企業(yè)檔案內(nèi)部資源的知識(shí)管理探析

趙語心

[摘 要]知識(shí)管理是21世紀(jì)企業(yè)管理的新方向。企業(yè)檔案作為企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，在知識(shí)管理中具有很大作用。本文分析了檔案在知識(shí)管理中的作用和企業(yè)對(duì)內(nèi)部資源進(jìn)行知識(shí)管理的重要性，列舉了數(shù)種對(duì)企業(yè)檔案內(nèi)部資源實(shí)施知識(shí)管理的方法。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；知識(shí)管理；檔案管理；內(nèi)部資源

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2015.09.089

1 企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

在知識(shí)管理思想的指導(dǎo)下，企業(yè)要想保持核心競爭力應(yīng)該注重對(duì)企業(yè)隱性知識(shí)的挖掘，這是企業(yè)檔案開發(fā)利用的一個(gè)創(chuàng)新點(diǎn)。要想積極有效地參與知識(shí)管理，從根本上改變檔案部門“看攤守?cái)偂钡谋粍?dòng)局面，應(yīng)在實(shí)體保管的基礎(chǔ)上，更深一層次地加強(qiáng)對(duì)隱性知識(shí)的挖掘。

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的推動(dòng)下，檔案人員開始由實(shí)體保管者向知識(shí)管理者過渡，企業(yè)檔案以其豐富的知識(shí)性也開始被納入到知識(shí)管理的視野中。這一客觀要求給企業(yè)檔案工作帶來了強(qiáng)有力的沖擊，企業(yè)檔案工作目標(biāo)必須調(diào)整，檔案部門必須準(zhǔn)確把握環(huán)境的脈搏，再也不能僅僅只關(guān)心檔案實(shí)體和信息的安全管理與責(zé)任管理，而必須集中精力攻克檔案知識(shí)資源管理的難題。

現(xiàn)在，企業(yè)檔案實(shí)體管理保管機(jī)制比較健全，保管手段比較先進(jìn)，保管方式日趨合理。針對(duì)檔案實(shí)體管理，管理人員理順收集渠道，對(duì)收集到位的檔案整理、鑒定保管等也駕輕就熟，這些成果都顯示出檔案實(shí)體保管的日趨成熟與完善。但是在知識(shí)管理的方面還很欠缺，存在很多的問題，大部分的檔案館的管理模式都還停留在保管的階段，存在重實(shí)體保管、輕知識(shí)挖掘的缺點(diǎn)。針對(duì)顯性知識(shí)，未形成健全的挖掘機(jī)制；針對(duì)隱性知識(shí)，也未及時(shí)進(jìn)行歸檔操作。應(yīng)該說，大部分企業(yè)對(duì)檔案的管理仍停留在信息管理階段，對(duì)檔案的利用也停留在信息利用階段，在顯、隱性知識(shí)挖掘上所做的工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。

在企業(yè)中普遍存在這樣的現(xiàn)象，即企業(yè)信息部門收集來的信息與創(chuàng)新的知識(shí)，不能暢通的傳達(dá)給需要這些信息的部門與個(gè)人，企業(yè)中部門與部門之間、個(gè)人與個(gè)人之間信息流通出現(xiàn)障礙，形成“信息孤島”。在資訊發(fā)達(dá)的今天，“信息孤島”現(xiàn)象致使企業(yè)永遠(yuǎn)比市場的節(jié)奏慢半拍，將極大地削弱企業(yè)的競爭力與生存能力。相對(duì)于其他知識(shí)而言，檔案知識(shí)的共享基本上比較滯后，這一方面由檔案信息的特殊性引起，另一方面也由長期以來形成的檔案利用思維所導(dǎo)致。但在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案工作的出路在于實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)共享，發(fā)揮檔案知識(shí)的經(jīng)濟(jì)效益。

2 知識(shí)管理的定義

知識(shí)可以分為隱性知識(shí)和顯性知識(shí)，顯性知識(shí)是指可以用語言文字表達(dá)傳遞的信息，隱性知識(shí)是指需要靠實(shí)踐和體驗(yàn)來獲得的，可意會(huì)而不可言傳的信息。知識(shí)管理就是應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)對(duì)知識(shí)資源進(jìn)行管理，以促進(jìn)知識(shí)創(chuàng)新的活動(dòng)。它能夠幫助人們對(duì)擁有的知識(shí)進(jìn)行反思，調(diào)整和發(fā)展企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)，提高人民進(jìn)行知識(shí)交流的技巧，增加獲得知識(shí)的來源，促進(jìn)知識(shí)交流，利用組織的無形資產(chǎn)創(chuàng)造出價(jià)值。

3 通過企業(yè)檔案對(duì)內(nèi)部資源實(shí)施知識(shí)管理的必要性

3.1 企業(yè)實(shí)施知識(shí)管理的必要性

知識(shí)管理是為了有效地提高企業(yè)的競爭力，而綜合企業(yè)內(nèi)部和的各種信息、知識(shí)，并加以識(shí)別、收集、科學(xué)的加工和充分的運(yùn)用，并通過建立知識(shí)共享機(jī)制，鼓勵(lì)知識(shí)創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的增值，利用企業(yè)所蘊(yùn)含的集體智慧提高企業(yè)的應(yīng)變和創(chuàng)造能力。因此，知識(shí)資源對(duì)于當(dāng)今企業(yè)具有舉足輕重的作用。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)中，知識(shí)管理將為企業(yè)創(chuàng)新增添動(dòng)力，要使每個(gè)員工都能接觸并有效地運(yùn)用企業(yè)的知識(shí)，將合適的知識(shí)在合適的時(shí)間給合適的人。企業(yè)將主要依靠知識(shí)來贏得競爭的優(yōu)勢，最終實(shí)現(xiàn)低成本高收益。

3.2 企業(yè)檔案在知識(shí)管理中的作用

企業(yè)檔案是企業(yè)活動(dòng)的記錄，忠實(shí)的記載了企業(yè)員工在從事生產(chǎn)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)過程中的情況，積累了大量的企業(yè)顯性知識(shí)。通過對(duì)這些顯性知識(shí)資源的開發(fā)，企業(yè)可以更加便捷地建立知識(shí)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)知識(shí)共享。企業(yè)檔案是保護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的有力武器，它真實(shí)地記錄了企業(yè)進(jìn)行知識(shí)創(chuàng)新活動(dòng)的時(shí)候的過程、內(nèi)容、結(jié)果，是企業(yè)擁有某一知識(shí)產(chǎn)權(quán)的法律憑證。檔案的憑證作用可以有效地證明知識(shí)產(chǎn)權(quán)的所有者，當(dāng)發(fā)生知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛時(shí)，企業(yè)檔案可以有效地保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)。企業(yè)檔案可以反映和培養(yǎng)企業(yè)文化，它形成和產(chǎn)生于企業(yè)家和企業(yè)員工各種企業(yè)活動(dòng)過程中，記錄著企業(yè)經(jīng)歷的成功與失敗。企業(yè)檔案是企業(yè)員工知識(shí)培訓(xùn)的必備教材，通過企業(yè)檔案為企業(yè)員工培訓(xùn)提供教材，使企業(yè)員工能迅速融入本企業(yè)，提高業(yè)務(wù)能力。

企業(yè)檔案知識(shí)管理不僅是一項(xiàng)重要的管理活動(dòng)，更是一種管理理念，企業(yè)檔案不僅具備知識(shí)特征，還是企業(yè)一種重要的知識(shí)資源，已成為許多企業(yè)戰(zhàn)略行為和價(jià)值觀的一部分。

3.3 企業(yè)內(nèi)部資源知識(shí)管理中存在的問題

現(xiàn)在很多大型企業(yè)中，知識(shí)管理已經(jīng)開始啟動(dòng)，但企業(yè)內(nèi)部的各種知識(shí)資源卻并未得到合理利用。實(shí)施了知識(shí)管理，建立了知識(shí)服務(wù)中心，但非常重視競爭情報(bào)、市場動(dòng)態(tài)等外部知識(shí)資源的獲取、分析，不重視企業(yè)內(nèi)部的檔案、圖書資料、視頻圖像等知識(shí)資源的挖掘，讓大部分有效知識(shí)資源閑置。這種知識(shí)管理模式叫做“情報(bào)導(dǎo)向性”知識(shí)管理模式。實(shí)施這種知識(shí)管理模式的企業(yè)忽視了企業(yè)的原生性信息，致使企業(yè)內(nèi)部的知識(shí)資源得不到盤活，仍是死水一潭。因此，在獲取外部知識(shí)的同時(shí)，企業(yè)也應(yīng)該重視內(nèi)部信息資源的開發(fā)，先將自身具有的資源充分利用才能真正掌握知識(shí)管理。

4 對(duì)企業(yè)檔案內(nèi)部資源實(shí)施知識(shí)管理的方法

4.1 建立企業(yè)知識(shí)庫

通過建立面向知識(shí)管理的知識(shí)庫，積累和保存企業(yè)各種文檔信息和知識(shí)資產(chǎn)，能夠更好地實(shí)現(xiàn)檔案及其他信息的共享和整合?？傮w來說，企業(yè)知識(shí)庫基本由下列一些知識(shí)和信息組成：企業(yè)基本信息、包括公共關(guān)系信息、年度報(bào)告、預(yù)測分析報(bào)告、產(chǎn)品和服務(wù)信息、經(jīng)營業(yè)務(wù)信息、業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)信息、基本流程信息、顧客信息等。借助網(wǎng)絡(luò)傳輸，把企業(yè)各個(gè)部門連為一體，使知識(shí)可以最短時(shí)間零距離地向每個(gè)員工、每個(gè)崗位延伸，促進(jìn)了知識(shí)的共享和傳播。每個(gè)人、每個(gè)小組形成的信息和知識(shí)都必須存儲(chǔ)到知識(shí)庫中，而需要知識(shí)的人也能從知識(shí)庫的知識(shí)存儲(chǔ)系統(tǒng)或者專家系統(tǒng)中找到所要的知識(shí)。而且，知識(shí)庫還能起到蓄水池的作用。企業(yè)人員流動(dòng)不可避免，知識(shí)庫通過將每個(gè)員工所創(chuàng)造的知識(shí)成果、業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)文檔化，避免了才隨人走從而削弱企業(yè)的知識(shí)儲(chǔ)量。

4.2 對(duì)館藏檔案進(jìn)行分類整理，提供知識(shí)服務(wù)

企業(yè)檔案館的檔案資源非常豐富，但是它們的利用率卻并不高，檔案人員只是被動(dòng)地對(duì)歸檔的文件進(jìn)行接收和管理，而且在服務(wù)中較少考慮用戶的需要，造成大量寶貴的資源白白堆積。如何能夠改變這種管理現(xiàn)狀，深入挖掘其中的知識(shí)，為企業(yè)貢獻(xiàn)其價(jià)值，是檔案館進(jìn)行知識(shí)管理的重中之重。而對(duì)館藏檔案進(jìn)行分類整理，提取其中的信息，為企業(yè)提供知識(shí)服務(wù)就是一個(gè)方法。檔案人員通過對(duì)館藏檔案的開發(fā)，可以建立專門性的檔案信息庫。如武漢市城建檔案館，根據(jù)武漢市城市建設(shè)的實(shí)際情況，開發(fā)了《武漢市城市綜合管網(wǎng)管理信息系統(tǒng)》和《正格城建檔案管理系統(tǒng)》，并于2007年，開展了《建設(shè)工程電子文件歸檔與管理》的項(xiàng)目研究，這些系統(tǒng)的開發(fā)和項(xiàng)目的進(jìn)行都是武漢市城建檔案館為了更好地管理館藏檔案、尋找其中關(guān)聯(lián)、挖掘檔案知識(shí)而做出的努力，這些項(xiàng)目的成果都得到了有關(guān)專家的認(rèn)可，有非常高的實(shí)用性。另外，收集企業(yè)內(nèi)的信息資源，制作企業(yè)人才信息庫也是一個(gè)提供知識(shí)服務(wù)的途徑。

4.3 鼓勵(lì)員工的隱性知識(shí)顯性化，將個(gè)人隱性知識(shí)轉(zhuǎn)變?yōu)榻M織知識(shí)資產(chǎn)

企業(yè)知識(shí)不僅涵蓋了文件、檔案等大家熟知的顯性知識(shí)，還包括隱藏在員工腦海中的隱性知識(shí)。人們頭腦中的隱性知識(shí)主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一類是技術(shù)方面的隱性知識(shí)，包括那些非正式的難以表達(dá)的技能、經(jīng)驗(yàn)、技巧和社會(huì)關(guān)系等；另一類則是認(rèn)識(shí)方面的知識(shí)，包括心智模式、信念、價(jià)值觀等。人是知識(shí)的重要載體，企業(yè)在知識(shí)管理時(shí)代必須建立吸引人才、留住人才的長效機(jī)制，同時(shí)還要充分利用員工頭腦中的經(jīng)驗(yàn)知識(shí)，擴(kuò)大知識(shí)共享的范圍。而企業(yè)檔案部門則應(yīng)與企業(yè)員工保持密切的交流與聯(lián)系，共享知識(shí)，并及時(shí)進(jìn)行知識(shí)歸檔。我們可以通過訪談、會(huì)議記錄、交流互動(dòng)形式，將本企業(yè)管理者與員工的經(jīng)驗(yàn)型知識(shí)挖掘并記錄下來，將個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)知識(shí)轉(zhuǎn)化為企業(yè)的知識(shí)財(cái)富。知識(shí)管理要求實(shí)現(xiàn)隱性知識(shí)和顯性知識(shí)的轉(zhuǎn)化與互動(dòng)，利用知識(shí)的流轉(zhuǎn)運(yùn)動(dòng)來增加知識(shí)創(chuàng)新能力是企業(yè)知識(shí)管理的特點(diǎn)，也是企業(yè)的人本管理及流程重組思想的體現(xiàn)，企業(yè)檔案工作應(yīng)該而且能夠成為這種運(yùn)動(dòng)的中介之一。

5 結(jié) 論

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展，知識(shí)管理越來越重要。企業(yè)在獲取外部知識(shí)的同時(shí)，企業(yè)也應(yīng)該重視內(nèi)部信息資源的開發(fā)，通過對(duì)企業(yè)檔案的管理和挖掘來獲得更高級(jí)的知識(shí)服務(wù)，做好對(duì)自身的知識(shí)管理。企業(yè)檔案工作應(yīng)該抓住這次機(jī)遇，調(diào)整工作目標(biāo)，準(zhǔn)確把握環(huán)境的脈搏，通過多種工作方法，集中精力做好顯性、隱性知識(shí)的挖掘，努力為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。

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