檔案管理在省級示范性項目驗收中的提供利用

汪逸樂

摘 要：省級示范性高職院校項目驗收是高職院校利用示范項目建設(shè)更新辦學(xué)理念、厘清發(fā)展思路，科學(xué)明晰辦學(xué)定位，不斷提高人才培養(yǎng)質(zhì)量和辦學(xué)水平的一項重大舉措。為項目準(zhǔn)備提供重要平臺數(shù)據(jù)和原始資料的檔案管理部門承擔(dān)著不可或缺的角色。

關(guān)鍵詞：高職院校檔案工作;省級示范性項目;提供利用

中圖分類號：G47 ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A ? 文章編號：1002-2589（2015）17-0205-02

省級示范性高職院校項目驗收是高職院校利用示范項目建設(shè)更新辦學(xué)理念、厘清發(fā)展思路，科學(xué)明晰辦學(xué)定位，不斷提高人才培養(yǎng)質(zhì)量和辦學(xué)水平的一項重大舉措。學(xué)院于2014年12月接受了省教育廳專家組為期三天的考察，通過對學(xué)院上報的自評報告、自評材料、評估內(nèi)容等材料進(jìn)行審核、分析和現(xiàn)場考察驗收。通過項目驗收，筆者感到高職院校檔案在省級示范性高職院校項目驗收中起著至關(guān)重要的提供利用作用。

一、高職院校館藏檔案是省級項目驗收指標(biāo)的重要支撐材料

安徽省教育廳、財政廳2014年印發(fā)的《關(guān)于開展省級示范性高等職業(yè)院校項目驗收工作的通知》明確把“人才培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)方案、教學(xué)運行、課程評價及畢業(yè)鑒定等主要教學(xué)環(huán)節(jié)”及“師資隊伍、課程、教學(xué)儀器設(shè)備、實踐教學(xué)基地、圖書資料等教學(xué)資源”作為驗收主要指標(biāo)，而這些項目驗收需要以各立檔單位的檔案信息來支撐，驗收指標(biāo)內(nèi)容都要靠檔案事實來具體體現(xiàn)。學(xué)院示范院校建設(shè)項目辦公室根據(jù)省教育廳、財政廳《關(guān)于實施高等學(xué)校教學(xué)質(zhì)量與教學(xué)改革工程的意見》精神和《關(guān)于開展省級示范性高等職業(yè)院校項目驗收工作的通知》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)院實際，完善《安慶職業(yè)技術(shù)學(xué)院人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集與管理平臺》的最新數(shù)據(jù)，制定了《安慶職業(yè)技術(shù)學(xué)院迎接省級示范性高職院校建設(shè)項目驗收工作方案》、并對照項目建設(shè)方案和任務(wù)書進(jìn)行自查，撰寫個性評估《自評報告》等一系項目驗收指標(biāo)，明確各部門在每個時間節(jié)點要完成的具體任務(wù)。為此，各指標(biāo)分解部門主動與院檔案館聯(lián)系，運用檢索工具，查找調(diào)閱檔案，三個多月，查閱檔案二百余人次，調(diào)卷二千三百多卷，復(fù)印檔案材料三千余張，其中示范院校建設(shè)項目辦準(zhǔn)備的支撐材料就達(dá)到22盒，還有其他各系部準(zhǔn)備的支撐材料都來源于學(xué)院綜合檔案館。省教育廳專家組三天現(xiàn)場考察評估期間，在審核學(xué)院提交的各項材料基礎(chǔ)上，除了深入訪談、聽課、開座談會外，用一整天時間對照《自評報告》來查閱項目驗收材料，重點是師資隊伍建設(shè)、人才培養(yǎng)目標(biāo)、教學(xué)儀器設(shè)備、實踐教學(xué)基地、圖書資料等指標(biāo)，而這些驗收項目正是高職院校檔案管理部門日常工作中依照國家教育部、國家檔案局制定的《高等學(xué)校檔案管理辦法》第十五條中的（三）學(xué)生類、（四）教學(xué)類、（五）科研類、（七）儀器設(shè)備類、（九）出版物類等分類標(biāo)準(zhǔn)所收集立卷的檔案材料。檔案因其獨有的真實性、原始性、系統(tǒng)性而成為專家組了解學(xué)校項目建設(shè)和自評情況的重要佐證材料，專家組通過這些原始翔實材料，掌握實際情況，對學(xué)院示范性項目建設(shè)情況進(jìn)行評定。通過此次項目驗收，檔案提供利用功不可沒，檔案管理部門深受院、系領(lǐng)導(dǎo)的好評，也向?qū)＜医M很好地展示出學(xué)校信息窗口。

二、省級示范性項目驗收推動高職院校檔案管理工作

（一）省級示范性高職院校項目驗收增強(qiáng)高校領(lǐng)導(dǎo)和教職工的檔案意識

省級示范性高職院校項目驗收既是一次檔案工作成果的驗收，又是一次對高職院校領(lǐng)導(dǎo)層面的檔案意識教育。檔案在這次示范性項目驗收中充分展示提供利用，贏得領(lǐng)導(dǎo)的高度關(guān)注和重視。目前，高職院校雖在辦學(xué)過程中存在資金緊張困境，但在檔案管理上舍得追加資金投入，添置設(shè)備，更新應(yīng)用軟件，甚至一些條件較好的高職院校投巨資對館藏傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案全文掃描進(jìn)行數(shù)字化處理;在檔案人員培訓(xùn)方面，通過讓檔案人員參加各種業(yè)務(wù)交流和參觀學(xué)習(xí)，進(jìn)一步提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。為配合此次省級示范性高職院校項目驗收工作，學(xué)院檔案館也新增一臺數(shù)碼復(fù)印機(jī)和一臺高配置電腦，檔案人員還參加了此次項目驗收前的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持，極大地調(diào)動了檔案工作者的積極性和主動性。所以，領(lǐng)導(dǎo)者的檔案意識增強(qiáng)，是搞好檔案管理工作的根本。

此次高職院校檔案工作在省級示范性高職院校項目驗收中所發(fā)揮的不可替代的作用，深深地影響到每個教師，增加了他們的檔案意識。自覺地將檔案管理意識與自己日常教學(xué)工作聯(lián)系起來，一些教師把自己多年珍藏的優(yōu)秀教案、自編教材、教科研成果、學(xué)術(shù)論文、參與實踐活動的圖片、參加省級技能競賽的獲獎證書等這些平時很難收集到的材料交給院檔案館;院示范建設(shè)項目辦將此次驗收中匯編成冊的《安徽省示范性高職院校建設(shè)總結(jié)暨人才培養(yǎng)工作個性評估自評報告》《安慶職業(yè)技術(shù)學(xué)院專業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整與優(yōu)化等十大整改項目》等整改材料移交給院檔案館，進(jìn)一步豐富了學(xué)院檔案館藏。

（二）省級示范性高職院校項目驗收進(jìn)一步推進(jìn)高校檔案管理水平

可以說，省級示范性高職院校項目驗收工作是對高職院校檔案日常管理工作的檢驗，進(jìn)一步推進(jìn)高職院校檔案管理部門檔案材料的收集、整理、歸檔以及檔案材料的編研和檔案現(xiàn)代化管理水平的提高。

1.進(jìn)一步強(qiáng)化歸檔材料的收集工作力度

目前，在高職院校檔案管理工作中，還存在著歸檔文件收集不規(guī)范的現(xiàn)象。為此，在迎接此次省級示范性高職院校項目驗收工作中，針對這些較為普遍存在的現(xiàn)象，加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，完善制度，找出問題，分析問題和解決問題，保證做到檔案材料隨時作為佐證，隨時提供利用特點，顯示出檔案材料在日常收集工作的規(guī)范性和及時性。高職院校檔案管理部門及院系兼職檔案人員要注重平時檔案零星材料的收集積累，要深入到材料形成部門或個人中去收集檔案材料，不斷促進(jìn)材料形成者的檔案自覺歸檔意識;檔案管理部門通過院系兼職檔案員，加強(qiáng)與各檔案形成部門的業(yè)務(wù)聯(lián)系，特別是處在教學(xué)一線的教務(wù)部門、學(xué)生管理部門、教科研等部門，通過業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檢查和督促，使他們對歸檔材料有一個清晰的歸檔范圍;建立科學(xué)規(guī)范的檔案收集工作機(jī)制，健全檔案材料收集工作網(wǎng)絡(luò)，做到每個部門配備一名負(fù)責(zé)本部門檔案材料收集工作的兼職檔案人員，確保材料收集渠道暢通;主動邀請檔案人員參與本部門重大活動和工作部署，以利于他們對部門重大活動所形成的檔案材料能真實、完整、準(zhǔn)確地收集，以滿足未來某項示范性驗收工作對檔案信息資源的需求。

2.進(jìn)一步推進(jìn)高職院校檔案編研工作

自教育部、國家檔案局《高等學(xué)校檔案管理辦法》實施以來，目前高職院校十大類檔案基本上都實現(xiàn)了集中統(tǒng)一管理。辦法第八條把“編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開發(fā)檔案信息資源”作為檔案管理工作的管理職責(zé)，由此可見，檔案編研在高職院校檔案管理中日益顯示出其重要性。高校的檔案資源全部集中于檔案館或檔案管理部門，使得檔案編研工作變得順暢。但目前因高職院校檔案管理工作在管理體制上還存在客觀和主觀因素，高職院校檔案編研工作的空間還有很大的挖掘潛力。

一是高職院校檔案材料集中統(tǒng)一管理，為編研工作提供充足素材，學(xué)校十大類檔案都可以進(jìn)入編研人員的選材范圍，為此，編研人員要規(guī)劃出館藏檔案材料編研目錄，統(tǒng)籌分析各種類編研主題。二是高職院校檔案管理部門要加強(qiáng)與檔案材料的產(chǎn)生部門聯(lián)系，定期進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，定期進(jìn)行檔案材料的收集，以此，不斷充實館藏檔案，形成豐富的檔案載體，為學(xué)校的編研工作提供多種多樣的檔案載體。三是隨著高科技的不斷發(fā)展和更新，計算機(jī)、多媒體、動漫以及圖像處理等技術(shù)也進(jìn)一步用之于檔案管理和檔案材料的編研工作中，相比過去檔案材料的編研已是不可比似，因此，檔案編研人員必須掌握現(xiàn)代化檔案編研技術(shù)和方法。四是目前，高職院校檔案管理工作中信息化程度不斷深化，檔案材料收集手段不斷進(jìn)步，各檔案源部門都實現(xiàn)無紙化辦公，檔案材料都變成數(shù)字化信息，所以，檔案編研人員要充分運用現(xiàn)代化的管理手段對收集的進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)信息材料進(jìn)行處理，甄別所需的編研檔案信息材料，在短時間內(nèi)完成編研任務(wù)。

為今后給類似省級示范性項目和高職院校人才培養(yǎng)工作個性評估等驗收工作提供檔案信息服務(wù)，高職院校檔案管理部門要加強(qiáng)檔案編研工作，根據(jù)上級教育部門的評估方案、評估項目和評估要求編制各種檔案編研資料。高職院校檔案編研主要是自編為主，在檔案編研的準(zhǔn)備階段，檔案工作者首先要熟悉本校的庫藏檔案結(jié)構(gòu)、內(nèi)容，針對上級教育部門的評估方案、評估項目和評估要求精心選擇最佳編研專題，編輯出符合學(xué)校教育教學(xué)發(fā)展的真實性和準(zhǔn)確性強(qiáng)的編研成果。當(dāng)前，高職院校檔案管理部門比較普遍存在人手緊、經(jīng)費不夠的情況，在檔案編研工作過程中，應(yīng)積極發(fā)揮二級院系基層檔案員的積極主動性，利用他們熟悉本部門各項業(yè)務(wù)，與他們一起共同探討檔案編研的選題、共同甄別材料的真實性，完成檔案材料的匯編工作，保證編研成果的實用性。我院檔案館結(jié)合本校的實際辦學(xué)情況，根據(jù)檔案檢索的要求，編制幾種簡便易查、切實可行的檢索工具，如總目錄、全引目錄、分類目錄、案卷目錄、文件字號索引等;還編制了《全宗介紹》《檔案室館藏指南》《安慶職業(yè)技術(shù)學(xué)院歷史沿革及現(xiàn)狀》《黨政管理制度匯編》《教科研及建設(shè)性項目總覽》《教學(xué)管理制度匯編》《安徽省示范性高職院校建設(shè)總結(jié)暨人才培養(yǎng)工作個性評估報告材料匯編》等等，這些編研成果對各類項目評估和驗收提供有效的利用，也進(jìn)一步促進(jìn)了分類檔案專題匯編工作。

3.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

檔案信息化是網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、規(guī)范化的總成，涉及檔案管理、電子信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等專業(yè)綜合技術(shù)。2003年國家檔案局印發(fā)了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，綱要對檔案信息化建設(shè)提出了明確的目標(biāo)和主要任務(wù)：“到‘十五末，各省、自治區(qū)、直轄市檔案部門要努力建設(shè)并投入使用一批內(nèi)部局域網(wǎng)，基本實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動化;依托當(dāng)?shù)仉娮诱?wù)建設(shè)工程，建立為各級黨政機(jī)關(guān)服務(wù)的檔案目錄信息中心，為逐步構(gòu)建中國檔案文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫創(chuàng)造條件;依托公眾信息網(wǎng)，建立面向社會、服務(wù)公眾的檔案網(wǎng)站，逐步構(gòu)建全國檔案工作信息網(wǎng)”;2004年安徽省檔案局也要求省內(nèi)各單位檔案館、室盡快建立本單位的檔案主頁，實現(xiàn)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的管理和服務(wù)。學(xué)院檔案館于2010年設(shè)立自己的校園網(wǎng)，并與市檔案局網(wǎng)相連。高職院校檔案管理部門要利用校園網(wǎng)這個平臺，加快引進(jìn)、科學(xué)使用檔案管理系統(tǒng)軟件，實現(xiàn)檔案的收集、歸檔、利用、統(tǒng)計等基礎(chǔ)工作網(wǎng)絡(luò)化管理，針對各項評估驗收項目體系建立與之相匹配的數(shù)據(jù)庫，最大限度地滿足驗收工作對檔案信息資源的需求。

高職院校檔案管理在省級示范性項目驗收工作中反映了高校檔案管理最終目的是服務(wù)于教學(xué)項目，教學(xué)項目驗收又推動高職院校檔案事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。為此，檔案工作者要以項目驗收工作為契機(jī)，牢固樹立“檔案為教學(xué)提供高效服務(wù)”理念，加強(qiáng)自我業(yè)務(wù)修養(yǎng)，提高檔案管理水平，才能使高校檔案更好地服務(wù)各類教學(xué)評估驗收，實現(xiàn)檔案管理最終目的。

參考文獻(xiàn)：

[1]國家教委.普通高等學(xué)校檔案管理辦法[Z].1989.

[2]安徽省檔案局.檔案專業(yè)崗位培訓(xùn)教程[Z].2007.

[3]安徽省教育廳、財政廳.關(guān)于開展省級示范性高等職業(yè)院校項目驗收工作的通知[Z].2014.