事業(yè)單位文書檔案現(xiàn)代化管理的工作現(xiàn)狀及改善措施

牟忠美

[摘要]據(jù)當(dāng)前現(xiàn)狀分析，文書檔案管理制度不僅滯后于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，在某種程度上也阻礙企事業(yè)單位的向上發(fā)展，與社會(huì)檔案需求的脫節(jié)程度也日趨明顯?；谶@一背景，本文圍繞文書歸檔管理工作對(duì)事業(yè)單位的作用展開了分析，概述了事業(yè)單位文書檔案管理實(shí)踐中的若干問題，并藉此提出了優(yōu)化其管理效能的相關(guān)建議，以期對(duì)新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新提供有益參考。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位改革；檔案文書管理；信息化建設(shè)

一、文書檔案現(xiàn)代化管理對(duì)事業(yè)單位的作用

（一）提高文件傳遞的安全性。傳統(tǒng)的文件傳輸方式，主要是通過郵政投遞系統(tǒng)或是其他快遞方式，受限于時(shí)間與距離的影響，同時(shí)阿，檔案管理人員私存文件或者丟失文件的狀況也時(shí)有發(fā)生，其他原因造成文件的延誤、丟失亦屬常事，都為檔案管理與使用造成了很大程度上的不便。所以，事業(yè)單位檔案管理亟待引入并推廣現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行文件歸檔管理，比如，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)方式進(jìn)行文件傳遞，能夠極大程度為文檔收編節(jié)約傳遞時(shí)間，提高文件傳遞速度，確保文檔安全性得到有效保障。

（二）確保文件保存的穩(wěn)定性?；ヂ?lián)網(wǎng)科技的快速發(fā)展，很多事業(yè)單位檔案室已經(jīng)逐步開始普及上述現(xiàn)代化的辦公方式。紙質(zhì)文書容易受外界因素的影響而縮短壽命，一旦紙質(zhì)文書受到破壞就會(huì)造成不可挽回的損失，而電子文件則能很好地解決這一難題。通過選用不同的電子載體，將文書檔案以電子方式進(jìn)行保存，可以實(shí)現(xiàn)文書檔案信息與載體的分離利用，同時(shí)，電子載體具有存讀方便、快捷、保存時(shí)間長、易于傳遞、受外界環(huán)境因素影響比較小、不易損壞，穩(wěn)定性比較強(qiáng)等特點(diǎn)，能夠提高文書歸檔工作的質(zhì)量，確保文件保存的穩(wěn)定性。

二、事業(yè)單位檔案管理實(shí)踐中的常見問題

（一）缺乏管理，重視不足。據(jù)客觀而論，部分檔案管理工作局限于行政管理階層，對(duì)基層檔案的重視程度不夠，部分領(lǐng)導(dǎo)甚至對(duì)檔案管理認(rèn)知存在偏差，比如，只關(guān)注單位經(jīng)濟(jì)效益與發(fā)展前景，漠視檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)增長的積極作用，導(dǎo)致內(nèi)部檔案管理工作長期缺乏有序部署與嚴(yán)格管控，檔案資料的收集歸檔不全、整理不規(guī)范、散亂等現(xiàn)象嚴(yán)重，難以為單位發(fā)展提供資源支撐。

（二）配套不全，條件較差。健全的檔案管理工作體系必須配備完整且匹配的相應(yīng)基礎(chǔ)設(shè)施與監(jiān)管機(jī)制，但當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作普遍存在的一個(gè)問題在于檔案管理“軟”、硬件條件“差”，比如，檔案柜架等基礎(chǔ)設(shè)施的配備裝具參差不齊，致使檔案工作陷入被動(dòng)局面；或是部分基層檔案室建設(shè)缺乏專項(xiàng)啟動(dòng)與維修資金，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案資料在長時(shí)間的存放下出現(xiàn)霉變、蟲蛀等現(xiàn)象。

三、優(yōu)化事業(yè)單位檔案文書管理效能的具體措施

（一）全面推行文書歸檔規(guī)范化管理。完善、健全的制度是促進(jìn)文書歸檔管理順利進(jìn)行的基礎(chǔ)保證，在文書歸檔管理過程中要始終以制度為標(biāo)準(zhǔn)，督促管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)與檔案管理相關(guān)的制度與準(zhǔn)則，建立統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)章制度，并要求全體人員嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行作業(yè)，確保每一工作環(huán)節(jié)有序進(jìn)行，踐行文書歸檔的規(guī)范化管理原則。

（二）鞏固單位領(lǐng)導(dǎo)及全員檔案意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)的重視是推動(dòng)文書歸檔工作順利進(jìn)行的重要保障，具有提高全員檔案意識(shí)的積極作用。然而，基層檔案室文書檔案數(shù)量較多，經(jīng)費(fèi)卻相對(duì)緊張，由此要求文書歸檔管理人員必須具有較高的業(yè)務(wù)水平，以保證文書歸檔管理工作的順利開展。同時(shí)，要增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，將檔案歸檔管理作為工作的重中之重，并對(duì)檔案管理工作的方式方法進(jìn)行研究，對(duì)有關(guān)管理人員進(jìn)行考核，不斷提高全員檔案意識(shí)

（三）積極利用現(xiàn)代化技術(shù)輔助管理。隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、信息化的辦公模式也得到了快速的發(fā)展與應(yīng)用，用現(xiàn)代化的方式進(jìn)行文書檔案管理已成為一種必然趨勢。在文書檔案管理工作中，要將文書檔案由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橐怨獗P、磁帶、計(jì)算機(jī)硬盤等為載體的電子文件，以網(wǎng)絡(luò)化的方式對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，逐步實(shí)現(xiàn)從手工作業(yè)方式向計(jì)算機(jī)管理方式轉(zhuǎn)變。同時(shí)，國家財(cái)政部門也應(yīng)加大資金投入，不斷完善基層檔案室的配套設(shè)施，加強(qiáng)地方文書檔案信息網(wǎng)絡(luò)與資源的一體化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的同時(shí)夯實(shí)對(duì)電子文件的管控，最大限度確保電子文檔的安全性和信息可用性。

結(jié)語

綜上所述，筆者認(rèn)為事業(yè)單位檔案管理工作的改善措施，首要建立在提高認(rèn)識(shí)、加強(qiáng)重視的基礎(chǔ)上，同步加大建設(shè)資金的投入，為檔案管理工作以?？顚Ｓ谩?zhǔn)確預(yù)算、恰當(dāng)使用、詳細(xì)記錄、及時(shí)結(jié)算等位為準(zhǔn)則設(shè)置專項(xiàng)資金，優(yōu)化工作機(jī)構(gòu)設(shè)置，并在綜合考慮實(shí)際情況與能力范圍情況下，積極投建電子檔案室或數(shù)字檔案室，自上而下全面覆蓋檔案管理每一環(huán)節(jié)，確保事業(yè)單位檔案收集、整理歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的安全便捷。

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