石油企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和措施

尹春萍 鄒宏宇 張哲

摘 要：任何一個(gè)企業(yè)都離不開有效的管理，在眾多的管理中，檔案管理占有重要位置，完善石油企業(yè)檔案管理工作是對(duì)石油企業(yè)發(fā)展歷程的證明和資源的保留。因此，對(duì)石油企業(yè)檔案管理的研究就具備十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文將通過分析石油企業(yè)檔案管理中目前存在的問題， 進(jìn)一步探索石油企業(yè)檔案管理的有效措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；石油企業(yè)；現(xiàn)狀；措施；

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-06-00-01

檔案管理工作作為企業(yè)管理工作的一部分，是規(guī)范企業(yè)工作、提供企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的關(guān)鍵。因此，做好企業(yè)的檔案管理工作，科學(xué)規(guī)范企業(yè)檔案管理是體現(xiàn)一個(gè)企業(yè)業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。但是目前我國(guó)很多檔案管理工作人員，由于工作能力較弱，導(dǎo)致很多檔案資料積壓和浪費(fèi)，嚴(yán)重影響企業(yè)檔案工作的開展。為了保證企業(yè)檔案的管理水平和服務(wù)質(zhì)量，發(fā)揮檔案作用的最大化，就必須做好企業(yè)檔案積壓的防范工作。實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化，促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

一、石油企業(yè)檔案管理中存在的不足

（一）檔案管理人員對(duì)檔案的重視程度不夠。

我國(guó)很多檔案管理人員，甚至石油企業(yè)中領(lǐng)導(dǎo)干部，對(duì)于企業(yè)檔案都沒有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)。在他們看來，檔案工作就是一些抄寫工作，不管將檔案管理的有多好，都不會(huì)給石油企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)利益，也不會(huì)給自己贏得榮譽(yù)。正是因?yàn)闄n案管理人員存在這個(gè)錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，很多企業(yè)的檔案管理人員輕視檔案工作，認(rèn)為他們只是負(fù)責(zé)檔案的看守，不用進(jìn)行整理，造成檔案出現(xiàn)積壓的現(xiàn)象，使檔案工作無法適應(yīng)現(xiàn)在企業(yè)的管理需求。

（二）石油企業(yè)檔案管理信息化水平低。

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，檔案的載體發(fā)生了巨大的變化，由原來單一的紙質(zhì)載體發(fā)展為紙質(zhì)、電子等多種載體共存的局面。不少企業(yè)信息化水平依然很低，沒有引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，檔案的檢索依然主要依靠手工。此外，電子檔案的利用率極其低下，嚴(yán)重制約了檔案工作的發(fā)展。

（三）檔案管理力量薄弱，水平不高，手段落后。

檔案管理人員素質(zhì)的高低在很大程度上會(huì)影響檔案管理工作的效率，檔案管理工作效率的低下又在很大程度上影響檔案的處理工作。當(dāng)前部分石油企業(yè)的檔案管理工作人員都沒有進(jìn)行過專業(yè)的培訓(xùn)，使得很多檔案管理人員對(duì)于檔案工作的了解并不明確，對(duì)于檔案材料的整理和歸檔等業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作更是知之甚少。因此，檔案管理人員的這樣工作狀況，不能做到及時(shí)地檔案整理，檔案積壓現(xiàn)象嚴(yán)重，也會(huì)造成檔案材料的混亂和丟失。

（四）檔案管理缺乏制度化

檔案管理制度是保證檔案管理工作的關(guān)鍵，但是目前我國(guó)部分石油企業(yè)在檔案管理制度的建立上還不到位，對(duì)于檔案的整理、保管等方面制度不夠健全，有部分石油企業(yè)雖然建立了檔案管理制度，但卻并沒有將制度真正的進(jìn)行執(zhí)行，導(dǎo)致檔案管理工作人員并沒有重視檔案的管理，文件資料整理不及時(shí)，致使檔案不能及時(shí)入檔，使得檔案積壓想象頻出，最后造成重要檔案的丟失，這樣非常不利于檔案管理工作的開展和進(jìn)行。

二、加強(qiáng)石油企業(yè)檔案管理工作的措施

（一）深化認(rèn)識(shí)， 提高企業(yè)重視度。

要想從根本上提高石油企業(yè)的檔案管理效率，首先就要提高公司領(lǐng)導(dǎo)的重視度。只有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性和必要性，并且把檔案管理真正列入企業(yè)工作重點(diǎn)， 經(jīng)常性的緊抓不放，并為其提供充足的人力、物力支持，才能夠?yàn)闄n案管理營(yíng)造一種良好的工作氛圍。

（二）提高檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)和技能。

第一，把握招聘環(huán)節(jié)，在新近人員中，注意招收具備專業(yè)文化知識(shí)與技能的人才，選用細(xì)心并且熱愛檔案管理工作的人員。只有掌握住人才入口，才能完善檔案管理隊(duì)伍，提高管理效率。第二，提高檔案管理工作者自身的素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有工作人員的再教育。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的新時(shí)期，檔案管理工作隨時(shí)面臨新的挑戰(zhàn)，因此檔案管理人員必須堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，而公司則需要定期舉辦企業(yè)檔案基礎(chǔ)知識(shí)講座和相關(guān)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，幫助現(xiàn)有工作人員熟悉工作流程，拓寬眼界，提高自身責(zé)任感和專業(yè)素質(zhì)，運(yùn)用新技術(shù)和新理論來完成、改善檔案的管理工作。從而達(dá)到促進(jìn)企業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展，培養(yǎng)新時(shí)代復(fù)合型人才的目的。

（三）借助現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，已經(jīng)對(duì)人事檔案管理工作產(chǎn)生了跨時(shí)代的巨大影響，我們要借助現(xiàn)代信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，對(duì)檔案管理中不適應(yīng)的一些方法和手段進(jìn)行改革。隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大和經(jīng)濟(jì)實(shí)體增加，人事制度改革和人員模式改變，給石油企業(yè)帶來了人事眾多，管理多元化的特點(diǎn)，也給檔案的管理模式提出了新的要求。因此石油企業(yè)檔案管理應(yīng)該以充分開發(fā)和利用人力資源信息為基礎(chǔ)，轉(zhuǎn)化企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。通過對(duì)檔案深層次開發(fā)，提高檔案的使用價(jià)值，如人才信息軟件的開發(fā)，信息的共享都能為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供必要的服務(wù)。

（四） 實(shí)行規(guī)范化管理， 提高檔案管理質(zhì)量

首先要規(guī)范材料的收集和歸檔工作，建立健全相關(guān)制度。制定相關(guān)收集標(biāo)準(zhǔn)，力求統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化；創(chuàng)新收集方式，將全面收集與重點(diǎn)收集相結(jié)合；制定時(shí)間要求，按照不同類型檔案的形成條件適時(shí)收集，做到不延誤、不重復(fù)、不丟失。其次要規(guī)范檔案的管理工作。對(duì)不同種類、不同載體的檔案進(jìn)行集中管理，完善 《檔案借閱制度》 ， 保證檔案的安全性和保密性。同時(shí)落實(shí)責(zé)任制，對(duì)管理失職行為依照規(guī)定，嚴(yán)格處理。

三、總結(jié)

檔案管理作為石油企業(yè)管理工作的重要部分，對(duì)于石油企業(yè)管理工作起著重要的作用，只有針對(duì)石油企業(yè)管理現(xiàn)狀，積極的探索檔案管理的措施，全面提升石油企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)和檔案管理工作的效率，才能全面推進(jìn)石油企業(yè)工作的水平的提升。

參考文獻(xiàn)：

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