縣級(jí)黨校檔案管理現(xiàn)代化思考

郭小紅

摘 ?要：檔案管理現(xiàn)代化是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案事業(yè)生存和發(fā)展的內(nèi)在要求，也是擺在全體檔案管理工作者面前的一個(gè)緊迫的課題。縣級(jí)黨校檔案管理現(xiàn)代化的思想障礙突出表現(xiàn)在觀念僵化、看法片面、管理放任。破除這些障礙，應(yīng)當(dāng)樹立現(xiàn)代化的檔案管理觀念，解決計(jì)算機(jī)應(yīng)用方面存在的問題，提高檔案管理工作者的素質(zhì)。

關(guān)鍵詞 ?縣級(jí)黨校 ?檔案管理 ?現(xiàn)代化

我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，為檔案管理工作創(chuàng)造了良好的機(jī)遇，同時(shí)也對(duì)檔案管理的現(xiàn)代化工作提出了新的要求。作為縣級(jí)檔案管理部門和工作者，如何適應(yīng)這種新的要求，努力促進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化，是亟待研究和解決的問題。

1.縣級(jí)黨校檔案管理現(xiàn)代化的必然性

自從1946年美國制成第一臺(tái)電子計(jì)算機(jī)以來，計(jì)算機(jī)經(jīng)歷了電子管、晶體管、集成電路、大規(guī)模集成電路等階段，時(shí)至21世紀(jì)，電子計(jì)算機(jī)已經(jīng)全面走向檔案管理事業(yè)，相關(guān)系統(tǒng)軟件數(shù)量和品種眾多，都使利用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理成為可能。檔案管理實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，已經(jīng)成為檔案管理現(xiàn)代化的重要途徑和手段，具有速度快、系統(tǒng)性強(qiáng)、效率高、保存時(shí)間長、資源共享、便于檢索和利用等優(yōu)越性。檔案管理現(xiàn)代化具有占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、速度快等特點(diǎn)，能及時(shí)、大量地提供檔案信息，提高了管理效率。電子文件作為新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領(lǐng)域，將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)。檔案管理現(xiàn)代化是科技發(fā)展的必然結(jié)果，是社會(huì)發(fā)展和檔案工作發(fā)展的必然。目前，縣級(jí)黨校檔案管理已經(jīng)具備現(xiàn)代化的基本條件，也要順應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的趨勢(shì)。

2.檔案管理現(xiàn)代化的界定

對(duì)檔案管理的現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)主要有三種觀點(diǎn)：第一種觀點(diǎn)強(qiáng)調(diào)檔案管理中的方法的現(xiàn)代化與手段的現(xiàn)代化。第二種觀點(diǎn)強(qiáng)調(diào)檔案管理方法與組織的現(xiàn)代化，但也重視檔案管理技術(shù)與設(shè)備的現(xiàn)代化。第三種觀點(diǎn)強(qiáng)調(diào)檔案管理與現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的形勢(shì)相結(jié)合，強(qiáng)調(diào)檔案信息的服務(wù)社會(huì)化。筆者認(rèn)為，檔案現(xiàn)代化是一個(gè)動(dòng)態(tài)的概念，是變化發(fā)展的，與動(dòng)態(tài)的管理需求相適應(yīng)、相統(tǒng)一。具體來說，檔案管理現(xiàn)代化是以系統(tǒng)論等現(xiàn)代管理科學(xué)為指導(dǎo)，運(yùn)用現(xiàn)代管理方法和手段，采用先進(jìn)的管理技術(shù)與設(shè)備，充分發(fā)揮檔案管理人員的主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性，對(duì)檔案管理的傳統(tǒng)方式進(jìn)行改革，加快實(shí)現(xiàn)其系統(tǒng)化、定量化、信息化、智能化管理。

3.縣級(jí)黨校檔案管理現(xiàn)代化的思想障礙

長期以來，由于受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制影響，加上一般人對(duì)檔案工作重要性了解有限，特別是一些領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作缺乏應(yīng)有的正確認(rèn)識(shí)，直接導(dǎo)致了檔案工作的困難?？h級(jí)黨校檔案管理現(xiàn)代化的思想障礙突出表現(xiàn)以下幾個(gè)方面：

3.1觀念僵化

人們不能將檔案工作與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的需要聯(lián)系起來，看不到檔案工作對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制運(yùn)行的所能形成的巨大影響和作用。一般人將檔案看作是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的包袱，很難將檔案看作是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行中必不可少的信息資源，更看不到它的巨大的經(jīng)濟(jì)與社會(huì)效益。因而也就更難談什么建立檔案工作市場(chǎng)，把檔案工作推向市場(chǎng)，建立起諸如勞務(wù)檔案市場(chǎng)、技術(shù)檔案市場(chǎng)和其他的檔案市場(chǎng)了，至于建立起系統(tǒng)、全面、細(xì)微的檔案大市場(chǎng)的目標(biāo)要么沒有，要么就是陷入空談。

3.2看法片面

人們認(rèn)為檔案工作僅僅是一些紙紙片，與單位其他工作如經(jīng)濟(jì)、人事等相比是次要的，因而也只能居于次要地位，在會(huì)議中講重視，但在實(shí)際的工作中輕視。

3.3管理放任

尤其是領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)單位的檔案管理工作缺乏計(jì)劃于目標(biāo)，得過且過，完全放任檔案工作毫無活力與效率的進(jìn)行，對(duì)檔案現(xiàn)代化更是沒有什么想法。

4.破除縣級(jí)黨校檔案管理現(xiàn)代化障礙的建議

4.1樹立現(xiàn)代化的檔案管理觀念

自然經(jīng)濟(jì)、計(jì)劃經(jīng)濟(jì)和小農(nóng)經(jīng)濟(jì)的背景使檔案管理工作長期處于落后的客觀環(huán)境里，因此，檔案管理的現(xiàn)代化首先是實(shí)現(xiàn)觀念的現(xiàn)代化。所謂觀念的現(xiàn)代化是要以現(xiàn)代的管理科學(xué)觀念與成果來評(píng)價(jià)人事檔案工作的地位和作用。檔案工作是一門科學(xué)，必須運(yùn)用管理科學(xué)來指導(dǎo)它?，F(xiàn)代管理科學(xué)是建立在自然科學(xué)和社會(huì)科學(xué)之上的并且運(yùn)用系統(tǒng)論、信息論、控制論、運(yùn)籌學(xué)、現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)計(jì)量學(xué)以及最優(yōu)化技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等最新的科學(xué)成就而形成的。

檔案管理要在管理科學(xué)理論的指導(dǎo)下，大膽探索，改變一切不適應(yīng)的管理方式與方法，遵循檔案和檔案工作的客觀規(guī)律進(jìn)行科學(xué)管理。不僅如此，觀念的現(xiàn)代化還包括檔案管理運(yùn)行的市場(chǎng)化機(jī)制的引入，如果缺乏市場(chǎng)化的管理觀念的引入，檔案管理就始終難以擺脫計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的觀念的束縛，也就難以走上檔案管理完全靠財(cái)政或單位的經(jīng)濟(jì)效益來發(fā)展的道路，其結(jié)果是檔案管理工作越走越窄。

4.2解決計(jì)算機(jī)應(yīng)用方面存在的問題

在計(jì)算機(jī)的開發(fā)試驗(yàn)中，出現(xiàn)兩種欠妥的做法。一是完全依賴計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員去研制。因?yàn)檫@些專業(yè)人員對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)缺乏了解，以致開發(fā)的產(chǎn)品實(shí)用性差。二是主要由檔案工作者去研制，以致產(chǎn)品的功能低。只有對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)有著足夠的了解，熟悉計(jì)算機(jī)軟件知識(shí)，才能設(shè)計(jì)研發(fā)出檔案管理軟件，二者缺一不可。因此，為擴(kuò)大計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用范圍，需要檔案業(yè)務(wù)與計(jì)算機(jī)應(yīng)用兩種知識(shí)的結(jié)合，檔案管理人員要主動(dòng)進(jìn)取，不斷提高應(yīng)用技能，才能運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段，提高工作效率和質(zhì)量，提高檔案管理現(xiàn)代化水平。

4.3提高檔案管理者的素質(zhì)

當(dāng)前，檔案現(xiàn)代化管理的主要內(nèi)容和核心，就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，即檔案計(jì)算機(jī)管理。檔案工作人員必須掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)以及各類現(xiàn)代化辦公設(shè)備來進(jìn)行電子文件的制作、使用和維護(hù)。要保證檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理工作有序、正常、持續(xù)的發(fā)展，必須做到：在現(xiàn)有基礎(chǔ)上積極創(chuàng)造條件，想方設(shè)法引進(jìn)急需人才;從提高整支隊(duì)伍素質(zhì)著手，對(duì)檔案工作者分層次進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)教育、高級(jí)理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案生力軍，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具有較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識(shí)。

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