淺論高校教學(xué)檔案的管理與利用

摘要：近幾年來，隨著高校改革的深入推進(jìn)，教學(xué)檔案數(shù)量與日俱增，教學(xué)檔案管理工作也越發(fā)重要，搞好高校教學(xué)檔案管理意義重大。高校教育工作者科學(xué)管理和運(yùn)用好教學(xué)檔案，發(fā)揮其應(yīng)有的作用，對強(qiáng)化教學(xué)管理、促進(jìn)教學(xué)改革和提高人才質(zhì)量都有著至關(guān)重要的作用。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案；教學(xué)管理；教學(xué)改革

隨著高等教育改革的不斷深入，高等教育的教學(xué)方向、教育理念呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展特色。作為高校工作中心的教學(xué)環(huán)節(jié)，也隨著教學(xué)形式和課程模式的多樣化而趨于復(fù)雜化。這就使教學(xué)檔案的種類不斷增加，檔案內(nèi)容也日趨復(fù)雜化和多樣化，從而對高校教學(xué)檔案管理工作提出了更高的要求。高校教學(xué)檔案管理工作也應(yīng)按照高校教學(xué)規(guī)律的要求，重視檔案工作的管理與利用，更好地為高校工作與社會服務(wù)。

但本文通過調(diào)查研究之后發(fā)現(xiàn)，目前地方高校教學(xué)檔案管理工作存在不少嚴(yán)重問題，影響著檔案管理的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。文中針對這些問題，提出了一些相應(yīng)的解決對策，以期加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理，更好地為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。

一、目前高校教學(xué)檔案管理工作中存在的主要問題

盡管教學(xué)檔案管理工作是高校教學(xué)管理工作中重要的組成部分，但是由于各種原因，目前我國高校在教學(xué)檔案管理工作中仍存在一些問題，主要表現(xiàn)在：

（一）缺乏完善的教學(xué)檔案管理制度

由于很多高校沒有很好地執(zhí)行教學(xué)檔案統(tǒng)一管理的原則，各職能部門和院系的教學(xué)文件、檔案管理各自為政，缺乏有效的協(xié)調(diào)機(jī)制，出現(xiàn)了文件的形成和歸檔兩方面的脫節(jié)，導(dǎo)致檔案管理混亂。因此，有關(guān)職能部門之間記錄不一致的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，一些教學(xué)檔案記錄有始無終，缺乏完整性。

（二）管理人員專業(yè)素質(zhì)整體偏低

由于大部分從事高校教學(xué)檔案管理工作的人員是非檔案專業(yè)畢業(yè)的，因此，這些人員缺乏敏銳的職業(yè)嗅覺、較強(qiáng)的檔案價(jià)值鑒定能力和管理技術(shù)，，有的檔案管理人員往往身兼數(shù)職，部分院系檔案管理人員變動(dòng)頻繁，檔案管理工作生疏現(xiàn)象較為普遍。某些從事檔案管理工作的人員，專業(yè)思想不穩(wěn)定，認(rèn)為檔案管理工作在高校中無地位，難有大的作為。在這種思想的支配下，某些人為應(yīng)付局面而不去深入學(xué)習(xí)和研究探討教學(xué)檔案的管理之道，使得教學(xué)檔案管理人員整體素質(zhì)普遍偏低。

（三）教學(xué)檔案缺少開放性

傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理方式往往是建檔入庫，注重保藏而忽視其應(yīng)用價(jià)值，缺少開放性。由于對教學(xué)檔案信息的開發(fā)利用價(jià)值認(rèn)識不足，教學(xué)檔案管理歸類工作常常在半封閉的系統(tǒng)中進(jìn)行，形成了與高校其他部門相對隔絕的狀態(tài)，其服務(wù)模式是一種以收集、保存、借閱為主的模式。通過案卷目錄、索引來反映檔案信息，需要人工查檔來傳遞信息，服務(wù)形式呈現(xiàn)被動(dòng)性，缺乏多渠道、多層次的綜合服務(wù)功能，沒有形成檔案管理者和信息需求者之間的良性互動(dòng)。

二、提高高校教學(xué)檔案管理與利用的具體措施

教學(xué)檔案信息資源的開發(fā)利用是教學(xué)檔案管理工作的最終目的和教學(xué)檔案工作的生命線，也是這一工作聯(lián)系群眾的紐帶。只有有效地發(fā)揮教學(xué)檔案的應(yīng)用價(jià)值，把資源優(yōu)勢轉(zhuǎn)化為信息優(yōu)勢，更好地服務(wù)于教學(xué)和科研工作，才能從根本上促進(jìn)高校各項(xiàng)工作的發(fā)展。具體要做好以下幾個(gè)方面的工作：

（一）要規(guī)范和完善教學(xué)檔案管理制度

教學(xué)檔案管理工作作為一種動(dòng)態(tài)的存在方式，要考慮到它與其他工作的相互作用，結(jié)合高校教育實(shí)踐的有關(guān)特性和思想理念，應(yīng)制訂、完善教學(xué)檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，并確定教學(xué)檔案管理人員的職責(zé)范圍，使教學(xué)檔案管理人員樹立起強(qiáng)烈的責(zé)任心，調(diào)動(dòng)其積極的進(jìn)取心。在教學(xué)檔案管理工作中，做到下達(dá)教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件材料的歸檔要求同步；檢查教學(xué)工作與檢查教學(xué)文件材料所形成的積累資料同步；評審、鑒定教學(xué)質(zhì)量、教材、畢業(yè)論文、優(yōu)秀成果與審查、驗(yàn)收檔案材料同步；畢業(yè)分配、報(bào)評審材料、教師考核晉升與檔案部門出具檔案證明同步。這樣就可以確保高校教學(xué)檔案管理目標(biāo)規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)，從而建立更加科學(xué)、規(guī)范的教學(xué)管理運(yùn)行機(jī)制和教學(xué)秩序。

（二）要加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理復(fù)合型人才的培養(yǎng)

隨著高校教學(xué)檔案進(jìn)入電子化、網(wǎng)絡(luò)化階段，對檔案人員的人才結(jié)構(gòu)的要求也隨之改變。在信息化條件下，教學(xué)檔案管理人員應(yīng)成為信息資源的管理者、組織者和信息檢索利用的傳播者。為此，必須加快培養(yǎng)教學(xué)檔案管理復(fù)合型人才。實(shí)用操作型人應(yīng)該熟練操作微機(jī)，了解網(wǎng)絡(luò)知識，并能夠做好文檔的存儲、編輯、檢索、利用等工作。二是制定人才培養(yǎng)計(jì)劃，確定培養(yǎng)的途徑和方法，活化用人機(jī)制，制定鼓勵(lì)人才奮發(fā)向上的政策，充分調(diào)動(dòng)檔案工作人員學(xué)習(xí)電子技術(shù)、檔案理論、行政管理等相關(guān)知識的積極性，更新知識結(jié)構(gòu)，提高信息模塊和信息存取途徑的能力，積極開展高層次的咨詢服務(wù)，使高校教學(xué)檔案的資源優(yōu)勢真正轉(zhuǎn)化為信息優(yōu)勢，推動(dòng)高校檔案管理工作步入規(guī)范。

（三）要加快教學(xué)檔案管理工作信息化建設(shè)的步伐

檔案信息化建設(shè)是一個(gè)促使由檔案管理向檔案信息管理轉(zhuǎn)變的過程。它的目標(biāo)是最大限度地延長檔案的壽命，最快捷地提供檔案信息。高校檔案信息化建設(shè)應(yīng)以信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用為主導(dǎo)、以檔案信息建設(shè)為核心、以信息人才為依托，建立起綜合保障體系。隨著計(jì)算機(jī)的大量應(yīng)用，產(chǎn)生了大量的數(shù)字化文件，極大地拓展了高校教學(xué)檔案的內(nèi)容，同時(shí)也為高校教學(xué)檔案資料的收集、整理、存儲、使用和管理帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。高校檔案數(shù)字化的發(fā)展，意味著教學(xué)檔案在信息時(shí)代的重大轉(zhuǎn)型，高校教學(xué)檔案管理也將改變過去以紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)為主的管理模式，逐步轉(zhuǎn)向以電子文件為主的管理模式，它給高校教學(xué)檔案管理工作帶來了新的變化，對工作效率的提高有極大的作用，也對高校教學(xué)管理工作走向規(guī)范化起到關(guān)鍵性的作用。

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作者簡介：潘利娜，女，（1983，07——），河南開封人，單位：中原工學(xué)院，職稱，助理館員，學(xué)歷：碩士研究生，研究方向：教學(xué)論。