簡論加強水利檔案管理信息化建設(shè)的措施

姜立新

摘 要：加強水利檔案管理信息化的建設(shè)是適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然要求，是全面提升檔案工作服務(wù)能力的必然選擇。進一步加快水利檔案信息化建設(shè)，使水利檔案工作更好地為水利工程建設(shè)、水利工程管護、水資源管理服務(wù)是水利檔案管理工作的發(fā)展趨勢?；诖?，筆者結(jié)合自己的實踐工作經(jīng)驗，對水利檔案信息化建設(shè)中存在的問題以及加強水利檔案信息化建設(shè)的措施進行了論述分析。

關(guān)鍵詞：水利檔案管理；信息化建設(shè)；問題；措施；

文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01

一、水利檔案信息化建設(shè)中存在的問題

水利檔案信息化建設(shè)運用計算機進行檔案信息的存貯、檢索，提高了檔案利用的查全率、查準(zhǔn)率，但仍然存在一些亟待解決的問題：

（一）對檔案管理不夠重視的問題。系統(tǒng)內(nèi)部偏重于防汛防旱、工程建設(shè)、資源管理等業(yè)務(wù)的信息化建設(shè)，對支持和服務(wù)于全局的綜合檔案管理信息化建設(shè)重視不夠，推進力度不強，減弱了檔案信息化建設(shè)推進全局工作的功能和貢獻(xiàn)。

（二）思想觀念與信息意識的問題。受傳統(tǒng)的檔案服務(wù)觀念的制約，部分檔案管理人員思想觀念落后、信息意識淡薄，沒有能夠用科學(xué)的、發(fā)展的眼光去看待和應(yīng)對，在信息化、數(shù)字化面前顯得束手無策，缺少應(yīng)有的開拓精神。

（三）檔案管理人員在現(xiàn)代化檔案管理中的技能問題。在辦公自動化普及過程中，檔案計算機應(yīng)用僅限于目錄級檢索，因未進行系統(tǒng)地培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，一些水利系統(tǒng)檔案管理人員尚未完全掌握電子檔案歸檔管理、室藏檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)咨詢服務(wù)等方面的專業(yè)知識和操作技能。尤為突出的是缺乏對于計算機和檔案管理均能精通的人員，即操作型人才居多，能夠完成系統(tǒng)開發(fā)、程序維護、咨詢服務(wù)和信息導(dǎo)航的復(fù)合型人才極度匱乏。一旦軟件出現(xiàn)問題，只好求助于開發(fā)商，這在很大程度上也嚴(yán)重地制約了檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和速度。

（四）缺乏統(tǒng)一規(guī)劃和技術(shù)支持的問題。開發(fā)一些專業(yè)應(yīng)用軟件時（ 如防汛防旱指揮系統(tǒng)、水質(zhì)監(jiān)測系統(tǒng)、水資源管理系統(tǒng)、電子政務(wù)信息系統(tǒng)等），沒有同步建設(shè)綜合檔案管理系統(tǒng)，信息化建設(shè)各自為政，未形成統(tǒng)籌安排、全面協(xié)調(diào)、整體推進的局面。水利檔案信息化建設(shè)的長遠(yuǎn)規(guī)劃和近期目標(biāo)不夠明確，尚未確定數(shù)據(jù)的統(tǒng)一格式和標(biāo)準(zhǔn)。

二、加強水利檔案信息化建設(shè)的措施

（一）加強檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范建設(shè)，為信息化建設(shè)提供必要條件。檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。其中，管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對電子文件檔案信息進行管理的一套規(guī)劃，包括計算機安全法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)字檔案信息資源合法化確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)等；業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對檔案文件信息化處理的規(guī)范，其范圍包含電子文檔的標(biāo)準(zhǔn)及管理規(guī)范；技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是指電子文檔數(shù)據(jù)存儲、壓縮、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。

（二）加強檔案信息資源建設(shè)，檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心。水利檔案專業(yè)性、技術(shù)性強，涉及管理門類廣，因此水利檔案信息資源建設(shè)必需從源頭上加以關(guān)注。首先，要制定與水利信息化相協(xié)調(diào)的檔案信息化建設(shè)工作計劃，宏觀上要有總體的指導(dǎo)思路，實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略上的創(chuàng)新。 其二，要增強綜合檔案室的業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)職責(zé)，建立和完善檔案信息管理制度，明晰檔案信息管理流程，建立水文數(shù)據(jù)網(wǎng)上歸檔流程等各專業(yè)的檔案歸并錄入規(guī)定，實現(xiàn)各門類檔案收集、管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，豐富室藏。其三，推廣檔案管理軟件的運用，推進水利檔案綜合目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，實現(xiàn)案卷級、文件級的電子檢索。其四，加大電子文件歸檔管理。必須以成熟的軟、硬件環(huán)境和良好的管理制度為前提。綜合檔案室作為歸檔文件的信息接收和管理的職能機構(gòu)，要積極創(chuàng)造條件，建立信息管理制度，保證本系統(tǒng)的電子文件的真實、 完整、可靠、安全地保存。

（三）加強組織協(xié)調(diào)，整合檔案信息資源，做好信息化建設(shè)的核心。作為一項龐大的綜合性工程，檔案信息化建設(shè)必須通過設(shè)置高效率的工作機構(gòu)來協(xié)調(diào)其工作的開展。其工作機構(gòu)應(yīng)包括：信息化建設(shè)的組織管理機構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的設(shè)計建造機構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)信息管理服務(wù)機構(gòu)等。其中組織管理機構(gòu)是建設(shè)的決策指揮者和組織實施者，是整個信息化工程的策動力，決定著網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的組織效率：網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)計建造機構(gòu)是具體負(fù)責(zé)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的規(guī)劃、技術(shù)設(shè)計和工程建造的機構(gòu)；網(wǎng)絡(luò)信息管理服務(wù)機構(gòu)是檔案信息網(wǎng)絡(luò)的實際運作者，負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)的運行維護和檔案信息的組織、發(fā)布與更新。

（四）加強高素質(zhì)創(chuàng)新人才的培養(yǎng)，為檔案信息化建設(shè)提供人才保障。首先要改變舊觀念，樹立正確的檔案人才觀。人才是檔案信息建設(shè)的關(guān)鍵，檔案信息化建設(shè)要樹立大人才觀，針對在具體管理中對人才的評價標(biāo)準(zhǔn)，立足于“人人皆才”、“人人皆可才”的觀念，在具體的人才建設(shè)中樹立整體觀念和動態(tài)觀念，這樣人才資源才不至成為無源之水，人才管理才可能取得人盡其才、才盡其用的效果。其次是通過各種渠道，加快加強信息人才的培養(yǎng)工作。首先要依托高等院校培養(yǎng)高水平的管理人才和研究開發(fā)型人才。其次要借助科研院所拓寬人才培訓(xùn)渠道，進行在職檔案人員的繼續(xù)教育。依托科研院所的教育資源和社會高新技術(shù)，有計劃分步驟地組織在職檔案人員到科研院所或有關(guān)部門接受培訓(xùn)?？蒲性核蛴嘘P(guān)部門采取專題講座、實習(xí)培訓(xùn)、現(xiàn)場研討等方式，使在職檔案人員學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)，掌握新技能、新方法，探討新情況、新問題，及時提高其信息素養(yǎng)和信息技能，從而培養(yǎng)出適用型、普及型的檔案信息化人才。

水利檔案管理工作是水利基礎(chǔ)工作的重要組成部分，水利檔案管理信息化應(yīng)是水利信息化建設(shè)中的重要環(huán)節(jié)，其內(nèi)容包括檔案信息的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、信息資源的開發(fā)利用、檔案信息化人才的培養(yǎng)。但是，由于重視力度不夠及思想觀念等原因，給水利檔案管理信息化建設(shè)帶來一定的困難。因此，要高度重視水利檔案管理信息化建設(shè)，密切關(guān)注水利檔案信息化建設(shè)存在的問題和困難，制定切實可行的對策，進一步加快水利檔案信息化建設(shè)，使水利檔案工作更好地為水利工程建設(shè)、水利工程管護和水資源管理服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]胡姍姍 水利水利檔案管理信息化建設(shè)初探[J] 科學(xué)與財富 2012年06期

[2]谷春香信息化建設(shè)中的水利檔案管理工作淺析[J] 農(nóng)業(yè)與技術(shù) 2013年11期