做好檔案宣傳工作需要把握的幾個(gè)環(huán)節(jié)

郭飛

摘要：在新形勢(shì)下，如何開(kāi)展檔案宣傳工作，需要重點(diǎn)把握哪些環(huán)節(jié)，筆者將重點(diǎn)從檔案宣傳工作的目的、策劃、機(jī)制、運(yùn)用方式、評(píng)估效果五個(gè)方面進(jìn)行闡述。

關(guān)鍵詞：檔案宣傳策劃評(píng)估效果

努力提高全社會(huì)的檔案意識(shí)，為社會(huì)公眾提供檔案服務(wù)，是檔案工作者的迫切愿望，也是檔案工作的根本所在。檔案宣傳的目的之一是擴(kuò)大檔案及檔案工作的社會(huì)影響，提高社會(huì)公眾的檔案意識(shí)，使社會(huì)各方重視和支持檔案事業(yè)。為此，做好檔案宣傳工作，需要圍繞黨和國(guó)家的工作大局，圍繞檔案中心工作開(kāi)展宣傳，策劃主題、組織計(jì)劃，把握檔案宣傳工作的策劃、組織、方法、效果等諸多環(huán)節(jié)，并注意各環(huán)節(jié)的前后一致，相互銜接，達(dá)到檔案宣傳目的性、整體性、有效性的高度統(tǒng)一。

一、明確檔案宣傳工作的目的

在進(jìn)行檔案宣傳時(shí)，首先要明確檔案宣傳的目的，其主要目的是通過(guò)宣傳動(dòng)員、教育和激勵(lì)檔案工作者，使他們積極投身于檔案事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展，擴(kuò)大檔案工作的社會(huì)影響，增強(qiáng)社會(huì)公眾的檔案意識(shí)，使社會(huì)各方支持檔案事業(yè)的發(fā)展。受傳統(tǒng)觀念和歷史因素的影響，檔案宣傳的社會(huì)教育和提高國(guó)民素質(zhì)的功能還沒(méi)有得到充分體現(xiàn)，檔案宣傳人員仍習(xí)慣于做好檔案職能部門(mén)固有的重要工作，缺乏宣傳檔案工作的意識(shí)，在思想上對(duì)檔案宣傳的認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)新形勢(shì)下檔案宣傳的特點(diǎn)和規(guī)律認(rèn)識(shí)不清，檔案宣傳作為提高社會(huì)公眾檔案意識(shí)的重要目標(biāo)沒(méi)有達(dá)到，社會(huì)公眾對(duì)檔案和檔案工作發(fā)展的認(rèn)識(shí)還不深入。

客觀上講，在檔案宣傳的實(shí)際工作中，檔案工作者在社會(huì)公眾宣傳檔案工作中要達(dá)到什么樣的目標(biāo)，圍繞該目標(biāo)如何開(kāi)展宣傳工作等問(wèn)題考慮得不多，主要問(wèn)題是不了解社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案的需要，不研究社會(huì)公眾對(duì)檔案的真實(shí)需求，不分析社會(huì)公眾的工作、學(xué)習(xí)和生活實(shí)際與檔案的關(guān)系，導(dǎo)致與社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)和社會(huì)公眾的思想實(shí)際結(jié)合得不夠緊密。同時(shí)，檔案工作者不注意社會(huì)宣傳的整體效果，忽視社會(huì)公眾的差異性和層次性，直接影響到檔案宣傳的效果。加之社會(huì)公眾大多不具備相應(yīng)的檔案管理的知識(shí)和技能，對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)識(shí)和理解不到位，這就需要檔案工作者運(yùn)用理論知識(shí)并結(jié)合實(shí)踐工作，對(duì)社會(huì)公眾的檔案意識(shí)進(jìn)行引導(dǎo)，指引其正確認(rèn)識(shí)檔案和檔案工作，使檔案、檔案工作與實(shí)際工作更貼近。而這就需要檔案工作者明確檔案宣傳的目的，提高檔案宣傳的效果，發(fā)揮檔案在社會(huì)生活中的重要作用，做到社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里，檔案宣傳工作就應(yīng)該延伸到哪里，這樣才會(huì)有更多的社會(huì)公眾去了解和認(rèn)識(shí)檔案工作，關(guān)心和理解檔案工作，使檔案事業(yè)與其他各項(xiàng)社會(huì)事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展，并服務(wù)于現(xiàn)代化建設(shè)。

二、做好檔案宣傳工作的策劃

策劃是做好檔案宣傳工作的重要基礎(chǔ)。做好檔案宣傳工作既要講究策略藝術(shù)，更要講究科學(xué)方法。古語(yǔ)講“運(yùn)籌帷幄之中，決勝千里之外”，宣傳策劃就是為決戰(zhàn)前臺(tái)而于后臺(tái)的運(yùn)籌。要根據(jù)宣傳的目的、意義、作用，宣傳的主題、對(duì)象、方式等，研究制定實(shí)施方案，統(tǒng)籌策劃。檔案宣傳涉及面廣，內(nèi)容多，要站在全局的高度，進(jìn)行整體考慮，科學(xué)規(guī)劃。一是策劃為先。檔案宣傳部門(mén)要通過(guò)策劃有目的地對(duì)社會(huì)公眾施加影響，借助各種手段宣傳檔案工作，提前策劃，制定宣傳方案，做到積極主動(dòng)。要保證策劃后的檔案宣傳具有多維性、立體感，其包含的豐富的檔案信息能充分滿足公眾的參與情緒，影響公眾的觀念和行動(dòng)。二是內(nèi)容為本。過(guò)去有些宣傳之所以缺乏吸引力和感染力，一個(gè)重要的原因就是內(nèi)容一般化、概念化、圖解化，離生活遠(yuǎn)。通過(guò)挖掘檔案資源，豐富宣傳內(nèi)容，宣傳檔案里的故事、規(guī)律、亮點(diǎn)等，把檔案里枯燥的內(nèi)容變成有趣的故事、變成歷史的延伸、變成現(xiàn)實(shí)的對(duì)照，提高檔案宣傳的吸引力、感召力、影響力。三是手段為多。科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步帶來(lái)的是宣傳手段的多樣化、立體化，要注重發(fā)揮各種新興媒體的宣傳作用，拓展宣傳形式、手段，豐富和創(chuàng)新傳播渠道，在運(yùn)用現(xiàn)有的宣傳形式上繼續(xù)擴(kuò)大檔案的影響，充分發(fā)揮傳統(tǒng)媒體和新興媒體的聯(lián)合作用，形成整體的檔案宣傳態(tài)勢(shì)。

此外，宣傳策劃應(yīng)當(dāng)對(duì)所收集的信息反饋進(jìn)行分析，及時(shí)對(duì)宣傳策劃進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)，不斷調(diào)整宣傳的方法和內(nèi)容，使宣傳策劃不斷趨于完善，為宣傳工作爭(zhēng)取到更多的社會(huì)公眾，取得更好的社會(huì)效果。當(dāng)然，宣傳所要達(dá)到的目標(biāo)決定了宣傳的規(guī)模，并不是所有的宣傳都是做得越大越好，在進(jìn)行策劃的時(shí)候，還要實(shí)事求是，應(yīng)當(dāng)明確宣傳工作是僅僅在單位或者系統(tǒng)內(nèi)產(chǎn)生一定的影響，還是在更大的范圍內(nèi)產(chǎn)生一定的影響，又或是在全國(guó)都要有一定的影響。只有預(yù)期目標(biāo)明確了，宣傳策劃才能明確宣傳范圍、時(shí)間等其他因素。

三、落實(shí)檔案宣傳工作的機(jī)制

宣傳貫穿于檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，是一個(gè)復(fù)雜性、系統(tǒng)性、長(zhǎng)期性的工程，需要一個(gè)科學(xué)、合理、完善的組織機(jī)制，形成一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、合理設(shè)置、齊抓共管、上下合力的宣傳機(jī)制。檔案宣傳工作要從事關(guān)檔案事業(yè)全局和發(fā)展的戰(zhàn)略高度來(lái)認(rèn)識(shí)檔案，要結(jié)合檔案事業(yè)發(fā)展的客觀需要，抓好工作的每個(gè)環(huán)節(jié)。根據(jù)宣傳主題，既要建立組織機(jī)構(gòu)，又要明確責(zé)任人和部門(mén)的職責(zé)；既要發(fā)揮責(zé)任人的作用，又要使業(yè)務(wù)部門(mén)合理分工和相互配合，共同服從統(tǒng)一的指揮，形成宣傳的有機(jī)整體。一要理順內(nèi)部關(guān)系。檔案宣傳涉及很多部門(mén)，互相配合，齊抓共管尤其重要，其根本是要使有關(guān)人員對(duì)檔案的主題有共同的了解，使思想、認(rèn)識(shí)一致，達(dá)到工作的方法和程序的一致性。這樣做的目的是使每個(gè)部門(mén)和成員能履行職責(zé)，分工合作，密切配合，工作有序，形成檔案宣傳工作的合力。二要加強(qiáng)外部的合作。第一，發(fā)揮主管部門(mén)的指導(dǎo)、統(tǒng)籌和引領(lǐng)作用，聯(lián)合業(yè)務(wù)部門(mén)，整合力量、整體運(yùn)作、發(fā)揮合力，共同開(kāi)展檔案宣傳工作。第二，圍繞檔案工作大事要事，主動(dòng)加強(qiáng)與行業(yè)媒體和各類社會(huì)新聞媒體的溝通聯(lián)絡(luò)，加大宣傳報(bào)道力度，形成平面媒體、廣電媒體、網(wǎng)絡(luò)媒體的互動(dòng)，達(dá)到新聞宣傳與信息宣傳互動(dòng)的立體宣傳效果。第三，檔案部門(mén)還可與國(guó)外相關(guān)部門(mén)合作，開(kāi)展國(guó)際檔案宣傳，進(jìn)行國(guó)際間的合作與交流。

四、科學(xué)運(yùn)用檔案宣傳工作的方式

近年來(lái)，檔案事業(yè)的發(fā)展和檔案部門(mén)的廣泛宣傳，引起了社會(huì)各界的關(guān)注，檔案部門(mén)也逐漸形成了具有特色的宣傳方式。要科學(xué)合理地運(yùn)用這些方法，提高檔案宣傳的影響力，一要配合黨和國(guó)家的重大政治、經(jīng)濟(jì)、文化等活動(dòng)，舉辦各種形式的展覽或長(zhǎng)期的檔案陳列展。二要邀請(qǐng)社會(huì)公眾參觀檔案館以了解檔案、檔案工作、檔案工作者或提供檔案查閱服務(wù)，為百姓利用檔案提供方便。三要運(yùn)用業(yè)內(nèi)媒體和社會(huì)媒體，向社會(huì)宣傳檔案知識(shí)，特別是利用網(wǎng)站、微博、微信等新興媒體進(jìn)行檔案的宣傳。四要拍攝反映檔案事業(yè)建設(shè)成就的電視片等并將其在電視臺(tái)播放，制作檔案法制宣傳動(dòng)漫片等在公共媒體上播出，尤其是根據(jù)館藏檔案拍攝記錄片、電視片，發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用。五要印發(fā)檔案期刊、雜志和書(shū)籍，宣傳檔案理論、檔案工作、檔案工作者，進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)研究、工作情況說(shuō)明、典型人物介紹等，提高社會(huì)公眾對(duì)檔案工作的了解和支持。此外，檔案工作會(huì)、編史修志、編研等都應(yīng)是開(kāi)展檔案宣傳工作的重要方式。

開(kāi)展檔案宣傳工作，要達(dá)到預(yù)期的宣傳效果，就需要從宣傳的方式方法上改變固有的思路和方式，豐富和創(chuàng)新傳播渠道，以目的為出發(fā)點(diǎn)，尋找與宣傳內(nèi)容相匹配的方式，處理好方式與目的、效果之間的關(guān)系。宣傳方式是吸引百姓關(guān)注檔案的重要手段，是了解檔案和檔案工作的橋梁。目前，檔案在社會(huì)公眾中具有的獨(dú)特神秘感正在逐漸褪去，越來(lái)越多的社會(huì)公眾愿意去認(rèn)識(shí)和了解檔案和檔案工作。因此，檔案的作用必須與百姓的生活相聯(lián)系，與百姓生活的相關(guān)性越高，越容易引起他們的共鳴。檔案宣傳要根植于百姓的記憶中，形成有影響的檔案“品牌”，而這與愿意接受這種“品牌”以及各種宣傳方式密切相關(guān)。

五、評(píng)估檔案宣傳工作的效果

在檔案宣傳過(guò)程中，雖然檔案部門(mén)花費(fèi)了大量人力、物力和財(cái)力來(lái)加強(qiáng)檔案宣傳工作，但由于缺乏對(duì)宣傳工作的評(píng)估，影響了檔案宣傳工作的發(fā)展。因此，檔案部門(mén)在不斷加強(qiáng)宣傳工作力度的同時(shí)，不能忽視對(duì)宣傳工作效果的實(shí)際評(píng)估。評(píng)估宣傳工作的過(guò)程及每個(gè)步驟其主要目的是保證檔案宣傳取得最大的實(shí)際效果。其效果的評(píng)估實(shí)際上是對(duì)整個(gè)過(guò)程中所涉及的每個(gè)要素進(jìn)行評(píng)價(jià)。

評(píng)估方法較多，有抽樣調(diào)查法、問(wèn)卷調(diào)查法，還有指數(shù)法等。這就需要檔案宣傳部門(mén)聘請(qǐng)有關(guān)專家設(shè)計(jì)出具體可行的指標(biāo)，合理分配權(quán)重，根據(jù)調(diào)查的有關(guān)指標(biāo)數(shù)據(jù)或統(tǒng)計(jì)結(jié)果，進(jìn)行綜合打分。同時(shí)還要進(jìn)行全面的評(píng)估。可將評(píng)估分為事前、事中、事后三個(gè)階段，事前的評(píng)估主要是對(duì)宣傳活動(dòng)開(kāi)展前的環(huán)境作評(píng)估，主要包括活動(dòng)的策劃、材料的準(zhǔn)備、人員的安排等環(huán)節(jié)的評(píng)價(jià)；事中評(píng)估是對(duì)開(kāi)展的效果進(jìn)行評(píng)估，是影響宣傳活動(dòng)效果的關(guān)鍵，主要包括活動(dòng)的組織、宣傳、保障等環(huán)節(jié)的評(píng)價(jià)；事后評(píng)估是總結(jié)性的評(píng)估，對(duì)整個(gè)宣傳工作涉及的因素、產(chǎn)生的實(shí)際效果實(shí)行整體的評(píng)估，尤其是要注意檔案宣傳活動(dòng)后社會(huì)公眾檔案意識(shí)的增強(qiáng)和行為的變化?？傊?，通過(guò)對(duì)檔案宣傳工作的綜合評(píng)估，找出檔案宣傳工作中存的問(wèn)題，明確差距和不足，改進(jìn)和完善檔案宣傳工作，提高社會(huì)公眾的檔案意識(shí)，推動(dòng)檔案宣傳工作向新的高度邁進(jìn)。