人員與干部檔案的創(chuàng)新管理

王煒

摘 要：基于創(chuàng)新企事業(yè)人員與干部檔案統(tǒng)計管理的目的，本文從基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)、材料的收集、統(tǒng)計內(nèi)容、考核評估、隊伍建設(shè)、信息系統(tǒng)來展開論述，涉及人員與干部檔案統(tǒng)計管理的具體工作，也關(guān)注組織體系的構(gòu)建，只有這樣才能全面完善人員與干部檔案統(tǒng)計管理，充分發(fā)揮認識檔案的作用。

關(guān)鍵詞：人員與干部;檔案;創(chuàng)新管理

人員與干部檔案是單位求才、個人求職的最原始資料，直接反映了個人的專業(yè)特點、工作能力和品德情操等，借助于這些材料，個人能盡快找到適合的工作，單位能盡快求得所需的人才。所以說，我們必要做好人員與干部檔案統(tǒng)計管理，以確保檔案資料的完全性、準確性和權(quán)威性，為人力資源的開發(fā)提供數(shù)據(jù)支撐。

1 加強基礎(chǔ)建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施是人員與干部檔案管理的物質(zhì)保證，其建設(shè)應(yīng)嚴格遵守檔案統(tǒng)計規(guī)定：一是完善專用檔案庫房性能，確保其堅固耐用夠用，確保每千卷占有20～25m2，檔案柜是鐵質(zhì)的。二是增設(shè)滅火、去濕、空調(diào)等設(shè)備，做到防潮、防盜、防高溫、防火、防光和防蛀，做到辦公室、閱檔室、庫房分開。

2 完善材料的收集

隨著社會的多樣化發(fā)展，培訓(xùn)、考察、學(xué)歷、考核、技術(shù)特點、聘任、職稱晉升等需要入檔的材料不斷增多，我們應(yīng)加強這些基礎(chǔ)材料的收集。管檔人員因在嚴格遵循歸檔制度的基礎(chǔ)上及時收集并歸檔職工的學(xué)歷、職稱、考核成績。當有查檔需要時，調(diào)用的材料要按時、按固定流程放回原位，以備下次再用。對檔案的整理裝訂應(yīng)嚴格遵循全國統(tǒng)一標準。

3 完善統(tǒng)計內(nèi)容

統(tǒng)計內(nèi)容應(yīng)進一步完善，以便能更加真實、全面地反映一個人的真實情況?；谔嵘藛T與干部檔案統(tǒng)計信息利用價值和方便人力資源管理的目的，還可以增設(shè)個人工作態(tài)度、業(yè)績變化的統(tǒng)計，讓個人的工作表現(xiàn)一目了然。

4 對人員與干部檔案工作進行考核評估

為了確保人力市場能公開、透明、公平、公正地發(fā)展，應(yīng)基于市場化、人員與干部檔案統(tǒng)計規(guī)范化的目標加強統(tǒng)計工作的考核評估，在完善企業(yè)人員與干部檔案統(tǒng)計工作的同時帶來更大的社會效益和經(jīng)濟效益。一是定期對企事業(yè)的人員與干部檔案統(tǒng)計工作進行考核，人事組織部門、各級檔案局等主管人員與干部檔案的政府部門，應(yīng)推行更加高效實用的考核制度，通過定期和不定期相結(jié)合的考核方式來監(jiān)督、評估企事業(yè)人員與干部檔案統(tǒng)計工作。二是建立完善的測評體系，政府應(yīng)把相關(guān)的評級權(quán)利下放給以人員與干部檔案管理領(lǐng)域的學(xué)者、研究人員、從業(yè)人員組成非盈利性機構(gòu)或組織，對企事業(yè)的人力資源統(tǒng)計管理水平進行評級，為資源統(tǒng)計管理發(fā)展建立統(tǒng)一的專業(yè)性更強的標準。三是注重異議的審核和鑒定，如果檔案人對檔案材料有異議，應(yīng)本著對檔案材料發(fā)布的機構(gòu)和檔案人負責(zé)的態(tài)度加強異議部分的審核和鑒定。

5 加強人員與干部檔案統(tǒng)計人員隊伍的建設(shè)

選擇檔案管理專業(yè)出身人才作為人員與干部檔案管理員，并根據(jù)相關(guān)的規(guī)定和要求對其展開相應(yīng)的培訓(xùn)工作，使他們工作上認真負責(zé)、熱情好學(xué)，政治上覺悟高、能保守秘密。為了進一步提升他們的積極性和創(chuàng)造性，應(yīng)加強團隊建設(shè)，并關(guān)心每個成員的工作和生活，增強團隊的凝聚力。對于老員工，每2年培訓(xùn)1次，并進行考核，考核合格后方可繼續(xù)工作;對于新進員工，開展入職前培訓(xùn)，使他們熟練工作流程、內(nèi)容和制度，確保工作的有序開展。

6 制定合理科學(xué)檔案管理標準與規(guī)程

常規(guī)檔案管理的標準與規(guī)程的管理是工作開展的依據(jù)。通常所有的行業(yè)都有一個具有法律約束的執(zhí)行標準，但由于我國人員與干部檔案管理發(fā)展的時間有限，檔案管理還沒有一個完善完整的官方準則，給企業(yè)的檔案管理工作帶來了一定的消極影響。檔案管理標準與規(guī)程管理主要是以國外有關(guān)標準為依據(jù)，并參照國內(nèi)鐵道、公交等相近行業(yè)的檔案管理標準與規(guī)程管理。但對企業(yè)自身而言，在參照的同時，也應(yīng)該有所創(chuàng)新和修訂，以符合企業(yè)的要求。同時，標準與規(guī)程管理應(yīng)逐級細化，并由企業(yè)內(nèi)部主管部門負責(zé)，專業(yè)人員主導(dǎo)標準與規(guī)程的制定并參與管理，將會收到意想不到的效果。常規(guī)檔案管理的標準與規(guī)程主要包括技術(shù)、安全、行政等方面，由企業(yè)自身制定，主要涉及技術(shù)和安全規(guī)程。

7 嚴格執(zhí)行管理計劃

管理計劃不僅影響著檔案管理的效率，還關(guān)系到檔案管理的生產(chǎn)成本。一般情況下，為做好管理計劃工作，企業(yè)會設(shè)定專門管理部門來制定近期和遠期的工作計劃，然后工作計劃再根據(jù)企業(yè)每年制定的目標進行細化，計劃要有可操作性。安裝計劃和成本控制計劃是管理計劃的兩個主要內(nèi)容。對于不同的領(lǐng)域，基層技術(shù)部門和企業(yè)總部的專門管理部門要分工明確，統(tǒng)籌合作，繼而進行管理計劃工作。例如，工作內(nèi)容、安裝進度及資金分配是基層技術(shù)部門工作的重點，同時也要做好本專業(yè)本部門關(guān)于新的項目的可行性調(diào)研、技術(shù)方案、資金要求的準備工作;而制定總體工作目標、統(tǒng)籌匯總各專業(yè)部門的初步工作計劃、明確各部門可使用資金的額度、協(xié)調(diào)各部門之間工作計劃的銜接是企業(yè)總部專業(yè)管理部門的主要工作內(nèi)容，有時還會分管計劃大型的企業(yè)活動。

8 建立人員與干部檔案統(tǒng)計的信息系統(tǒng)

信息化建設(shè)是時代的主題，我們的人員與干部檔案管理也應(yīng)有意識有計劃地引入信息技術(shù)、設(shè)備，并運用相應(yīng)的理念構(gòu)建人員與干部檔案統(tǒng)計的信息系統(tǒng)，以更好地統(tǒng)計浩瀚的檔案資料，減低工作強度，提高工作的效率。企事業(yè)可根據(jù)自己需要，引入或建立檔案統(tǒng)計信息系統(tǒng)，錄入電子檔案，實現(xiàn)電子檔案的在線檢索和瀏覽，減少紙質(zhì)檔案的磨損。建立人員與干部檔案統(tǒng)計的信息系統(tǒng)的必要性主要體現(xiàn)在人員與干部檔案信息是在不斷的變化和改動的，這是社會多樣化發(fā)展的結(jié)果之一，傳統(tǒng)人員與干部檔案統(tǒng)計耗時耗力又不討好。經(jīng)常變化的檔案信息有：專業(yè)技術(shù)、學(xué)歷、聘用崗位、黨政職務(wù)、學(xué)位、任職時間等，為了確保人員與干部檔案的真實性，我們應(yīng)定期對其進行更新，首先是要做好這些變化信息的收集、鑒定工作，然后創(chuàng)建電子表格，并把這些信息錄入。

9 結(jié)束語

現(xiàn)代管理理念認為，人員與干部檔案統(tǒng)計是企業(yè)管理中的重要組成部分，是企業(yè)人力資源管理的出發(fā)點，與人力市場的正規(guī)化發(fā)展也密切相關(guān)。與國外相比，我國現(xiàn)代人員與干部檔案管理才剛剛起步，存在亟待完善的地方，只有對當前人員與干部檔案管理存有的問題有一個清晰、明確的認識，我們才能有針對性通過創(chuàng)新工作方法和手段來解決。