“三結(jié)合三階段”檔案開放鑒定工作新模式初探

李艷菊 劉楓

摘要：檔案開放鑒定是一項政治性、政策性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作?！叭Y(jié)合三階段”是一個新概念，它是檔案開放鑒定工作的一種新模式。本文闡述了這一模式的內(nèi)涵和特征，詳細(xì)分析了該模式提出的現(xiàn)實背景及依據(jù)，并結(jié)合實踐進(jìn)行了嘗試。

關(guān)鍵詞：檔案開放鑒定三結(jié)合三階段

2012年下半年，北京市檔案館就開始醞釀“三結(jié)合三階段”新型檔案開放鑒定工作模式，2013年選取了11家檔案移交單位開始實踐這一模式，2014年“檔案館日”開放的一批檔案，就采用了新型鑒定工作模式，取得了較好的效果。同年9月，《北京市檔案館檔案開放鑒定工作規(guī)定》出臺，這一規(guī)定是北京市檔案館在檔案開放鑒定工作中的創(chuàng)新舉措，是“三結(jié)合三階段”新型檔案開放鑒定工作模式的總結(jié)。它注重檔案移交單位因職能及行業(yè)特點在檔案開放鑒定中具有的專業(yè)性、政策性和敏感性，首次將檔案移交單位等納入檔案開放鑒定工作范疇，可以說，這種新模式將檔案開放鑒定工作推向了嶄新的發(fā)展階段。

一、“三結(jié)合三階段”工作模式的內(nèi)涵及特征

（一）“三結(jié)合三階段”工作模式的內(nèi)涵

“三結(jié)合”是指由檔案館、檔案移交單位（含承擔(dān)其原職能的單位）、相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜胰较嘟Y(jié)合，建立多方共同參與的檔案開放鑒定工作體制，共同進(jìn)行檔案開放鑒定工作。其中檔案館是檔案開放鑒定工作的組織者，根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)整合檔案移交單位和相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜业雀鞣搅α?，完成檔案開放鑒定工作；檔案移交單位，主要指檔案的形成機(jī)構(gòu)、組織或個人；在審查檔案中，特別是檔案館與檔案移交單位出現(xiàn)較大意見分歧時，可聘請相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜?，對檔案的密級進(jìn)行專業(yè)判定。

“三階段”是指將檔案開放鑒定工作劃分為三個階段，分別為立檔預(yù)判階段、移交檔案館前密級變更和劃分控制使用范圍（以下簡稱劃控）調(diào)整階段、到期檔案的解密劃控和開放審查階段。其中，第一階段是指檔案移交單位的文書或業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)在立卷歸檔時，對歸檔文件提出到開放期限是否開放的建議，此階段檔案館會派工作人員定期進(jìn)行檢查和指導(dǎo)。第二階段即各單位在向檔案館移交檔案前，要二次審查檔案的密級和劃控預(yù)判，主要是根據(jù)現(xiàn)行政策，在做好解密工作的同時，對原劃控不當(dāng)?shù)慕o予調(diào)整，并填寫《檔案解密劃控及利用說明表》。檔案館鑒定和接收部門共同做好指導(dǎo)工作后，再對《檔案解密劃控及利用說明表》進(jìn)行審核，審核通過后，檔案方可進(jìn)館。第三階段即對到開放年限的檔案進(jìn)行審查，由檔案館制定審查方案。一是以檔案移交單位為主進(jìn)行審查，檔案館進(jìn)行審核。這種方式主要是針對有能力做審查工作的單位。二是以檔案館為主進(jìn)行審查，重點和難點問題聘請相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覅⑴c。這種方式主要適用于檔案形成單位撤銷，其職能無相應(yīng)承擔(dān)的單位。三是檔案館、移交單位或職能部門相結(jié)合進(jìn)行審查，檔案館對到期檔案先進(jìn)行審查，將重點和難點問題通過與單位進(jìn)行咨詢、溝通、探討，最后達(dá)成一致性意見。這種方式主要針對力量不足，不能獨立承擔(dān)審查工作的檔案移交單位。審查完畢后，送交檔案館檔案開放鑒定委員會委員復(fù)審。復(fù)審結(jié)束后，送交檔案開放鑒定委員會審定后方可向社會開放。

（二）“三結(jié)合三階段”工作模式的特征

1.鑒定主體的多元性和專業(yè)性。檔案鑒定由檔案館為主，發(fā)展為以檔案館為主，檔案移交單位、相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜胰焦餐瑓⑴c。三方鑒定人員在檔案開放鑒定上呈現(xiàn)出各自的優(yōu)勢：檔案館的鑒定工作人員具有比較豐富的經(jīng)驗和專業(yè)素質(zhì)；檔案移交單位更了解文件內(nèi)容、密級情況和知悉范圍，能夠?qū)n案開放與否做出準(zhǔn)確的預(yù)判，為檔案開放鑒定提供重要參考依據(jù)；相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覄t在所從事的行業(yè)具有比較專業(yè)的眼光和判定能力。

2.鑒定時限的及時性和多重性。檔案開放鑒定工作由檔案館一家集中到期審查，發(fā)展為三方人員在不同階段對檔案開放把關(guān)，這樣既降低了檔案到期開放審查的難度，又增加了檔案鑒定的準(zhǔn)確性。

3“.三結(jié)合”與“三階段”互相依賴，密不可分。首先，“三階段”需要三方鑒定參與者在其中發(fā)揮各自的主體作用，如立檔預(yù)判階段和移交檔案館前調(diào)整階段，發(fā)揮主要作用的是檔案移交單位，檔案館起指導(dǎo)監(jiān)督作用；而到期檔案開放審查階段，起決定作用的是檔案館，檔案館從滿足社會對檔案信息需求出發(fā)，和相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜乙黄鹂紤]開放檔案工作并提供利用。其次，“三結(jié)合”需要將鑒定工作劃分為不同階段，使三方形成互補(bǔ)。最后，“三結(jié)合三階段”共同提升了三方鑒定參與者的主觀能動性，使準(zhǔn)確鑒定檔案開放工作成為三方共同努力的方向。

二、“三結(jié)合三階段”工作模式提出的現(xiàn)實背景及依據(jù)

（一）“三結(jié)合三階段”工作模式提出的現(xiàn)實背景

1.“逐件逐頁鑒定”工作方式的轉(zhuǎn)變，使檔案開放鑒定工作量急劇增多。長期以來檔案館采用直接審查檔案目錄或在審查檔案目錄的同時，對重點案卷有針對性地查閱原文以判斷檔案能否解密開放的方法，且負(fù)責(zé)檔案開放鑒定的工作人員均不多。按照“逐件逐頁鑒定”的新要求，面對大量到開放期限需要進(jìn)行開放鑒定的檔案，以及到期檔案開放鑒定的審查方式，僅僅依靠負(fù)責(zé)開放鑒定工作的人員來完成存在一定的難度。

2.館藏檔案內(nèi)容多樣、開放年限遞進(jìn)的特點，以及檔案開放鑒定工作人員專業(yè)素質(zhì)的有限性，使檔案開放鑒定工作的難度增加。目前，檔案館館藏檔案涉及社會生活的各個方面，政治、經(jīng)濟(jì)、文化、教育、衛(wèi)生、體育等諸多領(lǐng)域的檔案均在開放鑒定的工作范疇之內(nèi)。檔案具有內(nèi)容多樣性和開放年限遞進(jìn)性的特點，而鑒定人員的專業(yè)素質(zhì)相對有限，使單獨對館藏檔案予以準(zhǔn)確鑒定存在困難。

（二）檔案開放鑒定工作現(xiàn)行模式的局限性

檔案開放鑒定工作的主要模式為“以檔案館工作人員單獨進(jìn)行到期檔案開放鑒定”。這種鑒定模式的局限性有兩個方面：一是檔案開放鑒定的準(zhǔn)確性，受限于鑒定人員的專業(yè)素質(zhì)和主觀判斷。鑒定主體相對單一，雖然開放鑒定具有一定的判斷標(biāo)準(zhǔn)，但鑒定人員由于專業(yè)素質(zhì)的參差不齊，會出現(xiàn)差異性的價值判斷，對開放鑒定的準(zhǔn)確性產(chǎn)生了一定影響。二是檔案開放鑒定的準(zhǔn)確性，受限于檔案到期審查的單一模式。進(jìn)檔案館保管后，檔案達(dá)到一定年限后才能對其進(jìn)行開放鑒定，僅靠檔案到開放期限才去鑒定，增加了鑒定人員準(zhǔn)確鑒定的難度。

（二）“三結(jié)合三階段”工作模式的依據(jù)

1.理論依據(jù)?！叭Y(jié)合三階段”與“由檔案館單獨鑒定到期檔案”的本質(zhì)區(qū)別在于“檔案由誰來鑒定”的問題。誰能公正而準(zhǔn)確地評判檔案，誰能“為未來挑選歷史”？[1]對檔案鑒定主體的問題，國外有兩種最具代表性的觀點：一是英國著名檔案學(xué)家希拉里·詹金遜提出的“文件形成者是檔案鑒定合適的人選”的觀點。二是美國著名檔案學(xué)家謝倫伯格提出的“檔案人員才能勝任鑒定工作”的觀點。[2]鑒于兩種觀點的彼此對立性，部分學(xué)者提出“由多方人員參加的鑒定組合是必不可少的”的觀點。在檔案的保管期限鑒定方面，我國檔案學(xué)者綜合上述兩種觀點提出，“文書、業(yè)務(wù)部門對自己形成的文件作用最清楚，由他們劃分保管期限比較容易，也比較正確。但是，機(jī)關(guān)文書和業(yè)務(wù)人員確定文件保管期限，往往存在只從機(jī)關(guān)工作角度考慮保管價值的局限性，檔案部門要給予咨詢和指導(dǎo)，以便全面地判定文件的保管價值，合理地劃分各種保管期限?！盵3]這可以看做是檔案開放鑒定多方參與的有力的理論支撐。

2.政策依據(jù)。一是《中華人民共和國保密法》規(guī)定誰定密誰解密；二是《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》中規(guī)定：各級檔案館館藏檔案的劃控工作，由檔案館負(fù)責(zé)組織力量，必要時聘請同級檔案行政部門、保密工作部門和文件制發(fā)單位組成專門小組共同進(jìn)行。三是在當(dāng)前開放鑒定政策不完善、可操作性有待提高的情況下，國家檔案局又提出“審慎進(jìn)行劃控、鑒定工作”的要求，這意味著檔案館應(yīng)和檔案移交單位、相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜乙黄鹱龊脵n案開放鑒定工作，確保檔案信息安全。

三、“三結(jié)合三階段”工作模式的實踐嘗試

（一）檔案開放鑒定審查工作的創(chuàng)新性嘗試

北京市檔案館進(jìn)行了兩種嘗試：一是由檔案移交單位負(fù)責(zé)初審，檔案館復(fù)核的工作模式。二是由檔案館先進(jìn)行初審，再組織檔案移交單位進(jìn)行復(fù)核的工作模式。兩種模式的探索，均取得顯著效果：由檔案移交單位負(fù)責(zé)初審，先從行業(yè)和專業(yè)的角度對檔案能否向社會開放進(jìn)行審查，篩除了不能開放的部分；由檔案館進(jìn)行初審，再組織檔案移交單位進(jìn)行復(fù)核，檔案館先依據(jù)各種法律法規(guī)篩除檔案中不能開放的部分，確定擬開放檔案內(nèi)容，再由檔案移交單位從行業(yè)和專業(yè)的角度進(jìn)行復(fù)審。兩種審查模式的嘗試，既從宏觀政策層面考量，又從行業(yè)和專業(yè)角度嚴(yán)格審查，確保了開放檔案內(nèi)容的質(zhì)量。

（二）移交單位填寫《檔案解密劃控及利用說明》的嘗試

2014年，北京市檔案館編制了《檔案解密劃控及利用說明》，表中設(shè)有檔案號、涉密狀態(tài)、滿30年開放、滿30年不宜開放、公民隱私等項。要求檔案資料進(jìn)館前，移交單位要對每卷檔案進(jìn)行解密和開放控制預(yù)鑒定。推行過程中，各單位填表情況良好，經(jīng)統(tǒng)計，檔案開放率明顯提升，“三結(jié)合三階段”的工作模式初見成效。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]王嵐.為未來選擇歷史—論檔案價值鑒定與鑒定原理[J].檔案學(xué)通訊，2003（5）：42-46.

[2]劉東斌.檔案鑒定—由誰鑒定——檔案鑒定基本問題思考之二[J].檔案管理，2006（5）：23-26.

[3]黃霄羽.詹金遜與謝伯倫格鑒定觀的比較及其對當(dāng)前鑒定理論的影響[J].檔案學(xué)通訊，2004（5）：23-27.