解析檔案保管過程如何處理利用和保密的關(guān)系

魯子龍

[摘要]檔案保管是一項(xiàng)重要的工作，加強(qiáng)對檔案的管理，可以提高檔案的利用率，在檔案保管的過程中，還要做好檔案的保密工作，處理好檔案利用與保密的關(guān)系，這也是提高檔案保管水平亟待解決的問題。本文對檔案保管中，如何處理好利用與保密關(guān)系的方法進(jìn)行了介紹，希望對檔案管理部門的工作人員提供一定幫助，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平。

[關(guān)鍵詞]檔案；保管；處理；利用；保密；關(guān)系

檔案管理工作中，不斷要做好存儲與保管工作，還要做好保密處理工作，避免重要的信息遭到泄露。對于重要的檔案文件，一定進(jìn)行加密處理。檔案資料有著重要的價值，加強(qiáng)管理有利于提高檔案文件的利用率，加強(qiáng)對檔案的保密管理，可以保證檔案文件的保管的安全性。檔案館的工作人員要認(rèn)識到檔案保管的重要性，處理好檔案利用與保密之間的關(guān)系，在調(diào)閱檔案時，應(yīng)做好審批與登記工作，這可以減少泄密問題的出現(xiàn)。下面筆者對處理好檔案利用保密關(guān)系的措施進(jìn)行簡單介紹。

一、制定科學(xué)的管理制度，完善檔案保密制度

檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的工作，相關(guān)工作人員應(yīng)完善檔案保密建設(shè)的制度，還要做好檔案安全管理的宣傳工作，檔案館的工作人員應(yīng)具有較高的安全意識，認(rèn)識到檔案保管的重要意義，加強(qiáng)法制宣傳，熟悉保密政策，遵守檔案館制定的相關(guān)制度，履行好檔案保管保密的義務(wù)。在制定檔案館管理制度時，需要參考國家的相關(guān)法律政策，明確工作人員的責(zé)任與義務(wù)，避免工作人員出現(xiàn)違法的行為。

1、制定科學(xué)的管理制度

在檔案館中，應(yīng)制定出科學(xué)的管理制度，這對檔案館工作人員也有著管理與約束的作用，工作人員需要嚴(yán)格按照制度中的規(guī)章制度進(jìn)行操作。對于保密文件，保管時一定要小心謹(jǐn)慎，尤其是在檔案文件傳遞的過程中，應(yīng)做好監(jiān)管，一些涉密文件沒有得到批準(zhǔn)是不能擅自傳閱的，所以，管理人員在檔案保管中，應(yīng)采用分類管理的方式，涉密文件一定要保證其安全性。有的不法分子會利用先進(jìn)技術(shù)對秘密文件進(jìn)行竊取，檔案館的工作人員要掌握一定反竊取技術(shù)，處理密件時，應(yīng)多次核對，對借閱的人員做好登記，收回文件后入柜上鎖保管，還要定期檢查，及時銷毀需要清理的文件，對于銷毀文件也要進(jìn)行登記。檔案館工作人員的日常工作包括文件登記、歸檔、銷毀等。

2、完善檔案保密制度

檔案館還要對保密制度進(jìn)行完善，隨著科技的不斷發(fā)展，檔案館引進(jìn)的技術(shù)越來越先進(jìn)，檔案利用的途徑越來越多，這增加了檔案文件信息泄露的概率，所以，檔案館的管理者應(yīng)針對檔案館的發(fā)展現(xiàn)狀，對保密制度進(jìn)行完善，規(guī)范檔案審批的流程，提高檔案利用率的同時，應(yīng)保證檔案的安全性。對于秘密文件，應(yīng)避免出現(xiàn)泄漏問題，還要保證檔案的完整性，避免出現(xiàn)缺頁、破損等問題。

二、加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)，提高其素質(zhì)與責(zé)任心

檔案館的工作人員對檔案管理的質(zhì)量也有著較大的影響，為了保證檔案保管的質(zhì)量，應(yīng)對工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，明確工作人員的職責(zé)，使其在檔案保管工作中，更加規(guī)范認(rèn)真。檔案館的工作人員應(yīng)具有較高的責(zé)任心，其要遵守保密守則，具有較高的安全意識以及保密意識，這樣才能有效降低泄密事件的發(fā)生。在有的檔案館中，存在工作人員保密意識淡薄的問題，其對先進(jìn)的保密技術(shù)還沒有完全掌握，這影響了檔案館的健康發(fā)展。

1、提高檔案館工作人員的素質(zhì)

檔案館要定期對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，做好安全知識的宣傳工作，這有利于提高工作人員的綜合素質(zhì)。在培訓(xùn)中，不但要使檔案館的工作人員掌握先進(jìn)的技術(shù)，還要提高其服務(wù)意識，使其在工作中更好的為人民服務(wù)。檔案館的工作人員應(yīng)具有較高的政治責(zé)任心，樹立全心全意為人民服務(wù)的意識，還要熱愛本職工作。在培訓(xùn)中，檔案管理人員應(yīng)樹立正確的人生觀與價值觀，工作人員應(yīng)具有堅(jiān)定的政治立場，避免與外界人員同流合污，竊取檔案館中的文件。工作人員應(yīng)具有較高的鑒別能力，不能受到金錢的誘惑，在平時的工作中，恪守紀(jì)律，保證國家的機(jī)密不遭到竊取。

2、加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)

檔案館的工作人員不但要具備專業(yè)的知識，還要熟悉檔案法規(guī)，在當(dāng)前信息時代下，應(yīng)掌握先進(jìn)的檔案管理知識，檔案館工作人員需要掌握的知識包括統(tǒng)計(jì)學(xué)、傳播學(xué)、情報(bào)學(xué)等，在培訓(xùn)的過程中，要使其掌握現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)，通過實(shí)踐掌握操作技術(shù)。工作人員還要學(xué)會先進(jìn)設(shè)備的操作，這有利于實(shí)現(xiàn)檔案館的現(xiàn)代化的發(fā)展。檔案館的工作人員還應(yīng)具有良好的職業(yè)素養(yǎng)，要具有敏銳的洞察力，善于總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，其需要具有獨(dú)立處理問題的能力，有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，按照工作流程進(jìn)行檔案借閱，避免泄密問題的出現(xiàn)。

三、正確對待檔案的利用問題

我們在享受公共檔案信息知情權(quán)、使用權(quán)的同時，依法履行對秘密信息的保密是責(zé)無旁貸的義務(wù)。利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用會造成危害。所以，對檔案工作者來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏廢。在嚴(yán)格做好保密工作的同時，應(yīng)正確處理好檔案保密和利用的關(guān)系，避免負(fù)面作用的發(fā)生。

1、加強(qiáng)絕密檔案的日常使用管理

絕密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。絕密檔案使用完畢后應(yīng)及時清對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。

2、規(guī)范檔案利用者的使用范圍

檔案利用者傳閱秘密文件、資料要嚴(yán)格實(shí)行簽收制度，按規(guī)定范圍單線傳閱，不得橫傳，隨時掛號銷號，及時催閱；不得擅自翻印、摘抄轉(zhuǎn)載、公開引用。嚴(yán)格按照相關(guān)手續(xù)借閱文件，閱讀完畢的文件、資料隨時退還機(jī)要、秘書人員或承辦人，密碼電報(bào)及絕密文件要當(dāng)天退還機(jī)要室；復(fù)印秘密文件，必須辦理審批手續(xù)，復(fù)印件要同原件一樣妥為保管。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案保管是一項(xiàng)重要的工作，檔案管理人員需要掌握檔案收集、分類與歸檔技術(shù)，還要掌握保密處理技術(shù)，這有利于提高檔案的利用率以及安全性。在現(xiàn)代化的檔案館中，應(yīng)用了大量的信息技術(shù)，還引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，為了提高資源的利用價值，需要對檔案館的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其掌握操作技術(shù)。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照管理制度以及保密準(zhǔn)則，不能出現(xiàn)違規(guī)操作的行為。在對檔案進(jìn)行借閱時，應(yīng)按照相關(guān)流程進(jìn)行審批與記錄，對收回的檔案要進(jìn)行檢查，避免出現(xiàn)缺損問題。

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