以及服務(wù)，檔案管理對于各單位乃至社會來說都非常重要。對于筆者從事的人防工程檔案來講，檔案管理是人防工程等軍事、國防工程發(fā)揮戰(zhàn)時(shí)發(fā)揮戰(zhàn)備效益，平時(shí)發(fā)揮社會效益的一項(xiàng)重要途徑。其中檔案整理是檔案管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，檔案整理工作直接影響檔案管理質(zhì)量。推動檔案管理的發(fā)展，就應(yīng)該在全新視角下，重新對檔案整理工作進(jìn)行認(rèn)知，提高檔案整理工作的效率，完善檔案理的方法手段，使檔案管理得到更好的發(fā)展。

二、提升檔案整理工作效率和質(zhì)量的條件

檔案的實(shí)質(zhì)是用以記錄社會的過往以及工作單位事件的一種載體，提升檔案整理的效率和質(zhì)量，必須讓檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)、部門、工作人員從思想上重視檔案管理工作讓檔案管理工作置于記載歷史科學(xué)決策的高度，從業(yè)務(wù)上精通檔案管理的各項(xiàng)技能明確檔案管理工作的關(guān)鍵性，從情感上精確掌握檔案的各種屬性從而達(dá)到人和檔案的合二為一境界，進(jìn)而形成合力推動檔案整理工作的開展。從事檔案整理工作的部門和人員在了解檔案的實(shí)際性質(zhì)之后，才能準(zhǔn)確的對檔案進(jìn)行歸類，通過分類明確不同的整理方法，進(jìn)而有效的提高檔案整理工作的質(zhì)量。假如從事檔案整理工作的人員不能明確自己的義務(wù)與責(zé)任，那么他們將很難對檔案進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的整理，這會降低檔案整理的效率。所以，一個(gè)單位重視檔案管理工作，有一批具有專業(yè)技能且具有主動性和責(zé)任心的檔案管理整理人員，是提高檔案整理工作實(shí)際效率、推動檔案管理事業(yè)發(fā)展的先決條件。

三、基于全新視角下的檔案整理認(rèn)知

隨著科技的進(jìn)步以及信息化時(shí)代的到來，信息技術(shù)在很多領(lǐng)域都得到了廣泛的應(yīng)用，檔案整理也不例外。由于對信息技術(shù)的應(yīng)用，數(shù)字化管理得到發(fā)展，電子檔案也因此而產(chǎn)生。對于檔案管理而言，檔案整理是其重要的環(huán)節(jié)。在當(dāng)今信息化時(shí)代之下，傳統(tǒng)的那些檔案整理技術(shù)已無法滿足新時(shí)代的要求，所以，必須發(fā)展適應(yīng)時(shí)代要求的檔案整理方面的新技術(shù)。可以通過全新的視角來重新審視檔案整理這一工作，對其進(jìn)行更深的分析以及探究，通過新技術(shù)來科學(xué)高效的整理檔案，以提高檔案整理的工作效率。

（一）檔案整理的新技術(shù)

目前，出現(xiàn)了許多檔案整理方面的新技術(shù)，其主要包括元數(shù)據(jù)、非元數(shù)據(jù)以及虛擬整理等這些檔案整理技術(shù)。其中的元數(shù)據(jù)這一整理技術(shù)是隨著電子檔案的產(chǎn)生而出現(xiàn)的。這一整理技術(shù)最先由西方的檔案整理相關(guān)學(xué)者提出，這一技術(shù)的出現(xiàn)對檔案整理造成了很大的影響，它突破了傳統(tǒng)意義的檔案整理內(nèi)容，是對檔案整理技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展。元數(shù)據(jù)這一整理技術(shù)的關(guān)鍵點(diǎn)是收集元數(shù)據(jù)。這一整理技術(shù)的主要內(nèi)容是通過計(jì)算機(jī)對電子檔文件進(jìn)行操作，用以生成電子檔案。在當(dāng)今信息化時(shí)代之下，這一技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，是如今檔案整理方面的主流技術(shù)。

與元數(shù)據(jù)這一整理技術(shù)相同，非元數(shù)據(jù)這一整理技術(shù)也是應(yīng)時(shí)代要求而生的新檔案整理技術(shù)，因?yàn)槟壳皣鴥?nèi)有很多限制元數(shù)據(jù)這一整理技術(shù)發(fā)展的因素存在，所以在國內(nèi)這一技術(shù)并沒有得到較為廣泛的應(yīng)用，成為檔案整理方面的主流技術(shù)。為了進(jìn)一步促進(jìn)檔案整理的發(fā)展，我國結(jié)合國內(nèi)的實(shí)情以及元數(shù)據(jù)這一整理技術(shù)的基礎(chǔ)創(chuàng)造出了適合在國內(nèi)應(yīng)用的非元數(shù)據(jù)這一整理技術(shù)。非元數(shù)據(jù)這一檔案整理技術(shù)綜合了諸多整理技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)。這一整理技術(shù)有很多特點(diǎn)，主要包括對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境沒有很大的依賴性、能夠滿足檔案整理的具體需求以及不存在文檔一體化這一要求等。

虛擬整理這一檔案整理技術(shù)同樣也是應(yīng)時(shí)代要求而產(chǎn)生的檔案整理方面的新技術(shù)，這一整理技術(shù)主要是應(yīng)用于對那些和歷史存在聯(lián)系的文件進(jìn)行整理。虛擬整理其實(shí)質(zhì)是一種通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)，把不對檔案實(shí)體的排序造成破壞為先決條件，以實(shí)現(xiàn)對文件檔案進(jìn)行排序以及記錄其歷史性特征的技術(shù)。這一技術(shù)的產(chǎn)生，使得在對檔案進(jìn)行整理時(shí)而不會受到非歷史性方面諸多因素的影響成為可能，從而促進(jìn)了國內(nèi)檔案管理事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

（二）檔案整理趨于信息化

在當(dāng)今，對檔案進(jìn)行信息化處理才符合時(shí)代的要求。如果想用信息化技術(shù)創(chuàng)建出一套完善的檔案整理系統(tǒng)，個(gè)人認(rèn)為可以通過采用如下這些方法：其一，運(yùn)用數(shù)據(jù)庫。如今數(shù)據(jù)庫方面的技術(shù)發(fā)展的已非常完善，不僅操作方便，存儲數(shù)據(jù)量大，主要是安全性有保障，運(yùn)用這一技術(shù)能夠很好的為檔案整理信息化提供服務(wù)。其二，采用二維碼或者是條形碼。隨著信息工業(yè)的發(fā)展，為了驗(yàn)證商品的詳細(xì)信息，條形碼技術(shù)也應(yīng)勢而生并得到迅猛發(fā)展。與此同時(shí)二維碼也做為一種信息載體在網(wǎng)絡(luò)世界迅速發(fā)展起來。在對檔案進(jìn)行管理時(shí)也可以運(yùn)用這些較為先進(jìn)的新技術(shù)，例如可以在整理的時(shí)候就給每一份檔案貼一個(gè)條形碼或者是設(shè)計(jì)一個(gè)二維碼，并且錄入相關(guān)的數(shù)據(jù)庫中，這樣可以方便對檔案的管理以及查詢。筆者從事的人防工程檔案在整理的過程中就運(yùn)用電子標(biāo)簽這一功能，結(jié)合電動密集架，在操作系統(tǒng)中點(diǎn)擊某一檔案，電動密集架可自動打開該檔案所處的柜列。

（三）提升檔案整理工作效率的方法

提高檔案整理的效率，促進(jìn)檔案整理工作質(zhì)量的提高，是一個(gè)全方位的系統(tǒng)工程。一是提高檔案整理工作的工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)，對其進(jìn)行培訓(xùn)，以全面的提高他們的素質(zhì)，強(qiáng)化他們的專業(yè)技能，提升這些工作者的相關(guān)技術(shù)水平，并加大其基礎(chǔ)知識的講授，用以保障整理工作能夠科學(xué)高效的開展。只有運(yùn)用綜合素質(zhì)高的相關(guān)人才整理檔案，才更能夠確保工作的有效性、系統(tǒng)性以及規(guī)范性，從而最大程度的提升檔案整理的整體水平與質(zhì)量。二是配備和運(yùn)用相關(guān)專業(yè)設(shè)備，古語講君子善假于物也，目前檔案整理方面?zhèn)鹘y(tǒng)和現(xiàn)代的裝備更新較快，及時(shí)合理配備相關(guān)設(shè)備對提升檔案整理工作的效率和質(zhì)量相當(dāng)重要。如檔案紙漿修機(jī)對損壞檔案進(jìn)行修復(fù)，電子標(biāo)簽系統(tǒng)在整理時(shí)將相關(guān)摘要內(nèi)容積于小小的電子或紙質(zhì)標(biāo)簽再借助檔案密集架定位功能達(dá)到整理就方便后期利用的目的等。三是完善檔案整理相關(guān)的規(guī)范制度，建立檔案整理規(guī)范流程，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，用制度來規(guī)范日常的整理工作，用制度來檢查衡量檔案整理工作的質(zhì)量。

四、結(jié)語

總之，檔案整理是檔案管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。提高檔案整理效率和質(zhì)量，推動檔案管理工作，需要我們在全新視角下重新的審視檔案整理這一工作，結(jié)合時(shí)代的要求在檔案整理的具體工作中應(yīng)用信息技術(shù)。同時(shí)，還要注重強(qiáng)化從事檔案整理工作的那些工作者們的專業(yè)技能，采用與時(shí)代要求所相符的新技術(shù)對整理檔案，以提高檔案整理的效率，保障檔案整理工作能夠有效且又科學(xué)的開展，以此來促進(jìn)國內(nèi)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。（作者單位：杭州市人防開發(fā)發(fā)展中心）

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