商務(wù)英語(yǔ)信函中的禮貌原則初探

孫寧

摘 要：在商務(wù)英語(yǔ)信函中，為了實(shí)現(xiàn)達(dá)成商務(wù)合作的目的，需要遵循禮貌原則，使之語(yǔ)氣委婉，措辭得當(dāng)，有助于雙方在平等互利的基礎(chǔ)上建立貿(mào)易關(guān)系。

關(guān)鍵詞：禮貌原則;商務(wù)英語(yǔ)信函;運(yùn)用

禮貌是語(yǔ)言交際中的普遍現(xiàn)象，也是商務(wù)英語(yǔ)信函中最令人關(guān)注的語(yǔ)言特征，一封彬彬有禮的商務(wù)英語(yǔ)信函，能有效增強(qiáng)貿(mào)易雙方彼此間的信任感，提高商務(wù)成功的幾率，恰當(dāng)運(yùn)用禮貌原則有助于信函作者寫(xiě)出得體、禮貌的商務(wù)英語(yǔ)信函，獲得期望的效果，從而實(shí)現(xiàn)商務(wù)活動(dòng)中的雙贏。商務(wù)英語(yǔ)信函是以英語(yǔ)為媒介，以促進(jìn)商務(wù)活動(dòng)順利進(jìn)行為目的信件，其涵蓋的內(nèi)容涉及到與商務(wù)有關(guān)的諸多領(lǐng)域。它在交流思想，傳遞信息，交涉事務(wù)，增進(jìn)了解及促進(jìn)經(jīng)貿(mào)往來(lái)等方面發(fā)揮著積極的作用。

一、運(yùn)用禮貌語(yǔ)言

在商務(wù)英語(yǔ)信函的交際中，經(jīng)常使用尊稱(chēng)語(yǔ)、親昵語(yǔ)、祝頌語(yǔ)乃至含蓄委婉語(yǔ)都體現(xiàn)了禮貌原則，禮貌語(yǔ)言的使用，不僅能夠傳遞給對(duì)方高興、感激、愉悅等積極情感，同時(shí)還可以委婉的提出進(jìn)一步的要求，這樣可以對(duì)商務(wù)合作的成功起到積極的推動(dòng)作用.（葛麗芳，2006）在商務(wù)信函中應(yīng)當(dāng)選擇一些含有積極情感的詞語(yǔ)如pleased，satisfy，obliged，welcome等.這樣能使對(duì)方身心愉悅，有利于雙方的合作.特別在有關(guān)催款、投訴、索賠等信函中，即便錯(cuò)不在己，也要對(duì)對(duì)方所做的任何一點(diǎn)積極努力給予肯定與贊揚(yáng)，做到禮貌得體.例如：（1）I would appreciate having your reply by July 1 st，so that we can finalize our program.（2）You kind invitation this time is most welcome.與此相反，在商務(wù)信函中要極力避免 no， cannot， claim， complaint等詞的使用.在商務(wù)英語(yǔ)信函中，否定意義的詞語(yǔ)容易給人不愉快的感覺(jué)，直截了當(dāng)?shù)募右苑穸?，買(mǎi)賣(mài)雙方會(huì)失去合作的興趣，雙方貿(mào)易關(guān)系也會(huì)由此中斷。

二、正確使用情態(tài)動(dòng)詞

由于商務(wù)信函來(lái)往多數(shù)是磋商、答詢(xún)、公務(wù)，往往涉及愿望、允諾、贊許、建議、催促、詢(xún)問(wèn)、拒絕、辯解或申訴、質(zhì)問(wèn)、譴責(zé)等等，所以英文商務(wù)信函中形態(tài)動(dòng)詞使用頻繁。情態(tài)動(dòng)詞的恰當(dāng)使用常?？梢允咕渥痈泳徍停箤?duì)方容易接受，實(shí)現(xiàn)理想。例如：We would like to suggest alternative where there are shipments available.在這一句中“would like”表示的是一種請(qǐng)求的語(yǔ)氣。如果去掉“would”就有了加強(qiáng)與別人的意味，對(duì)方從心理上會(huì)比較難以接受。需要說(shuō)明的是，情態(tài)動(dòng)詞多用于if條件句中，幫助寫(xiě)信人表達(dá)各種語(yǔ)氣。而情態(tài)動(dòng)詞的使用在語(yǔ)氣上就委婉的多，顯得禮貌得體。例如：I should be very much obliged if you would arrange a Seaton the same fight for the 18 th September. 情態(tài)動(dòng)詞can，could，will和would一般情況下可以通用，但could和would與can和will相比之下更有禮貌。因?yàn)檫^(guò)去時(shí)態(tài)的情態(tài)動(dòng)詞暗示一種假設(shè)行為而不是強(qiáng)制行為。

三、突出對(duì)方本位

在商務(wù)英語(yǔ)信函中，無(wú)論是給誰(shuí)寫(xiě)信，我們都應(yīng)該從對(duì)方的角度來(lái)看問(wèn)題，采用對(duì)方觀點(diǎn)寫(xiě)信說(shuō)明我們理解對(duì)方，體諒對(duì)方，因此，為了體現(xiàn)禮貌原則，在商務(wù)英語(yǔ)信函中寫(xiě)作中，人稱(chēng)盡量不使用I或we開(kāi)頭而采用第二人稱(chēng)you或其物主代詞或者your，以突出你方態(tài)度，多使用謙辭和敬詞，稱(chēng)對(duì)方為“貴方”，而成自己為“本公司”“我方”等，例如：（1）If you are interested in any of the items， please do not hesitate to tell us.如果貴方對(duì)任何產(chǎn)品感興趣，請(qǐng)告知我方。（2）To meet your requirement， we are willing to make some concession to cut 5% of our price if the quantity your individual purchase is not less than 100 tons.為滿足貴方要求，如果貴方每次購(gòu)買(mǎi)不少于100噸，我方愿意做出一些讓步，降價(jià)5%。從以上我們可以看出，不管你的目的是提供信息、說(shuō)服別人還是增加友誼，最打動(dòng)人的詞語(yǔ)就是“you”和“your”。

當(dāng)我方不同意對(duì)方觀點(diǎn)或者不愿滿足對(duì)方，為了不造成對(duì)對(duì)方的直接否定，維護(hù)對(duì)方的面子，我方要避免直接陳述不同的觀點(diǎn)We sincerely recommend you to accept our proposal as our stocks are getting lower and lower day and day， and we are afraid we shall be unable to meet your requirements if you fail to let us have your confirmation by return.我們真誠(chéng)的勸告貴方接受我們的建議，因?yàn)槲覀兊膸?kù)存逐日減少，如果貴方不立即確定，我們將無(wú)法滿足貴方需求。在此句中，如果把 recommend改為advice的話，就會(huì)不妥，因?yàn)閍dvice有一種居高臨下的含義，好像非接受我們的建議不可，其實(shí)對(duì)方接不接受得有自己決定，別人無(wú)權(quán)干涉。特別要注意，當(dāng)雙方觀點(diǎn)不能統(tǒng)一時(shí)，我們首先要理解并尊重對(duì)方的觀點(diǎn)。如果對(duì)方的建議不合理或者對(duì)我方的指責(zé)不公平時(shí)，我方可以據(jù)理力爭(zhēng)，說(shuō)明我方的觀點(diǎn)，但注意要講究禮節(jié)禮貌，避免用冒犯性的語(yǔ)言。（王元歌，2007）

四、結(jié)語(yǔ)

禮貌用語(yǔ)在國(guó)際商務(wù)中起著重要的作用，它能營(yíng)造一種尊重對(duì)方、尋求合作的氣氛，能使我方在對(duì)方的心目中樹(shù)立以一種正直、熱情、有良好文化修養(yǎng)和職業(yè)道德的形象，從而樂(lè)意與我方合作，帶來(lái)無(wú)限商機(jī)，在日常的商務(wù)活動(dòng)中，我們應(yīng)該注意商務(wù)英語(yǔ)信函中禮貌用語(yǔ)的使用，商務(wù)信函才會(huì)起到它應(yīng)有的作用，禮貌有加、措辭得體的商務(wù)信函可以幫助公司建構(gòu)起良好的商業(yè)形象，進(jìn)而做成好生意，反之，禮貌欠佳、用語(yǔ)不當(dāng)?shù)男藕瘎t會(huì)給公司帶來(lái)負(fù)面的影響，弄砸了生意不說(shuō)，還有可能毀了公司苦心經(jīng)營(yíng)的商業(yè)形象。因此，在商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作中要善于運(yùn)用各種禮貌策略，積極實(shí)現(xiàn)貿(mào)易雙方有效溝通，從而建立和維持平等互利的貿(mào)易關(guān)系，最終促進(jìn)貿(mào)易活動(dòng)的順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)：

[1]程蘭芝.禮貌原則與商務(wù)英語(yǔ)信函[J].科教文匯（上旬刊）， 2007：10.

[2]葛麗芳.商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作中的禮貌研究[J].河南理工大學(xué)學(xué)報(bào)，2006：11.

[3]王元歌.商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作[M].北京大學(xué)出版社，2007：09.