企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)探討

丁率

【摘要】企業(yè)的檔案管理的信息化是企業(yè)進(jìn)行現(xiàn)代化管理的重要手段和方式，企業(yè)的檔案管理信息化是切實(shí)提高企業(yè)檔案管理效率的有效措施，企業(yè)的檔案管理應(yīng)基于本企業(yè)的檔案管理實(shí)際，針對企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀制定具體的企業(yè)現(xiàn)代化和信息化的檔案管理模式，提高企業(yè)的檔案管理效率，建立創(chuàng)新的檔案管理模式。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；管理信息化；建設(shè)

信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的大趨勢。企業(yè)檔案管理信息化，就是利用數(shù)字化、信息存貯、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案、科技檔案、人事檔案等轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的傳輸，實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息資源的共享，以期獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

1.企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要性

企業(yè)檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營中必不可少的一個有效手段。企業(yè)檔案管理不僅是維護(hù)企業(yè)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的有效證據(jù)， 也是反映企業(yè)發(fā)展、技術(shù)、成果、經(jīng)營、資源及歷史概貌的重要資料。首先，檔案管理信息化可以有效改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案信息化才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。其次，決策的及時正確，管理措施的得當(dāng)，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。企業(yè)檔案真實(shí)系統(tǒng)地記錄了企業(yè)以往經(jīng)營管理中的經(jīng)驗(yàn)和失誤，有利于促進(jìn)企業(yè)組織管理、經(jīng)營決策的創(chuàng)新。再次，檔案管理信息化可為科學(xué)研究和知識普及等提供智能化服務(wù)。企業(yè)檔案存儲和記憶了企業(yè)的各項(xiàng)活動，是企業(yè)文化、知識的歷史積累。檔案信息化可縮短二次文獻(xiàn)信息的編著時間，提高檔案信息利用的時效性，并提供豐富的具有企業(yè)特色的知識，提升企業(yè)文化。

2.加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)

2.1建立企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施。針對企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理問題現(xiàn)狀，企業(yè)的檔案管理應(yīng)建立更為高效而有序的檔案管理模式，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和計(jì)算機(jī)技術(shù)的提高以及企業(yè)現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)的新型高效企業(yè)管理模式，企業(yè)應(yīng)建立擔(dān)綱管理的信息化模式，從而為企業(yè)的檔案管理建立更為有效的管理模式。計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化技術(shù)運(yùn)行的速度較快、運(yùn)算的精確程度較高，儲存信息的能力和邏輯判斷能力較強(qiáng)，在文件信息的管理上能建立更為有效的模式，從而能建立高效有序的企業(yè)檔案管理模式，通過計(jì)算機(jī)的使用實(shí)現(xiàn)了文件信息的管理、統(tǒng)計(jì)、接受、發(fā)送、查找、利用、瀏覽的模式，從而能建立企業(yè)檔案管理的有效信息化管理。由此信息化的檔案管理能建立有效的管理和搜索的利用和管理方式，為有利用價值的檔案建立了良好的信息的查找和利用方式，也為企業(yè)的檔案管理和調(diào)用建立了有效的方式。使企業(yè)的檔案管理建立有序又有效的信息化管理，也實(shí)現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。

2.2實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的電子化和信息化。企業(yè)的信息化的檔案管理應(yīng)在建立了信息化建設(shè)的基本設(shè)備的基礎(chǔ)之上實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電子化和信息化，實(shí)際上檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)建立了企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的管理平臺。信息化的檔案管理建設(shè)建立和電子化的企業(yè)檔案，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用實(shí)現(xiàn)了對傳統(tǒng)檔案文件信息載體的轉(zhuǎn)換、實(shí)現(xiàn)了企業(yè)檔案的收集整體、篩選加工，從而建立了電子化的檔案形式，方便人們的使用。企業(yè)信息化的檔案管理應(yīng)在通用的檔案管理軟件的平臺之上，然而當(dāng)前企業(yè)的檔案管理軟件并未統(tǒng)一和規(guī)范，從而為企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)一體化和系統(tǒng)化帶來了相應(yīng)的阻礙。檔案管理軟件的難以統(tǒng)一制約了企業(yè)檔案管理信息化和電子化進(jìn)程，隨著企業(yè)現(xiàn)代化管理水平的提高，企業(yè)的檔案管理應(yīng)建立統(tǒng)一的平臺，建立統(tǒng)一的電子檔案的管理軟件平臺，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的電子轉(zhuǎn)化模式，從而為電子檔案的管理和利用提供便利的平臺。

2.3實(shí)現(xiàn)信息化檔案的網(wǎng)絡(luò)化。企業(yè)傳統(tǒng)檔案在建立了電子化和信息化的管理模式后還應(yīng)建立企業(yè)檔案的共享和利用網(wǎng)絡(luò)平臺，實(shí)現(xiàn)企業(yè)傳統(tǒng)檔案的網(wǎng)絡(luò)化和共享化，提高企業(yè)檔案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企業(yè)還可建立電子檔案的數(shù)據(jù)庫，即企業(yè)檔案庫，通過互聯(lián)網(wǎng)的實(shí)現(xiàn)了檔案的共享。當(dāng)前企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)沒有建立統(tǒng)一的信息管理和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和共享模式，其共享性和服務(wù)性較差，難以適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理的需要?，F(xiàn)代企業(yè)應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)化和共享化的企業(yè)電子檔案，提供電子檔案的管理和共享模式，從更大程度上減少了電子檔案的重復(fù)建設(shè)，從而建立高效的企業(yè)檔案管理模式。

2.4提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。企業(yè)檔案管理信息化必須依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。努力建設(shè)一批德才兼?zhèn)洹⒕筛咝А⒂掠陂_拓創(chuàng)新的檔案人才隊(duì)伍，這是企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的保證，也是檔案持續(xù)發(fā)展的根基。檔案信息化管理的主要內(nèi)容和核心就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，即檔案計(jì)算機(jī)管理。要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，首先需要具有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平的專業(yè)技術(shù)人員，企業(yè)要注意引進(jìn)招聘一些有專業(yè)技術(shù)、技能的人才來充實(shí)檔案隊(duì)伍。為了保證電子時代人類活動的真實(shí)歷史記錄得以長期保存和利用， 檔案管理者還必須學(xué)會利用現(xiàn)代化檔案管理手段，掌握檔案計(jì)算機(jī)管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能， 并學(xué)會對各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備進(jìn)行維護(hù)。因此，必須對檔案工作者進(jìn)行基礎(chǔ)知識教育、高級理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，使他們具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)和較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識，從而促進(jìn)檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

2.5檔案管理系統(tǒng)建立過程中的用戶交互模式。企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)和設(shè)計(jì)一般由專業(yè)的設(shè)計(jì)和管理人員承擔(dān)，容易造成用戶的檔案管理系統(tǒng)需求與設(shè)計(jì)人員的設(shè)計(jì)不相符合。在檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)完成之后，對系統(tǒng)的整體調(diào)整和協(xié)調(diào)也將比較困難，同時也影響了檔案管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮，造成了資源和時間的浪費(fèi)。從而企業(yè)在檔案管理的信息系統(tǒng)建設(shè)過程中應(yīng)建立設(shè)計(jì)人員和系統(tǒng)用戶的交互交流模式，為企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的使用和調(diào)整奠定良好的交流和信息的發(fā)展基礎(chǔ)。通過及時的互動交流實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的不斷完善和企業(yè)檔案信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展。

3.結(jié)語

企業(yè)檔案的信息化是市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路，也是響應(yīng)國家政策的一個重要指標(biāo)。檔案資源的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化課題己被檔案界提上日程，加大了對檔案信息化建設(shè)的關(guān)注和重視。而信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要極大人財(cái)物的投入，要穩(wěn)扎穩(wěn)打，任重而道遠(yuǎn)。

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